Branche · Immobilien & Bau
Ein Objekt, eine Woche: Besichtigungen vergeben, ohne im Postfach zu versinken
Kaum ist eine Wohnung inseriert, kommen dieselben Fragen dutzendfach: Warmmiete, Haustiere, Einzug, Energieausweis. Diese Seite begleitet ein einzelnes Objekt durch seine erste Woche und zeigt, wie ein Maklerbüro Anfragen vorsortiert, Besichtigungen im Kalender vergibt und Eigentümeranfragen nicht zwischen Mietanfragen untergehen lässt.
- Sammelbesichtigungen mit fester Teilnehmerzahl pro Zeitfenster
- Antworten zu Miete, Nebenkosten und Unterlagen aus Ihren Objektangaben
- Neue Objekte geplant auf Instagram, Facebook, in Facebook-Gruppen und auf LinkedIn
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Beispielwoche
Drei-Zimmer-Wohnung, frisch inseriert: Montag bis Samstag
Ein erdachtes Büro mit zwei Maklern und einer Assistenz. Die Wohnung ist zur Miete ausgeschrieben, parallel läuft die Akquise neuer Verkaufsobjekte. Zahlen und Uhrzeiten dienen nur der Anschauung.
- Mo 9:00Das Inserat geht auf den Immobilienportalen online. Ein Beitrag mit Fotos und einem kurzen Rundgang-Video ist für 10 Uhr auf Instagram, Facebook und in zwei regionalen Facebook-Gruppen eingeplant.
- Mo 18:00Über Website-Chat, Instagram und WhatsApp sind Dutzende Nachrichten eingegangen. Der Assistent hat Warmmiete, Kaution, Haustierregel und frühesten Einzug aus den Objektangaben beantwortet und auf die Sammelbesichtigung verwiesen.
- Di 8:30Die drei Besichtigungsfenster am Donnerstag sind voll. Neue Interessenten erfahren im Chat, dass derzeit keine Plätze frei sind, statt eine Zusage zu bekommen, die es nicht gibt.
- Mi 12:00Zwei Teilnehmer sagen über den Link in der Erinnerungs-E-Mail ab. Die Plätze erscheinen wieder im Chat und sind nach kurzer Zeit neu vergeben.
- Do 17:00Sammelbesichtigung vor Ort. Der Makler hat die Teilnehmerliste im Kalender, als Export oder im abonnierten Outlook-Kalender auf dem Handy.
- Fr 10:15Eine Eigentümerin fragt im Chat, was ihre Wohnung wert sein könnte. Das Stichwort „verkaufen“ übergibt das Gespräch sofort an den Makler; ein Bewertungstermin wird mit Freigabe angelegt.
Was Interessenten vor der Besichtigung wissen wollen
Diese Punkte sollten zu jedem Objekt im Wissensbestand stehen, am besten in derselben Reihenfolge wie im Exposé. Mehrere Objekte lassen sich per Excel oder CSV auf einmal einspielen.
- Kaltmiete, Nebenkosten, Warmmiete, Kaution. Die Frage nach der Warmmiete ist die häufigste, obwohl sie im Inserat steht.
- Frühester Einzug und Mindestmietdauer. Kurz und eindeutig, damit sich Interessenten mit anderem Zeitplan gar nicht erst anmelden.
- Haustiere, WG-Eignung, Wohnberechtigungsschein. Was der Eigentümer zulässt und was nicht.
- Energieausweis. Art des Ausweises, Energiekennwert, Energieträger, Baujahr und Effizienzklasse, wie im Inserat angegeben.
- Stellplatz, Keller, Balkon, Aufzug. Die Ausstattungsfragen, die im Portal oft überlesen werden.
- Provision. Wer bei Miete und Kauf die Maklerprovision trägt, ist gesetzlich geregelt. Hinterlegen Sie Ihre eigene, geprüfte Formulierung, damit der Assistent sie wörtlich wiedergibt.
- Unterlagen und Ablauf. Wann Sie Selbstauskunft oder Nachweise erwarten, nämlich erst nach der Besichtigung und nicht im Chat.
Eine Instagram-Nachricht zum neuen Inserat
Ein ausgedachtes Gespräch, keine echte Anfrage. Der Assistent nutzt nur die Angaben, die das Büro zum Objekt eingetragen hat.
Miete, Kaution und Katzenregel stammen aus dem Wissensbestand, die freie Zeit aus dem Kalender. Fragt jemand, ob er die Wohnung sicher bekommt, antwortet der Assistent nicht mit einer Einschätzung, sondern verweist auf das Auswahlverfahren des Büros.
Immobilienmarketing auslagern oder im Büro behalten?
AYDUKE ist keine Marketing-Agentur für Makler. Es ist eine Software für den wiederkehrenden Teil: Objekte planen und pünktlich veröffentlichen, Interessentenfragen beantworten, Besichtigungen vergeben. Fotos, Grundrisse, Rundgänge und Texte stammen weiterhin von Ihnen, Ihrem Fotografen oder Ihrer Agentur.
Agentur oder Fotograf liefert zu
- Bildmaterial und Videos kommen wie bisher von außen
- Veröffentlichung läuft aus Ihrem Konto, mit einem gemeinsamen Kalender
- Anfragen landen direkt im Büro statt in fremden Postfächern
Das Büro macht es selbst
- Ein Beitrag pro Objekt, verteilt an Instagram, Facebook, Gruppen, LinkedIn und das Google-Profil
- Die Plattformprüfung warnt vor falschem Format oder zu langem Text
- Die Gesprächsanalyse zeigt, welche Themen Interessenten am häufigsten beschäftigen
Wer als Agentur oder freie Social-Media-Managerin mehrere Maklerbüros betreut, verbindet deren Konten im Rahmen des Kontolimits eines Pakets in einem Panel und exportiert Berichte als XLSX oder CSV. Über das kostenlose Partnerprogramm gibt es für vermittelte Betriebe eine Provision.
Besichtigungen und Bewertungen im Kalender abbilden
Die Vorlage für Immobilien liefert einen Startpunkt. Diese Einstellungen machen sie zu Ihrem Büro.
Sammelbesichtigung
Eine Besichtigung pro Objekt, mit Kapazität für mehrere Teilnehmer je Zeitfenster. Ist das Fenster voll, wird es im Chat nicht mehr angeboten.
Einzeltermin beim Kaufobjekt
Bei Kaufinteressenten wartet die Anfrage auf Ihre Freigabe, damit Sie vorher Finanzierung oder Motivation klären können.
Bewertungstermin für Eigentümer
Die Akquise braucht einen eigenen Termin mit längerer Dauer und immer mit Freigabe. So verschwindet eine Verkaufsanfrage nicht zwischen Mietinteressenten.
Makler mit eigenen Zeiten
Jeder Makler bekommt seine Objekte und Arbeitszeiten. Termine aus Google, Apple/iCloud oder Outlook gelten als belegt.
Puffer für den Weg
Zwischen zwei Besichtigungen in unterschiedlichen Stadtteilen hält eine Pufferzeit den Kalender realistisch.
Vorlauf und Absage
Wie kurzfristig gebucht werden darf und bis wann eine Absage möglich ist, legen Sie je Besichtigung fest.
Miete, Kauf, Akquise: drei Anfragen, drei Abläufe
Nicht jede Nachricht an ein Maklerbüro ist gleich viel wert und gleich eilig. Eine klare Trennung im Kalender und bei den Übergabe-Stichwörtern hilft.
| Schritt | Mietinteressent | Kaufinteressent | Eigentümer |
|---|---|---|---|
| Typische erste Frage | Warmmiete, Einzug, Haustiere | Kaufpreis, Hausgeld, Rücklage | Was ist mein Objekt wert? |
| Antwort durch den Assistenten | weitgehend aus den Objektangaben | Eckdaten ja, Verhandlung nein | nur Kontaktaufnahme, dann Übergabe |
| Termin | Sammelbesichtigung, automatisch bestätigt | Einzeltermin mit Freigabe | Bewertungstermin mit Freigabe |
| Übergabe-Stichwörter | Beschwerde, Mietvertrag | Angebot, Finanzierung | verkaufen, Bewertung, Erbschaft |
Neue Termine meldet das System dem Büro, Interessenten erhalten Bestätigung und Erinnerung per E-Mail mit einem Link zum Absagen.
Selbstauskunft gehört nicht in den Chat. Nach DSGVO dürfen Sie nur die Daten erheben, die für den jeweiligen Schritt nötig sind; für eine Besichtigung genügen Name und Kontakt. Einkommensnachweise und Schufa-Auskunft folgen erst, wenn ernsthaftes Interesse besteht. Auch Beiträge zu einem konkreten Objekt in sozialen Medien können Pflichtangaben aus dem Energieausweis erfordern. Das ist keine Rechtsberatung; verantwortlich für Inhalte und Anzeigen bleibt das Büro.
Ein Objekt anlegen, eine Besichtigung buchen
Das Demokonto ist nach der Registrierung sofort nutzbar, ohne Kreditkarte. Tragen Sie ein aktuelles Objekt mit Warmmiete und Haustierregel ein, legen Sie eine Sammelbesichtigung an und schicken Sie sich selbst eine Anfrage über den Chat-Link.
Häufige Fragen
Kann ich pro Besichtigungsfenster die Zahl der Teilnehmer begrenzen?
Ja, über die Kapazität der Besichtigung. Ist das Fenster voll, bietet der Chat nur noch die übrigen Zeiten an oder teilt mit, dass alle Plätze belegt sind.
Wie halte ich Angaben für viele Objekte aktuell?
Per Excel- oder CSV-Import im Wissensbestand. Stehen Ihre Objekte auf Ihrer eigenen Website, lernt der Assistent nach Bestätigung der Inhaberschaft von bis zu 500 Seiten und aktualisiert das wöchentlich; von Hand eingetragene Angaben gehen vor.
Beantwortet der Assistent Anfragen aus den Immobilienportalen?
Nein. AYDUKE verarbeitet Nachrichten aus Website-Chat, WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger und Telegram. Den Chat-Link können Sie aber in Portal-Antworten oder im Exposé angeben.
Was passiert, wenn ein Interessent über den Preis verhandeln will?
Hinterlegen Sie Wörter wie „Angebot“ oder „Preis verhandeln“ als Übergabe-Stichwörter. Das Gespräch geht dann an Sie, der Assistent macht keine Zusagen.
Kann ich neue Objekte in Facebook-Gruppen veröffentlichen?
Ja, AYDUKE postet automatisch in Facebook-Gruppen, in denen Ihr Konto Beiträge veröffentlichen darf. Beachten Sie die Regeln der jeweiligen Gruppe.
Wir sind zwei Büros in verschiedenen Städten. Geht das in einem Konto?
Die Konten beider Standorte lassen sich im Rahmen des Kontolimits Ihres Pakets in einem Panel verbinden. Makler legen Sie mit ihren jeweiligen Arbeitszeiten und Objekten an.
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