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Das Kirchenjahr als Redaktionsplan, das Gemeindebüro als Anlaufstelle im Chat
Pfarrbüros sind oft nur an wenigen Vormittagen besetzt, die Fragen kommen trotzdem: Wann ist Christmette, wie melde ich eine Taufe an, gibt es noch Plätze im Konfikurs? Diese Seite folgt dem Kirchenjahr, zeigt, welche Anfragen wann gehäuft kommen, und wie eine Gemeinde sie beantwortet, ohne dass Seelsorge in einen Chatverlauf gerät.
- Antworten zu Gottesdienstzeiten, Taufe, Trauung und Bürozeiten aus Ihren eigenen Angaben
- Tauf- und Traugespräche mit Freigabe, Kirchenführungen und Infoabende mit Platzzahl
- Seelsorgliche Anliegen gehen sofort an Menschen, nie an den Assistenten
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Rhythmus einer Gemeinde
Warum die Anfragen dem Kirchenjahr folgen
Kaum eine Einrichtung hat einen so festen Jahreslauf wie eine Pfarrei. Im Herbst melden sich Familien für den Konfirmanden- oder Firmkurs, im Advent wollen alle wissen, wann welcher Gottesdienst beginnt und ob man für die Christvesper Karten braucht. Nach Ostern kommen Taufanfragen und Fragen zu Trauungen im Sommer. Dazwischen läuft der Alltag: Friedhof, Gemeindehaus, Chorproben, Seniorenkreis.
Das Gemeindebüro ist dabei oft nur zwei oder drei Vormittage besetzt, häufig von einer Teilzeitkraft oder Ehrenamtlichen. AYDUKE hilft an zwei Stellen: Ein Assistent beantwortet über Website-Chat, WhatsApp, Facebook Messenger und Instagram organisatorische Fragen mit den Angaben, die die Gemeinde hinterlegt. Und Beiträge zu Gottesdiensten und Veranstaltungen lassen sich Wochen im Voraus planen und an mehrere Kanäle verteilen. Die Gottesdienstordnung liegt meist ohnehin monatelang fest, eine gute Grundlage.
Ein Jahr aus Sicht des Gemeindebüros
Ein Beispiel für eine Gemeinde mit zwei Kirchen und einem Gemeindehaus. Konfessionelle Unterschiede in Namen und Abläufen passen Sie an.
- SeptemberAnmeldung zum Konfi- oder Firmkurs. Ein Infoabend für Eltern wird als Termin mit Platzzahl angelegt und auf Facebook, Instagram und im Google-Unternehmensprofil angekündigt.
- NovemberMartinsumzug, Volkstrauertag, Ewigkeitssonntag oder Allerheiligen. Fragen zu Uhrzeit und Treffpunkt beantwortet der Assistent aus dem Wissensbestand.
- DezemberAlle Gottesdienste von Heiligabend bis Neujahr sind vorab als Beiträge eingeplant. Die meisten Nachrichten drehen sich um Zeiten, Parken und Einlass.
- Fastenzeit bis OsternPassionsandachten, Osternacht, Ostermontag. Beiträge in regionalen Facebook-Gruppen, in denen das Konto der Gemeinde posten darf.
- Mai und JuniKonfirmation oder Erstkommunion, dazu Taufanfragen für den Sommer. Taufgespräche werden mit Freigabe vergeben.
- SommerGottesdienste im Grünen, Sommerpause im Gemeindebüro. Das Verhalten außerhalb der Bürozeiten nennt die Vertretung.
Eine Taufanfrage über den Website-Chat
Der Dialog ist erfunden, die Familie gibt es nicht. Termine und Abläufe entsprechen den Angaben einer ausgedachten Gemeinde.
Der Tauftermin selbst bleibt bei der Pfarrerin, der Assistent vergibt nur das Gespräch. Fragen nach Kirchenmitgliedschaft oder Kirchenaustritt beantwortet er mit dem Satz, den das Pfarramt hinterlegt hat, oder übergibt.
Was eine Gemeinde online vergeben kann
Die Beratungsvorlage ist ein brauchbarer Ausgangspunkt. Pfarrerinnen, Diakone oder Gemeindereferenten legen Sie mit ihren jeweiligen Sprechzeiten an.
Taufgespräch
Mit Freigabe, damit das Pfarramt vorher Zuständigkeit und Wunschtermin prüfen kann.
Traugespräch
Längere Dauer, ebenfalls mit Freigabe. Zusatzfrage im Formular: gewünschte Kirche und ungefährer Zeitraum.
Kirchenführung
Gruppentermin mit Platzzahl, etwa für Schulklassen oder Touristengruppen. Ist er voll, nennt der Chat den nächsten.
Infoabend und Anmeldung
Für Konfi-, Firm- oder Kommunionkurs, mit Vorlaufzeit und Stornofrist.
Raum im Gemeindehaus besichtigen
Wer einen Raum für eine Feier mieten möchte, bucht einen Besichtigungstermin. Die eigentliche Raumvergabe regeln Sie wie bisher.
Seelsorge gehört nicht in den Chat, und kirchliche Gemeinden haben eigenes Datenschutzrecht. Für viele Kirchengemeinden gelten kirchliche Datenschutzgesetze wie das DSG-EKD oder das KDG. Sprechen Sie Einsatz und Auftragsverarbeitung mit der oder dem Datenschutzbeauftragten Ihrer Landeskirche oder Ihres Bistums ab. Legen Sie Stichwörter wie „Trauer“, „Beerdigung“, „Krise“ oder „Gespräch mit Pfarrer“ als Übergabe an, halten Sie Formulare knapp und Gesprächsverläufe kurz. Kinder aus Konfikurs, Kita oder Kinderchor zeigen Sie nur mit Einwilligung der Eltern. Das ist keine Rechtsberatung.
Öffentlichkeitsarbeit im Kirchenkreis oder in der Gemeinde?
AYDUKE ist keine Agentur und schreibt keine Andachten. Es übernimmt die wiederkehrenden Handgriffe: Beiträge rechtzeitig veröffentlichen, Nachrichten und Kommentare beantworten, Gesprächstermine annehmen. Inhalte bleiben bei der Gemeinde oder bei der Stelle, die Öffentlichkeitsarbeit für sie macht.
Die Gemeinde pflegt selbst
- Das Gemeindebüro plant die Gottesdienstordnung eines Monats an einem Vormittag
- Ehrenamtliche liefern Fotos vom Gemeindefest in die Medienbibliothek
- Ein Telegram-Kanal ergänzt den Gemeindebrief mit kurzfristigen Hinweisen
Eine Stelle für mehrere Gemeinden
- Öffentlichkeitsreferate im Dekanat oder Kirchenkreis verwalten mehrere Gemeindekonten in einem Panel, im Rahmen des Kontolimits ihres Pakets
- Ein gemeinsamer Kalender zeigt, welche Gemeinde wann postet
- Berichte über 30 Tage oder 12 Monate gehen als XLSX oder CSV an Kirchenvorstand oder Pfarrgemeinderat
Auch Agenturen und freie Kräfte, die kirchliche Träger betreuen, arbeiten so. Das Partnerprogramm ist kostenlos und zahlt Provision, wenn eine vermittelte Einrichtung AYDUKE nutzt.
Womit AYDUKE einer Gemeinde nicht hilft
- Eine Gemeindegliederverwaltung, Kirchenbuchführung oder Mitgliederdatei gibt es nicht
- Spenden, Kollekten oder Kirchgeld werden nicht über AYDUKE eingenommen
- Getrennte Zugänge mit eingeschränkten Rechten für Ehrenamtliche gibt es nicht
- Kommentare und Nachrichten auf X, LinkedIn, YouTube und TikTok beantwortet der Assistent nicht, dort wird nur veröffentlicht
- Beiträge über WhatsApp an die Gemeinde zu verschicken ist nicht möglich; WhatsApp dient nur für Fragen an das Büro
Den Advent schon im Sommer einplanen
Nach der Registrierung ist das Demokonto sofort aktiv, eine Kreditkarte ist nicht nötig. Tragen Sie die Gottesdienstzeiten von Heiligabend ein, planen Sie drei Beiträge dazu und fragen Sie über den Chat-Link, wann die Christvesper beginnt.
Häufige Fragen
Wie verbinden wir Facebook, Instagram und Telegram?
Über die eigene Entwickler-App der Gemeinde per OAuth, bei Telegram mit einem Bot-Token. Im Panel gibt es für jede Plattform eine Schritt-für-Schritt-Anleitung; für Instagram-Beiträge braucht es ein Business- oder Creator-Konto.
Was antwortet der Assistent, wenn jemand über einen Trauerfall schreibt?
Hinterlegen Sie dafür ein Übergabe-Stichwort und einen kurzen Satz mit der Telefonnummer des Pfarramts. Die Nachricht geht dann sofort an einen Menschen.
Können wir mehrere Kirchorte einer Pfarrei zusammen verwalten?
Ja, die Konten mehrerer Kirchorte lassen sich in einem Panel verbinden, soweit das Kontolimit des Pakets reicht. Gottesdienstzeiten je Kirche stehen getrennt im Wissensbestand.
Kann der Assistent in einer anderen Sprache antworten, etwa für eine Gemeinde anderer Muttersprache?
Die Antwortsprache legt die Gemeinde in den Einstellungen fest. Eine automatische Spracherkennung versprechen wir nicht.
Dürfen wir Fotos vom Gottesdienst posten?
Erkennbare Personen nur mit Einwilligung, Kinder nur mit der der Eltern. Viele Gemeinden zeigen deshalb lieber Kirchenraum, Blumenschmuck oder Musikerinnen, die zugestimmt haben.
Was passiert, wenn die KI-Credits aufgebraucht sind?
Ohne Credits läuft das System weiter: Begrüßungen und Fragen aus dem Wissensbestand werden weiter beantwortet, andere Nachrichten landen im Gemeindebüro. Veröffentlichungen verbrauchen keine Credits.
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