Kullanım alanı · Konaklama ve Turizm
Seyahat acentesinde mesaj otomasyonu hakkında altı yanlış kanı
Seyahat acentesine gelen mesajın çoğu bir tur ilanının altından gelir ve aynı şeyi sorar: fiyata ne dahil, çocuk ne öder, o tarihte yer var mı? Otomatik cevap fikri ise acentecilerde iki uç tepki uyandırır: ya her şeyi çözeceği ya da müşteriyi kaçıracağı düşünülür. Bu sayfa en sık duyulan altı kanıyı ele alıyor ve AYDUKE’nin acentede gerçekte neyi üstlendiğini, neyi danışmana bıraktığını anlatıyor.
- Asistan tur programlarını sitenizden öğrenir; güncel fiyat ve yer teyidi danışmanda kalır
- Danışmanla yüz yüze ya da çevrim içi görüşme için randevu, her danışman kendi saatleriyle
- Tatildeki müşterinin acil mesajı devir anahtar kelimesiyle doğrudan ekibe düşer
7 gün ücretsiz deneyin, kredi kartı istenmez
Kanı ve gerçek
Acentecilerin otomatik cevap hakkında sık söylediği altı şey
- “Asistan turu satar.” Satmaz. AYDUKE rezervasyon motoru ya da ödeme sistemi değildir. Asistan tur programını anlatır, dahil olanları söyler, müşteriyi danışman görüşmesine ya da kendi satış kanalınıza yönlendirir.
- “Sitedeki fiyatı söyler, yeter.” Site taraması haftada bir yenilenir; kur ve kontenjanla değişen fiyat bundan hızlı değişir. Güncel fiyat ve yer teyidini danışmana bırakan bir kural koymak, eski fiyatın söylenmesini önler.
- “Müşteri robotla konuştuğunu anlayınca kaçar.” Müşteriyi kaçıran çoğu zaman cevabın gecikmesidir. Gece on birde “Kapadokya turuna ne dahil?” diye yazan kişi, sabah dokuzda dönülmesini beklemeden başka bir acenteye de yazar. Ton, cevap dili ve imza acentenin üslubuna göre ayarlanır.
- “Kışın sosyal medyaya gerek yok.” Erken rezervasyon kararları kışın verilir. Yaz sezonunun gönderileri ocakta planlanırsa acente en sakin döneminde en çok işe yarayan hazırlığı yapmış olur.
- “Bütün mesajlar aynı aciliyette.” Değil. “Transfer gelmedi”, “uçuşum iptal” gibi mesajlar bekleyemez. Sohbet analizi mesajları aciliyete göre sınıflandırır; bu kelimeler devir anahtar kelimesi olursa konuşma doğrudan ekibe düşer.
- “Bunun için ajans tutmak gerekir.” İçerik fikri için belki. Ama zamanında paylaşım, mesaja dönüş ve görüşme randevusu acentenin kendi elinde yürüyebilir; aşağıda bunun nasıl bölüşüldüğü var.
Acentenin yılı ve o dönemin paylaşımı
Aşağıdaki takvim örnektir. Gönderi bir kez hazırlanır, seçilen hesaplara aynı takvimle gider; platform uyum denetimi Instagram’da medya zorunluluğu gibi kuralları kontrol eder.
| Dönem | Müşterinin derdi | Paylaşım |
|---|---|---|
| Ocak–mart | Erken rezervasyon, yaz planı | Erken rezervasyon dönemi duyurusu; Facebook gruplarında ve Google İşletme Profili’nde de |
| Bayram öncesi | Kısa tatil, yakın rota | Bayram turlarının programı; kalan kontenjan için Telegram kanalı |
| Haziran–ağustos | Tatildeki müşterinin soruları | Gezilen yerlerden kısa video, müşteri onayıyla; Reels, TikTok, YouTube |
| Eylül–ekim | Kültür turu, şehir turu | Rota haritası ve gün gün program karuseli |
| Kasım–aralık | Yılbaşı, kış tatili | Yılbaşı turları ve kış rotaları; LinkedIn’de kurumsal geziler |
WhatsApp’a gönderi yayımlanmaz; orada yalnızca mesajlaşılır. TikTok, YouTube ve LinkedIn’de yalnızca yayın yapılır, oradaki mesaj ve yorumlar panele düşmez.
Salı, 23:05, Instagram DM
Bayram turu ilanının altından gelen soru
Örnek bir konuşmadır; gerçek bir müşteriye ait değildir.
Dahil olanlar sitedeki tur programından gelen bilgiydi. Çocuk fiyatını ve kontenjanı asistan tahmin etmedi; acentenin “güncel fiyat danışmanda” kuralına uyup görüşme önerdi. Boş saatleri sistem danışmanın takvimine bakarak gösterdi.
Tur programlarını asistana öğretmek
Asistan bilgi bankanızda olmayan bir konuda uydurmaz; sohbeti size aktarmayı önerir. Acentede bilgi çok ve değişken olduğu için sıralama önemlidir.
Site adresini verin
Sahipliği doğrulanan site, site haritası ve bağlantılar izlenerek en fazla 500 sayfa taranır. Tur programları, dahil olanlar, SSS ve iletişim bilgisi bilgi kaydına dönüşür; tarama haftada bir yenilenir.
Değişmeyen kuralları elle yazın
İptal ve iade koşullarınızın özeti, çocuk ve tek kişi farkının nasıl hesaplandığı, pasaport ve vize konusunda müşteriye ne söylendiği. Elle girilen bilgi siteyle çelişirse elle girilen geçerlidir.
Fiyat kuralını koyun
“Fiyatlar kontenjana göre değişir, güncel fiyatı danışmanımız teyit eder.” Bu tek cümle eski fiyat sorununu ortadan kaldırır.
Devir anahtar kelimelerini girin
İptal, gecikme, transfer, kayıp bagaj, şikâyet. Bu kelimeler geçtiğinde sohbet doğrudan size düşer.
Danışman görüşmesini açın
Telefon, görüntülü ya da ofiste görüşme; her danışman kendi çalışma saatleriyle uzman olarak. İlk haftalarda taslak kipini seçip cevapları onaylayın.
Müşteri tatildeyken gelen mesajlar
Satıştan sonra da mesaj gelir ve bunların bir kısmı beklemez. Çalışma saatleri, saat dışı davranış ve devir kuralları ayrı ayrı ayarlanır.
Bilgi soruları
Otelden çıkış saati, rehberle buluşma noktası, ertesi günün programı. Bilgi bankasında varsa asistan gece de cevap verir.
Acil durumlar
Transfer gelmedi, uçuş gecikti. Devir anahtar kelimesiyle konuşma ekibe düşer; saat dışında acil iletişim numaranızı veren sabit bir cümle bilgi bankasında durmalı.
Canlı destek
Web sitesindeki sohbette ziyaretçi kabul ederse canlı desteğe aktarılır; acenteye SMS ve e-postayla haber gider.
Dönüşte yorum
Facebook ve Instagram yorumları panele düşer. Herkese açık yorumlara otomatik cevap ayrı bir kiptir ve varsayılan olarak kapalıdır.
Ajans, acente ve serbest uzman: kim ne yapar?
AYDUKE bir sosyal medya ajansı değildir; rota fotoğrafı çekmez, kampanya fikri üretmez. Seyahat acentesinde ajansa ya da serbest çalışan bir uzmana ödenen işin büyük kısmı rutindir: erken rezervasyon gönderilerinin zamanında çıkması, gece gelen tur sorusuna dönülmesi, danışman görüşmesinin takvime girmesi. Bu kısım acentenin kendi elinde yürüyebilir. Hesaplar acentenin kendi geliştirici uygulamasıyla OAuth üzerinden bağlanır; panelde her platform için adım adım kılavuz var. Mesajların yapay zekâ ile işlenmesi siz onay vermeden başlamaz.
Ajansla çalışan acente paneli birlikte kullanabilir: ajans kampanya görsellerini takvime koyar, müşteri mesajları acenteye düşer. Turizm işletmelerinin hesaplarını yöneten ajanslar ve serbest uzmanlar paketin hesap sınırı içinde birden çok müşteriyi tek panelde toplar, yayın raporlarını XLSX ya da CSV olarak iletir. Önerdikleri işletmeler ödeme yaptıkça komisyon kazandıran ücretsiz bir bayilik programı da var. Şubeli acentelerde her şubenin Google İşletme Profili ayrı bağlanır, ortak duyurular tek seferde planlanır.
Kimlik ve sözleşme
Pasaport, kimlik numarası ya da kart bilgisini sohbetten istemeyin. Bu bilgiler acentenin kendi güvenli satış sürecinde alınmalı; sohbet ve randevu formunda ad, telefon ve tarih yeterlidir. Gönderilerde ve otomatik cevaplarda paket tur koşullarını ve fiyat ilanı kurallarını mevzuata uygun yazdığınızdan emin olun; acentenizin belge bilgisini bilgi bankasına doğru girin. Müşteri bilgileri kişisel veridir; KVKK kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğünüzü gözden geçirin. Bu not hukuki tavsiye değildir.
Bir tur ilanıyla demo hesabını deneyin
Demo hesabı hemen açılır, kredi kartı istenmez. Sitenizi taratın, fiyat kuralınızı yazın ve “bayram turuna ne dahil, çocuk ne öder?” diye sorarak asistanın nerede durduğuna bakın.
Sık sorulan sorular
Asistan otel ya da uçuş müsaitliğine bakabilir mi?
Hayır. AYDUKE rezervasyon sistemlerine bağlanmaz. Asistan yalnızca bilgi bankasındaki ve sitenizdeki bilgiyle konuşur; müsaitlik ve fiyat teyidi danışmanınızda kalır.
Yurt dışı turlarda vize sorularına ne cevap verilir?
Bilgi bankasına yazdığınız genel kural kadarı: vize işlemlerini kimin yürüttüğü, ne kadar önceden başvurulması gerektiği konusundaki tavsiyeniz. Ülke ülke güncel vize şartları sık değiştiği için bu soruları danışmana aktarmak daha doğrudur.
Yabancı müşterilerimiz var. Asistan farklı dillerde cevap verir mi?
Asistanın cevap dilini siz seçersiniz. Gelen turizmde çalışıyorsanız bilgi bankasına tur programlarının o dildeki karşılıklarını eklemeniz cevapların doğruluğunu artırır.
Kalan son kontenjanı hızlıca duyurmak istiyorum. Hangi kanal uygun?
Instagram, Facebook ve Telegram kanalına aynı gönderiyi tek seferde planlayabilirsiniz; Facebook gruplarında da otomatik paylaşım var. Gönderi platform uyum denetiminden geçmeden planlanmaz.
Danışman görüşmeleri telefonla mı, ofiste mi?
İkisini ayrı hizmet olarak açabilirsiniz. Her danışman kendi çalışma saatleriyle tanımlanır, kişisel takvimi abonelikle bağlanırsa oradaki işler meşgul sayılır. Müşteriye onay ve hatırlatma SMS’i gider.
İlgili kullanım alanları
İşletmenizi tek panelden yönetmeye hazır mısınız?
Kredi kartı gerekmeden 7 gün ücretsiz deneyin: hesaplarınızı bağlayın, ilk gönderinizi planlayın, asistanınızı eğitin.