Branche · Hotellerie & Tourismus
Vom ersten Blick bis zur Abreise: Gästefragen im Hotel ohne Warteschleife
Ein Hotelgast schreibt nicht einmal, sondern in jeder Phase seiner Reise: vor der Buchung, am Abend vor der Anreise, beim Frühstück, nach dem Check-out. Diese Seite geht diese Stationen aus Sicht des Gastes durch und zeigt, welche Fragen ein KI-Assistent mit Ihren Hausinformationen beantwortet und wo das Buchungssystem für Zimmer weiter zuständig bleibt.
- Antworten zu Anreise, Parken, Frühstück und Haustieren aus Ihren Hausinformationen
- Spa-Anwendungen, Restauranttische und Besichtigungstermine direkt im Chat buchbar
- Beiträge für Instagram, Facebook, Google-Profil und LinkedIn in einem Planer
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Vorab geklärt
Was AYDUKE im Hotel übernimmt und was nicht
AYDUKE ist kein Zimmerbuchungssystem und kein Channel-Manager. Verfügbarkeit, Raten und Zimmerbuchungen bleiben in Ihrer Buchungsmaschine und Ihrem Hotelprogramm. Fragt ein Gast im Chat nach einem freien Doppelzimmer, verweist der Assistent auf Ihren Buchungslink oder übergibt an die Rezeption, statt eine Verfügbarkeit zu behaupten.
Übernehmen kann die Software das, was sich um den Aufenthalt herum abspielt. Nachrichten aus Website-Chat, WhatsApp, Instagram und Facebook Messenger laufen in einem zentralen Posteingang zusammen. Ein KI-Assistent beantwortet sie mit den Informationen, die Sie hinterlegen oder die er von Ihrer Website lernt. Und alles, was im Haus einen Termin braucht, also Massage, Kosmetik, Restauranttisch oder die Besichtigung des Tagungsraums, wird über einen Kalender mit echten Zeiten buchbar.
Damit richtet sich die Seite an Stadt- und Tagungshotels ebenso wie an Ferienhotels an der Küste oder in den Bergen. Der Unterschied liegt vor allem darin, wann die Fragen kommen: in Messestädten gebündelt um die Messetermine, in Urlaubsregionen über die Saison verteilt.
Vier Stationen, vier Arten von Fragen
Aus Sicht des Gastes sieht die Reise so aus. Jede Station hat ihre eigenen Anliegen, und fast alle lassen sich aus Hausinformationen beantworten.
Vor der Buchung
Liegt das Hotel nah an Messe oder Altstadt, gibt es eine Tiefgarage, eine Ladesäule, ein Familienzimmer? Hier entscheidet sich, ob der Gast bei Ihnen bucht oder weitersucht, und oft ist es spät am Abend.
Am Vorabend der Anreise
Ab wann ist Check-in, gibt es einen Nachtzugang, kann das Gepäck früher abgegeben werden? Kurze Fragen, auf die niemand bis zum nächsten Morgen warten möchte.
Während des Aufenthalts
Ein Platz im Restaurant für 20 Uhr, eine Massage am Nachmittag, die Frage nach Late Check-out. Hier wird aus der Nachricht eine Buchung im Kalender.
Nach der Abreise
Rechnung auf die Firma, ein vergessenes Ladekabel, die Frage nach dem Weihnachtspaket. Übergabe-Stichwörter wie „Rechnung“ oder „vergessen“ bringen solche Anliegen direkt zur Rezeption.
Am Abend vor der Anreise, per WhatsApp
Beispielhaftes Gespräch, kein echter Gast. Alle Angaben kommen aus dem Wissensbestand eines fiktiven Stadthotels.
Die Pauschale für den Hund nennt der Assistent nur, wenn sie hinterlegt ist; einen Betrag denkt er sich nicht aus. Fragt der Gast nach einem Zimmer-Upgrade, gehört das an die Rezeption, weil es vom Belegungsstand abhängt.
Kanal für Kanal: was Hotels wo erreichen
Beiträge entstehen einmal im Planer und werden nach demselben Zeitplan an die gewählten Konten verteilt. Nachrichten beantwortet AYDUKE aber nur auf bestimmten Kanälen.
| Kanal | Typischer Inhalt für ein Hotel | Nachrichten und Kommentare |
|---|---|---|
| Zimmer, Frühstück, Blick vom Dach, Umgebung | Direktnachrichten und Kommentare im Posteingang | |
| Wochenendpakete, Veranstaltungen, Hinweise für Stammgäste | Messenger und Kommentare im Posteingang | |
| Google-Unternehmensprofil | Arrangements, Feiertagsangebote, Restaurant-Neuigkeiten | Nur Beitragsplanung, keine Antworten |
| Tagungspauschalen, Räume für Firmenveranstaltungen | Nur Veröffentlichung | |
| YouTube und TikTok | Hausrundgang als Video, Spa-Bereich | Nur Videoveröffentlichung |
| Keine Beiträge; Gästefragen vor und während des Aufenthalts | Antworten über den Assistenten |
Die Plattformprüfung kontrolliert vor dem Planen Zeichenlänge, Medientyp und Dateigröße. Instagram-Beiträge setzen ein Business- oder Creator-Konto und ein Bild oder Video voraus.
Spa, Restaurant und Tagungsraum buchbar machen
Alles, was im Haus eine Uhrzeit braucht, wird als Leistung im Kalender angelegt. Zimmer gehören nicht dazu.
Leistungen anlegen
Massage 60 Minuten, Gesichtsbehandlung 45 Minuten, Restaurant abends zwei Stunden, Besichtigung Tagungsraum 30 Minuten. Die Vorlagen für Spa und Restaurant liefern eine Grundlage.
Personal und Kapazität festlegen
Therapeutinnen mit ihren Schichten, zwei Behandlungsräume als Kapazität zwei, im Restaurant die Zahl gleichzeitiger Reservierungen.
Regeln bestimmen
Wie kurzfristig gebucht werden kann, bis wann storniert wird und ob Anfragen für Gruppen oder Tagungen auf Ihre Freigabe warten.
Hausinformationen sammeln
Check-in und Check-out, Parken, Haustiere, Frühstück, Kurtaxe oder städtische Übernachtungsabgabe, Firmenrechnung, Anfahrt mit Bahn und Auto. Alternativ lernt der Assistent von Ihrer Website, sobald die Inhaberschaft bestätigt ist.
Konten verbinden und Chat einbinden
Die Verbindung läuft über Ihre eigene Entwickler-App; eine Schritt-für-Schritt-Anleitung im Panel begleitet jede Plattform. Das Chatfenster erscheint per einzeiligem Code in Ihren Farben und mit Ihrem Logo, ohne AYDUKE-Hinweis.
Agentur für Hotelmarketing oder Social Media im Haus?
AYDUKE ist keine Agentur und produziert keine Fotos oder Kampagnen. Die Software nimmt Ihnen die Routine ab, für die Häuser sonst eine Agentur bezahlen: Beiträge rechtzeitig veröffentlichen, Gästefragen beantworten, Termine im Haus vergeben.
Mit Agentur
- Bildsprache und Kampagnen entstehen weiter bei der Agentur
- Die Agentur plant im selben Kalender wie Ihr Team
- Gästenachrichten bleiben im Konto des Hotels, nicht bei Dritten
Mit eigenem Team
- Rezeption oder Marketing plant die Beiträge für mehrere Wochen
- Der Assistent beantwortet Standardfragen auch nachts
- Berichte über 7, 30 oder 90 Tage und Gesprächsanalyse nach Thema und Dringlichkeit
Agenturen und freie Social-Media-Manager, die mehrere Häuser betreuen, verbinden deren Konten im Rahmen ihres Paketlimits in einem Panel und liefern Berichte als XLSX oder CSV. Ein kostenloses Partnerprogramm vergütet vermittelte Betriebe mit Provision.
Keine Zusagen, die das Hotelprogramm entscheidet. Upgrades, Early Check-in oder ein bestimmtes Zimmer hängen von der Belegung ab. Hinterlegen Sie solche Themen als Übergabe-Stichwörter, damit der Assistent nichts verspricht, was die Rezeption nicht halten kann. Für Gästedaten gilt die DSGVO; fragen Sie im Buchungsformular nur Name, Kontakt, Datum und Personenzahl ab.
Ihr Haus einmal als Gast erleben
Das Demokonto startet sofort nach der Registrierung und ohne Kreditkarte. Tragen Sie Check-in-Zeiten und eine Massage ein, öffnen Sie den Chat-Link auf dem Handy und stellen Sie die Fragen, die Ihre Gäste jede Woche stellen.
Häufige Fragen
Kann der Assistent Zimmerverfügbarkeiten nennen?
Nein. Zimmer und Raten verwaltet AYDUKE nicht. Der Assistent verweist auf Ihre Buchungsmaschine oder übergibt an die Rezeption.
Wir sind ein Messehotel. Was ändert sich zu Messezeiten?
Vor allem die Fragen: Anreise zur Messe, Frühstück ab wann, Taxi oder Shuttle, Firmenrechnung. Hinterlegen Sie diese Informationen vorab und planen Sie passende Beiträge für die Wochen vor der Messe.
Wie werden Gäste an eine Spa-Buchung erinnert?
Per E-Mail: Bestätigung nach der Buchung, Erinnerung vor dem Termin, jeweils mit Link zum Ansehen oder Absagen.
Kann ich festlegen, in welcher Sprache der Assistent antwortet?
Ja. Antwortsprache, Ton, Anrede und Signatur stellen Sie in den Einstellungen ein, ebenso das Verhalten außerhalb der Rezeptionszeiten.
Gäste fragen oft in Kommentaren unter unseren Instagram-Beiträgen. Antwortet der Assistent dort auch?
Nur, wenn Sie den Modus für öffentliche Kommentare einschalten; er ist standardmäßig aus. Direktnachrichten auf Instagram beantwortet der Assistent im gewählten Modus, als Entwurf oder autonom.
Wir betreiben auch ein Restaurant für externe Gäste. Geht das im selben Konto?
Ja. Das Restaurant ist eine eigene Leistung im Kalender mit eigenen Zeiten und Kapazität. Hotelgäste und externe Gäste reservieren über denselben Chat.
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