Kullanım alanı · Konaklama ve Turizm
Resepsiyon kapandıktan sonra gelen misafir mesajı cevapsız kalmasın
Apart otellerde çoğu zaman gece resepsiyonu yoktur; misafir en çok da o saatlerde yazar. Bu sayfa cevapsız kalan bir mesajın apart işletmesine neye mal olduğunu rakam vermeden anlatıyor, aynı mesajın asistanla nasıl karşılandığını ve kurulumda nelere dikkat edileceğini gösteriyor.
- WhatsApp, Instagram DM ve Messenger mesajları tek gelen kutusunda
- Giriş saati, anahtar, mutfak donanımı ve uzun konaklama soruları tesis bilgisiyle yanıtlanır
- Müsaitlik ve fiyat uydurulmaz; talep size aktarılır
7 gün ücretsiz deneyin, kredi kartı istenmez
Cevapsız kalan mesaj
Gece yarısından sonra gelen tek bir soru
Sahil kasabasında on iki daireli bir apart düşünün. İşletmeyi bir aile yürütüyor; akşam dokuzda ofis kapanıyor, telefon evde şarjda. Aşağıdaki akış hiçbir kayıp rakamı içermiyor, ama her apart sahibinin tanıdığı bir geceyi anlatıyor.
- 00:40Otobüsü rötar yapan bir misafir WhatsApp’tan yazıyor: “Saat 2’de varırım, anahtarı nereden alırım?”
- 01:15Cevap gelmiyor. Misafir aynı soruyu Instagram’dan da soruyor, sonra rezervasyon yaptığı yerin destek hattını arıyor.
- 02:10Kapıda kimse yok. Misafir yakındaki bir otelde bir gece kalmaya karar veriyor.
- 08:30Mesajlar sabah okunuyor. Konuşmanın geri kalanı özür ve açıklamayla geçiyor; tatilin ilk izlenimi çoktan oluşmuş.
Burada eksik olan tek şey, gece 00:40’ta verilecek iki cümlelik bir cevaptı: anahtarın nerede olduğu ve işletmenin durumdan haberdar edildiği. Bu cevap her apartta aşağı yukarı aynıdır ve bir kez yazılabilir.
Aynı mesaj, asistan açıkken
Örnek bir konuşmadır; gerçek bir müşteriye ait değildir.
Şifre kutusu, mutfak donanımı ve market bilgisi işletmenin bilgi bankasından geldi. Asistan şifreyi kendisi paylaşmadı; bu işletmenin koyduğu bir kural. “Geç giriş” devir kelimesi olduğu için konuşma sahibinin telefonuna bildirim olarak düştü.
Apart misafirinin otel misafirinden farklı sorduğu şeyler
Kendi mutfağı olan, bazen haftalarca kalan misafir daha pratik sorular sorar. Bu cevapları bir kez yazmak, sezon boyunca aynı soruyu elle yazmaktan kurtarır.
- Giriş ve anahtar. Geç giriş düzeni, anahtar teslimi, bagaj bırakma.
- Mutfak ve ev eşyası. Ocak, fırın, çamaşır makinesi, ütü, bebek yatağı.
- Temizlik ve havlu değişimi. Kaç günde bir yapıldığı, ek temizlik istenip istenemeyeceği.
- Uzun konaklama. Haftalık ya da aylık kalış yapılıp yapılmadığı; fiyatı sizin belirlediğiniz ve asistanın size aktardığı bir konu.
- Evcil hayvan ve otopark. Kabul edilip edilmediği, araç için yer olup olmadığı.
- Çevre. Market, eczane, plaj ya da toplu taşıma durağına uzaklık.
- Çıkış. Çıkış saati, anahtarın nereye bırakılacağı, geç çıkış isteğinin kime iletileceği.
Cevapsız bir mesajın apart işletmesinde bıraktığı izler
Aşağıdakiler bir hesap tablosu değil; küçük tesislerde tekrar tekrar görülen sonuçlar.
Boş kalan daire
Tarih soran kişi ilk cevap veren tesise gider. Sabah verilen cevap, o gece karar vermiş birine ulaşmaz.
Aynı sorunun üç kanalda tekrarı
Cevap alamayan misafir WhatsApp, Instagram ve telefonu sırayla dener; sabah üç ayrı yere dönmek gerekir.
İlk izlenim
Kapıda bekleyen misafir için daire ne kadar temiz olursa olsun tatil gergin başlar.
Yorum
Rezervasyon sitelerine yazılan değerlendirmelerde iletişim çoğu zaman ayrıca anılır.
Bilmeniz gereken
AYDUKE bir oda rezervasyon ya da ödeme sistemi değildir. Gecelik daire satışı, doluluk takibi ve kapora alma yoktur. Asistan müsaitlik ve fiyat uydurmaz; “boş daire var mı?” sorusunu size aktarır ya da sizin belirlediğiniz rezervasyon yoluna yönlendirir. Randevu sistemi, saatle yürüyen işler için kullanılır: uzun dönem kalmak isteyen birine daire gösterme ya da varsa transfer saati gibi.
Misafir kim, nereden yazıyor, ne paylaşılmalı?
| Misafir | Yazdığı kanal | İşe yarayan paylaşım |
|---|---|---|
| Yaz tatilindeki aile | WhatsApp, Instagram DM | Daire içi fotoğraflar, mutfak, bahçe; Instagram ve Facebook |
| İş için gelen misafir | Web sitesi sohbeti, Messenger | Çalışma masası, internet, otopark; Google İşletme Profili gönderisi |
| Aylarca kalacak çalışan ya da öğrenci | Uzun konaklama duyurusu, fatura ve temizlik düzeni | |
| Yurt dışından gelen misafir | WhatsApp, Telegram, web sohbeti | Ulaşım tarifi ve giriş düzeni; asistan seçtiğiniz dilde yanıtlar |
WhatsApp’a gönderi yayını yapılmaz, yalnızca mesaj yanıtlanır. Google İşletme Profili’nde gönderi planlanır; oradaki mesaj ve yorumlar AYDUKE’ye gelmez.
Apart için sosyal medya ajansı mı, işletmenin kendi düzeni mi?
AYDUKE ajans değildir; fotoğraf çekmez, sizin adınıza hesap yönetmez. Ajansa ödenen rutin işi, yani paylaşımların zamanında çıkmasını ve mesajlara dönüşü tesisin kendi elinde yürütür.
Ajansla çalışan tesis
- Ajans sezon öncesi görselleri hazırlar, takvime birlikte koyarsınız
- Misafir mesajları ajansa değil tesise düşer
- Ay sonu yayın raporu ajansla paylaşılır
Aile işletmesi apart
- Sezon başında bir akşam ayın gönderileri planlanır
- Gece gelen mesajlara tesis bilgisiyle ilk cevap gider
- Hesaplar tesisin kendi geliştirici uygulamasıyla, panelde adım adım kılavuzla bağlanır
Birden çok apart ya da pansiyonun hesabını yöneten serbest uzmanlar ve ajanslar, paketin hesap sınırı içinde bu hesapları tek panelde toplayabilir, raporları XLSX ya da CSV olarak iletebilir. AYDUKE’yi önerdikleri tesisler ödeme yaptıkça komisyon aldıkları ücretsiz bir bayilik programı da var.
Sezon açılmadan asistanı apartınıza tanıtmak
Daire tiplerini yazın
Kaç kişilik, kaç oda, hangi donanım. Web siteniz varsa tarama bu bilgilerin çoğunu getirir.
Giriş kuralını netleştirin
Geç giriş, anahtar teslimi ve şifrenin kimin tarafından paylaşılacağı. Şifre gibi bilgileri asistana değil, kendi düzeninize bırakın.
Saat dışı davranışı ayarlayın
Çalışma saatlerinizi girin; gece gelen mesajda asistanın neyi yanıtlayıp neyi sabaha bırakacağını belirleyin.
Devir kelimelerini ekleyin
“Geç giriş”, “kayıp”, “arıza”, “şikâyet”, “iade” geçen konuşmalar size aktarılsın.
Taslak kipinde bir hafta deneyin
Cevapları göndermeden önce okuyun, tonu samimi seçin, sonra otonom kipe geçip geçmeyeceğinize karar verin.
Kendi giriş kuralınızla deneyin
Demo hesabı hemen açılır, kredi kartı istenmez. Geç giriş düzeninizi ve bir daire tipini yazın, sonra gece yazan bir misafir gibi soru sorun.
Sık sorulan sorular
Asistan boş daire olup olmadığını söyler mi?
Hayır. AYDUKE gecelik doluluk takibi yapmaz ve asistan müsaitlik uydurmaz. Bu soruyu size aktarır ya da sizin belirlediğiniz rezervasyon yoluna yönlendirir.
Kapı şifresini asistan paylaşabilir mi?
Bilgi bankasına yazdığınız her şeyi paylaşabilir; bu yüzden değişen şifreleri oraya yazmamanızı öneriyoruz. Şifreyi kendi düzeninizle, doğrulanmış misafire siz iletin.
Yabancı misafirler hangi dilde cevap alır?
Asistanın cevap dilini siz belirlersiniz. Bilgi bankasındaki bilgiler aynı kalır, cevap seçtiğiniz dilde gider.
Rezervasyon sitelerindeki mesajlar da gelir mi?
Hayır. Gelen kutusuna Messenger, Instagram DM, WhatsApp, Telegram ve web sitesi sohbeti düşer. Rezervasyon platformlarının kendi mesajlaşması AYDUKE’ye bağlanmaz.
Uzun dönem kiralama için daire gösterme randevusu alınabilir mi?
Evet. Daire gösterme bir randevu hizmeti olarak süresiyle tanımlanır; boş saatleri sistem gösterir, kişiye onay ve hatırlatma SMS’i gider.
Kış aylarında kapalıyız; asistan ne der?
Çalışma saatlerini ve tatil düzenini güncellersiniz. Asistan sezonun ne zaman açıldığını ve o dönemde nasıl ulaşılacağını sizin yazdığınız şekilde aktarır.
İlgili kullanım alanları
Diğer hizmet bölgeleri
İşletmenizi tek panelden yönetmeye hazır mısınız?
Kredi kartı gerekmeden 7 gün ücretsiz deneyin: hesaplarınızı bağlayın, ilk gönderinizi planlayın, asistanınızı eğitin.