Branche · Organisationen & Filialbetriebe
Eine Geschäftsstelle mit drei Leuten oder sechzehn Landesgruppen: was jeweils anders läuft
Ob ein Berufsverband zwei Hauptamtliche hat oder eine Bundesgeschäftsstelle mit regionalen Untergliederungen, die Aufgaben ähneln sich: Stellungnahmen veröffentlichen, zu Veranstaltungen einladen, Fragen von Mitgliedern und Interessierten beantworten. Diese Seite vergleicht die kleine und die große Struktur und sagt offen, wo AYDUKE für mehrstufige Organisationen Grenzen hat.
- Stellungnahmen und Einladungen einmal erstellt, auf LinkedIn, X, Facebook und Instagram verteilt
- Fachtagungen und Regionaltreffen mit begrenzter Platzzahl buchbar
- Standardfragen zu Mitgliedschaft und Terminen aus Ihren eigenen Angaben beantwortet
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Klein und groß
Zwei Verbandsstrukturen im Vergleich
Die Spalten beschreiben typische Situationen, keine bestimmte Organisation.
| Thema | Kleiner Fachverband | Bundesverband mit Landesgruppen |
|---|---|---|
| Wer postet? | Die Geschäftsführung nebenbei | Pressestelle zentral, Landesgruppen teils eigenständig |
| Wichtigste Kanäle | LinkedIn, Website, Newsletter | LinkedIn, X, Facebook, Instagram, YouTube für Mitschnitte |
| Häufigste Nachrichten | Mitgliedschaft, nächste Veranstaltung | Zuständigkeit, regionale Ansprechpartner, Presseanfragen |
| Veranstaltungen | Jahrestagung, einzelne Webinare | Bundeskongress und viele Regionaltreffen |
| Größtes Risiko | Monatelang kein Beitrag, weil niemand Zeit hat | Widersprüchliche Aussagen zwischen Bund und Ländern |
Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug und Teilnahmegebühren übernimmt AYDUKE nicht. Dafür bleibt Ihre bisherige Software zuständig.
Was AYDUKE für jede der beiden Strukturen erledigt
Kleine Geschäftsstelle
- Ein Kalender für alle Beiträge, einmal im Monat für vier Wochen vorbereitet
- Ein Assistent, der abends und am Wochenende die Fragen zur Mitgliedschaft beantwortet
- Die Jahrestagung als Veranstaltung mit Kapazität, Anmeldung über den Chat
- Berichte, mit denen der Vorstand sieht, was veröffentlicht wurde
Verband mit Untergliederungen
- Konten von Bundesebene und Landesgruppen im Rahmen des Kontolimits in einem Panel
- Eine Stellungnahme wird zentral eingeplant und gleichzeitig auf mehreren Konten veröffentlicht
- Regionaltreffen als getrennte Termine mit eigener Platzzahl
- Veröffentlichungsberichte je Plattform, exportierbar als XLSX oder CSV
Offen gesagt: Benutzerrollen, Freigabestufen oder Rechte je Landesgruppe gibt es nicht. Wer im Panel arbeitet, sieht alle verbundenen Konten. Viele Verbände lösen das so, dass die zentrale Pressestelle plant und die Landesgruppen Inhalte zuliefern, oder dass eine Landesgruppe mit viel eigener Arbeit ein eigenes Konto führt.
Veranstaltungen, die sich als Termin abbilden lassen
Die Vorlage Bildung ist ein guter Ausgangspunkt. Jede Veranstaltung bekommt Dauer, Kapazität und Buchungsregeln.
Fachtagung
Ein Termin mit großer Kapazität. Wer sich über Chat oder Website anmeldet, bekommt eine Bestätigung per E-Mail mit Link zum Absagen.
Regionaltreffen
Ein Termin je Region mit eigener Platzzahl. Ist er voll, bietet der Chat nur noch die anderen Termine an.
Sprechstunde der Geschäftsstelle
Kurze Einzeltermine für Mitgliederanliegen, mit Freigabe, damit Sie vorher die Zuständigkeit prüfen.
Anmeldeschluss
Über den Vorlauf legen Sie fest, bis wann gebucht werden darf, über die Stornofrist, bis wann abgesagt werden kann.
Zusatzfragen
Etwa Mitglied ja oder nein, Organisation, Teilnahme am Abendprogramm. Nur das, was Sie wirklich für die Planung brauchen.
Teilnehmerliste
Alle Anmeldungen als XLSX oder CSV exportieren, zum Beispiel für Namensschilder.
Eine Anfrage, die nach Mitgliedervorteil klingt
Erfundenes Beispiel, kein echtes Mitglied. Die Angaben zu Beitrag und Tagung stammen aus einem fiktiven Wissensbestand.
Die Anmeldung zum Regionaltreffen übernimmt der Assistent, die Vertragsfrage nicht. „Vertrag“ und „rechtlich“ sind Übergabe-Stichwörter; nimmt die Person die Übergabe an, wird die Geschäftsstelle benachrichtigt.
Mit PR-Agentur oder aus der Geschäftsstelle
AYDUKE ist keine Agentur und schreibt keine Stellungnahmen. Es ist Software für die Routine, die Verbände oft an eine PR- oder Social-Media-Agentur abgeben: Beiträge planen, pünktlich veröffentlichen, Nachrichten und Kommentare beantworten, Anmeldungen annehmen. Positionen, Tonalität und Freigabe durch den Vorstand bleiben selbstverständlich bei Ihnen.
Arbeitet der Verband weiter mit einer Agentur, liefert sie Texte und Grafiken, die in denselben Kalender kommen. Die Geschäftsstelle sieht jederzeit, was wann erscheint, und Mitgliederfragen landen direkt bei ihr. Agenturen oder freie Fachleute, die mehrere Organisationen betreuen, verbinden deren Konten im Rahmen des Kontolimits eines Pakets in einem Panel und exportieren Berichte als XLSX oder CSV. Wer Organisationen an AYDUKE vermittelt, kann am kostenlosen Partnerprogramm mit Provision teilnehmen.
Einrichtung in der Geschäftsstelle
Konten verbinden
LinkedIn, X, Facebook, Instagram, YouTube und gegebenenfalls ein Telegram-Kanal. Angebunden wird über Ihre eigene Entwickler-App per OAuth, bei Telegram per Bot-Token; das Panel führt mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung durch jede Plattform.
Wissensbestand aufbauen
Mitgliedschaft, Beitragsordnung, Leistungen, Zuständigkeiten, Presseanfragen, Termine. Die Website des Verbands kann der Assistent nach bestätigter Inhaberschaft von bis zu 500 Seiten lernen; Handeingaben gehen vor.
Grenzen ziehen
Übergabe-Stichwörter wie „Rechtsberatung“, „Vertrag“, „Kündigung der Mitgliedschaft“, „Presse“. Ton sachlich, Signatur mit Name der Geschäftsstelle.
Veranstaltungen anlegen
Jahrestagung und Regionaltreffen mit Kapazität, Anmeldeschluss und Zusatzfragen.
Redaktionsplan übertragen
Feste Anlässe wie Jahrestagung, Gesetzgebungstermine oder Verbandsjubiläum als Entwürfe anlegen und rechtzeitig einplanen.
Welcher Kanal für welche Verbandsbotschaft
- LinkedIn. Stellungnahmen, Personalien, Einladungen zu Fachveranstaltungen. Nur Veröffentlichung, Kommentare dort beantworten Sie selbst.
- X. Kurze Reaktionen auf politische Entwicklungen. Die Plattformprüfung achtet auf das Zeichenlimit.
- Facebook und Instagram. Bilder von Veranstaltungen, Ehrungen, Nachwuchsarbeit. Nachrichten und Kommentare laufen in den gemeinsamen Posteingang.
- YouTube. Mitschnitte und kurze Statements als Video, nur Veröffentlichung.
- Telegram. Für Verbände mit einem Kanal für Eilmeldungen an Mitglieder. Hier sind Beiträge, Nachrichten und Kommentare möglich.
Mitgliedsdaten haben im Chat nichts verloren. Fragen Sie für eine Anmeldung nur Name, Kontakt und die nötigen Zusatzangaben ab, keine Mitgliedsnummern, Bankdaten oder Details zu Rechtsfällen. Fotos von Veranstaltungen veröffentlichen Sie nur, wenn die Teilnehmenden eingewilligt haben oder vorab klar informiert wurden. Die KI-Verarbeitung von Nachrichten startet erst mit Ihrer Zustimmung. Das ist keine Rechtsberatung.
Die nächste Veranstaltung testweise anlegen
Mit dem kostenlosen Demokonto, das sofort aktiv ist und keine Kreditkarte verlangt, legen Sie ein Regionaltreffen mit Platzzahl an, planen eine Einladung für LinkedIn und Facebook und melden sich über den Chat-Link selbst an.
Häufige Fragen
Kann AYDUKE unsere Mitglieder verwalten oder Beiträge einziehen?
Nein. Mitgliederverwaltung, Beitragseinzug und Zahlungen gibt es in AYDUKE nicht. Der Assistent kann aber erklären, wie man Mitglied wird und wo das Formular dafür liegt.
Können Landesgruppen eigene Zugänge mit eingeschränkten Rechten bekommen?
Nein, Benutzerrollen und Rechte je Untergliederung gibt es nicht. Entweder plant die zentrale Stelle für alle Konten im Rahmen des Kontolimits, oder eine Landesgruppe führt ein eigenes AYDUKE-Konto.
Lassen sich Teilnahmegebühren für die Tagung über AYDUKE kassieren?
Nein. Die Anmeldung mit Platzzahl funktioniert, die Abrechnung läuft über Ihre bestehenden Wege. Den Preis können Sie bei der Veranstaltung angeben.
Wie verhindern wir, dass der Assistent zu politischen Fragen Stellung nimmt?
Er antwortet nur mit dem, was im Wissensbestand steht. Hinterlegen Sie Ihre veröffentlichten Positionen wörtlich und legen Sie für alles andere Übergabe-Stichwörter an. Im Entwurfsmodus geht keine Antwort ohne Prüfung hinaus.
Beantwortet AYDUKE Kommentare unter unseren LinkedIn-Beiträgen?
Nein, auf LinkedIn und X wird nur veröffentlicht. Kommentare beantwortet der Assistent auf Facebook, Instagram und Telegram, in einem eigenen Modus, der standardmäßig ausgeschaltet ist.
Können wir in Facebook-Gruppen unserer Branche posten?
Ja, in Gruppen, in denen Ihr Konto Beiträge veröffentlichen darf. Achten Sie auf die Regeln der jeweiligen Gruppe.
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