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Vom Frühjahrsputz bis zur Weihnachtsfeier: das Vereinsjahr vorausplanen
In einem Verein schreibt meist jemand nach Feierabend die Beiträge, und im nächsten Jahr ist es jemand anders. Diese Seite legt einen Jahresplan für Musik-, Kultur-, Heimat- oder Fördervereine vor und zeigt, wie Anfragen zu Proben, Schnupperterminen und Festen auch dann beantwortet werden, wenn gerade niemand Zeit hat.
- Beiträge für Wochen im Voraus auf Facebook, Instagram, Telegram und in lokalen Facebook-Gruppen
- Schnupperproben und Ferienprogramm mit begrenzten Plätzen über den Chat
- Keine Mitgliederverwaltung, kein Beitragseinzug: das bleibt, wo es heute ist
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Jahresplan
Zwölf Monate, grob vorsortiert
Ein Vorschlag, den jeder Verein nach Satzung, Saison und eigenem Festkalender umbaut. Die rechte Spalte nennt, was sich dafür im Panel vorbereiten lässt.
| Zeitraum | Anlass | Wo es hingehört | Vorbereitung im Panel |
|---|---|---|---|
| Januar, Februar | Hinweis auf die Jahreshauptversammlung, Rückblick in Zahlen | Facebook, Telegram-Kanal | Beitrag vorplanen; die förmliche Einladung läuft weiter nach Satzung |
| März, April | Arbeitseinsatz am Vereinsheim, Helfer gesucht | Facebook-Gruppen im Ort, Instagram | Helferschichten als Termine mit Kapazität |
| Mai, Juni | Sommerfest, Tag der offenen Tür | alle Kanäle, Google-Profil falls vorhanden | Serie aus Ankündigung, Programm, Erinnerung am Vortag |
| Sommerferien | Ferienprogramm für Kinder | Instagram, Facebook | Anmeldung per Chat, Plätze je Tag begrenzt |
| September bis November | Konzert, Theaterabend, Herbstmarkt | Instagram mit Probenvideos, YouTube für Mitschnitte | Videos vorab hochladen, Plattformprüfung abwarten |
| Dezember | Weihnachtsfeier, Dank an Ehrenamtliche | Facebook, Instagram | Rückblick als Entwurf im November anlegen |
Beiträge, die jedes Jahr wiederkommen, kopieren Sie aus dem Vorjahr und ändern nur Datum und Fotos.
Warum der Plan besser an einem Sonntagabend entsteht
Ehrenamt hat keine Bürozeiten. Wer im Vorstand für die Öffentlichkeitsarbeit zuständig ist, hat selten jeden Tag eine halbe Stunde übrig, oft aber einmal im Monat einen ruhigen Abend. An diesem Abend lassen sich die Beiträge der nächsten Wochen anlegen: einmal geschrieben, für Facebook, Instagram, den Telegram-Kanal und die Gruppen im Ort gleichzeitig eingeplant. Veröffentlicht wird dann pünktlich, auch wenn die Verantwortliche gerade selbst beim Fest am Grill steht.
Das zweite Problem ist der Wechsel. Nach der Wahl übernimmt jemand anders, und mit ihm verschwinden Passwörter, Entwürfe und das Wissen, welche Frage wie beantwortet wurde. Liegt alles in einem Panel des Vereins, gibt der alte Vorstand den Zugang weiter, meldet laufende Sitzungen auf anderen Geräten ab, und die Nachfolgerin findet Kalender, Medien und hinterlegte Antworten vor.
Was Interessierte an einen Verein schreiben
Die meisten Nachrichten wiederholen sich. Tragen Sie die Antworten einmal in den Wissensbestand ein; der Assistent verwendet nur diese Angaben und gibt Unbekanntes an Sie weiter.
- Wann und wo wird geprobt oder trainiert? Wochentag, Uhrzeit, Adresse des Vereinsheims, Parken, Erreichbarkeit mit Bus.
- Darf ich erst einmal zuschauen oder mitmachen? Die Schnupperprobe wird direkt im Chat gebucht, sofern Plätze frei sind.
- Was kostet die Mitgliedschaft? Die Beträge aus Ihrer Beitragsordnung, wörtlich übernommen. Der Aufnahmeantrag selbst läuft wie bisher.
- Ab welchem Alter kann mein Kind kommen? Altersgruppen und Zeiten der Jugendabteilung, dazu der Hinweis, dass Eltern das Kind anmelden.
- Kann man das Vereinsheim mieten? Grundregeln aus dem Wissensbestand, der Besichtigungstermin wartet auf Freigabe.
- Bekomme ich eine Spendenbescheinigung? Das Wort „Spende“ als Übergabe-Stichwort hinterlegen, dann landet die Frage beim Kassenwart.
Welche Termine ein Verein online vergeben kann
Schnupperprobe
Feste Probenzeit, Kapazität zum Beispiel drei Gäste. Ist sie erreicht, bietet der Chat die nächste Woche an.
Ferienprogramm
Mehrere Kinder pro Termin, Anmeldung durch die Eltern. Als Zusatzfrage genügt das Alter; alles andere klären Sie vor Ort.
Helferschichten
Kuchenstand, Aufbau, Kasse: jede Schicht als Termin mit begrenzten Plätzen, damit nicht zehn Leute gleichzeitig am Grill stehen.
Sprechstunde des Vorstands
Mit Freigabe, damit der Vorstand vorher sieht, worum es geht.
Bestätigung und Erinnerung gehen per E-Mail an die Person, die gebucht hat, jeweils mit einem Link zum Ansehen oder Absagen. Neue Anmeldungen meldet das System dem Verein. Eine Mitgliederverwaltung, einen Beitragseinzug oder Ticketverkauf mit Bezahlung gibt es in AYDUKE nicht.
Eine Mutter fragt nach dem Kinderchor
Zur Veranschaulichung erfunden, weder Verein noch Familie gibt es wirklich.
Fotos von Kindern nur mit Einwilligung der Eltern. Auch Vereine unterliegen der DSGVO. Für Bilder von Proben, Festen oder Auftritten brauchen Sie die Einwilligung der Abgebildeten, bei Minderjährigen die der Eltern, am besten schriftlich und widerrufbar. Im Chat und im Buchungsformular fragen Sie nur ab, was für den Termin nötig ist; Bankverbindung oder Mitgliedsnummer gehören nicht dorthin. Das ist keine Rechtsberatung.
Ehrenamtlich im Verein oder mit Hilfe von außen
AYDUKE ist keine Agentur, die Vereinsarbeit übernimmt. Es ist eine Software für die Routine: planen, pünktlich veröffentlichen, Nachrichten und Kommentare beantworten, Schnuppertermine vergeben. Worüber berichtet wird, entscheidet der Verein.
Der Verein pflegt selbst
- Konten werden per OAuth über eine eigene Entwickler-App verbunden, Telegram über einen Bot-Token; im Panel führt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung durch jede Plattform
- Hat der Verein eine Website, lernt der Assistent von ihr, sobald sie als eigene verifiziert ist
- Arbeitszeiten entsprechen Ihren Sprechzeiten; außerhalb davon sagt der Assistent, wann jemand antwortet
Jemand betreut mehrere Vereine
- Eine freie Social-Media-Managerin oder eine Agentur verbindet die Konten mehrerer Vereine im Rahmen des Kontolimits eines Pakets
- Alle Beiträge stehen in einem Kalender, Berichte gehen als XLSX oder CSV an den jeweiligen Vorstand
- Wer Vereine oder andere Betriebe an AYDUKE vermittelt, kann am kostenlosen Partnerprogramm mit Provision teilnehmen
Einen Monat vorplanen, bevor die Saison losgeht
Registrieren Sie ein Demokonto; es ist sofort nutzbar und verlangt keine Kreditkarte. Verbinden Sie die Facebook-Seite des Vereins, legen Sie die Einladung zum nächsten Fest als Beitrag an und richten Sie eine Schnupperprobe mit drei Plätzen ein.
Häufige Fragen
Kann AYDUKE unsere Mitgliederliste führen oder Beiträge einziehen?
Nein. Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug und Bezahlfunktionen gibt es nicht. AYDUKE kümmert sich um Beiträge in sozialen Netzwerken, Nachrichten und Termine wie Schnupperproben.
Können wir Ankündigungen in unsere WhatsApp-Gruppe posten?
Nein, WhatsApp wird nur für eingehende Nachrichten genutzt, nicht für Beiträge. Veröffentlichen können Sie auf Facebook, auch in Gruppen, in denen Ihr Konto posten darf, sowie auf Instagram, Telegram und weiteren Plattformen.
Der Vorstand wechselt nach der Wahl. Was passiert mit dem Zugang?
Das Panel gehört dem Verein, nicht der Person. Geben Sie die Zugangsdaten weiter, ändern Sie das Passwort und beenden Sie Sitzungen auf anderen Geräten. Kalender, Medien und Wissensbestand bleiben erhalten.
Wir antworten nur abends. Was passiert mit Nachrichten tagsüber?
Sie legen fest, wann der Assistent antwortet und was er außerhalb dieser Zeiten sagt, etwa dass der Vorstand sich abends meldet. Ein Tageslimit begrenzt die Zahl der automatischen Antworten.
Darf der Assistent Spendenbescheinigungen versprechen?
Er sagt nur, was im Wissensbestand steht. Steuerliche Fragen sollten Sie über ein Übergabe-Stichwort an den Kassenwart leiten, statt sie automatisch beantworten zu lassen.
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