Branche · Hotellerie & Tourismus
Januar voller Fragen, August voller Zimmer: Gästekommunikation im Pensionsjahr
In einer Pension mit acht oder zwölf Zimmern kommen die Nachrichten in Wellen, und die größte trifft genau dann ein, wenn die Gastgeber selbst Betten beziehen. Diese Seite geht das Jahr einer kleinen Unterkunft durch und zeigt, welche Fragen der Assistent über WhatsApp, Instagram und das Chatfenster zu welcher Zeit abfängt, was vorgeplant werden sollte und wo Sie weiter selbst antworten.
- Wiederkehrende Fragen zu Anreise, Frühstück, Hund und Parken aus Ihrer Hausbeschreibung
- Zimmeranfragen gehen mit Reisedaten an Sie; eine Buchungsmaschine gibt es nicht
- Saisonbeiträge in der ruhigen Zeit anlegen, im Sommer automatisch veröffentlichen
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Saisonverlauf
Drei Anfragewellen und eine ruhige Zeit
Ein erfundenes Haus an der Küste mit zehn Zimmern, geführt von einem Ehepaar und einer Aushilfe. In den Bergen, im Weinbaugebiet oder in einer Messestadt verschieben sich die Monate, das Muster bleibt ähnlich.
- JanuarFamilien planen den Sommer. Es kommen viele lange Nachrichten: Zimmergrößen, Kinderbetten, Hunde, Preise für zwei Wochen. Der Assistent beantwortet die Hausregeln, Zimmeranfragen mit Daten landen gesammelt bei den Gastgebern.
- März bis MaiOstern, Pfingsten, Brückentage. Radreisende fragen nach einer Nacht und einem abschließbaren Raum für Räder. Beiträge über den Saisonstart sind längst eingeplant.
- Juli und AugustHochsaison. Nachrichten kommen abends, während Frühstück vorbereitet wird: späte Anreise, Schlüssel, Strandweg, Brötchenservice. Hier zahlt sich ein gepflegter Wissensbestand aus.
- September, OktoberWandergäste und Herbstferien. Kürzere Aufenthalte, mehr spontane Anfragen, häufig per Instagram-Direktnachricht.
- NovemberBetriebsferien oder ruhiger Betrieb. Die Zeit, um Antworten zu überarbeiten, Fotos zu sortieren und die Beiträge fürs nächste Frühjahr anzulegen.
- DezemberSilvester und Weihnachtsmärkte in der Region. Ein Hinweis auf die Öffnung über die Feiertage gehört ins Google-Unternehmensprofil und in den Wissensbestand.
Sechs Fragen, die jede Saison wiederkommen
Was Sie hier einmal sauber formulieren, beantwortet der Assistent danach in der Tonlage, die Sie festlegen, samt Grußformel und Signatur des Hauses.
Späte Anreise
Bis wann jemand an der Rezeption ist und wie es danach läuft. Codes für Schlüsselboxen gehören nicht in den Wissensbestand, sondern in Ihre persönliche Nachricht an den Gast.
Frühstück
Uhrzeit, ob es inklusive ist, ob Gäste von außen kommen dürfen, wie Sie mit Unverträglichkeiten umgehen.
Hunde und Kinder
In welchen Zimmern Hunde erlaubt sind, ob es Kinderbetten und Hochstühle gibt.
Parken und Räder
Stellplätze am Haus, Ladesäule in der Nähe, abschließbarer Fahrradraum.
Storno und Zahlung
Ihre Stornoregel und wie vor Ort bezahlt wird. AYDUKE zieht selbst keine Zahlungen oder Anzahlungen ein; der Assistent erklärt nur Ihre Regelung.
Anreise ohne Auto
Nächster Bahnhof, Bus, Abholung, falls Sie das anbieten. Solche Angaben ändern sich selten und sparen viele Rückfragen.
Donnerstagabend, 21:15 Uhr, WhatsApp
Zur Veranschaulichung erdacht, nicht aus einem echten Postfach. Alle Angaben stammen aus einer ausgedachten Hausbeschreibung.
Die Frage nach einem freien Zimmer war als Übergabe-Stichwort hinterlegt. Die Gastgeber sehen am nächsten Morgen im zentralen Posteingang alle Anfragen der Nacht mit Reisedaten, egal ob sie über WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger oder den Website-Chat kamen.
Was vor, in und nach der Saison erscheint
Viele kleine Häuser posten unregelmäßig, weil im Sommer niemand Zeit hat. Die Lösung ist, die Arbeit in die ruhigen Monate zu verlegen und die Veröffentlichung dem Kalender zu überlassen.
- Vor der Saison, Instagram und Facebook. Neue Zimmerfotos, das Frühstücksbuffet, der Garten. Instagram-Beiträge brauchen ein Bild oder Video und ein Business- oder Creator-Konto.
- Hauptsaison, wenig und geplant. Ein Beitrag pro Woche genügt, alles schon im Frühjahr angelegt. Kurzfristig freie Zimmer postet nur, wer es tatsächlich weiß; das System kennt Ihre Belegung nicht.
- Google-Unternehmensprofil. Saisonzeiten, Betriebsferien, Hinweise zu Veranstaltungen in der Umgebung. Dort plant AYDUKE ausschließlich Beiträge.
- Regionale Facebook-Gruppen. Wo Ihr Konto posten darf, gehen Beiträge automatisch auch in Gruppen, etwa für Radwanderer oder Ferienregionen. Achten Sie auf die Gruppenregeln.
- Nach der Saison. Ein Dankeschön an die Gäste, Bilder vom Herbst, der Hinweis auf die Winteröffnung. Fotos von Gästen nur mit deren Einwilligung.
Was AYDUKE in einer Pension leistet und was nicht
Das übernimmt die Software
- Antworten auf Hausfragen aus Ihrem Wissensbestand, im Entwurfs- oder im Autonom-Modus
- Ein Posteingang für WhatsApp, Instagram, Messenger, Telegram und Website-Chat
- Beitragsplanung für Instagram, Facebook, Gruppen und Google-Profil
- Übergabe an Sie, wenn ein Stichwort fällt oder der Gast es wünscht
Das gibt es nicht
- Keine Zimmerbuchung, kein Belegungsplan, kein Channel-Manager
- Keine Nachrichten aus Buchungsportalen
- Keine Anzahlung, Kaution oder Zahlung
- Keine Antworten auf Google-Bewertungen
Agentur, Familie oder Aushilfe: wer die Kanäle pflegt
AYDUKE ist keine Agentur. Niemand schreibt in Ihrem Namen Texte oder fotografiert Ihre Zimmer. Die Software übernimmt die Routine, für die Häuser sonst Stunden am Abend oder das Honorar eines Dienstleisters aufwenden: Beiträge einplanen, sie pünktlich veröffentlichen, Nachrichten und Kommentare beantworten. Arbeitet Ihre Pension mit einer Tourismusagentur oder einer freien Social-Media-Beraterin, kann diese Person weiter Inhalte liefern, während Sie die Veröffentlichung und die Gästenachrichten im eigenen Konto behalten.
Umgekehrt nutzen Agenturen und Freiberufler AYDUKE, um mehrere Unterkünfte zu betreuen: Im Rahmen des Kontolimits eines Pakets verbinden sie die Konten verschiedener Häuser in einem Panel, planen in einem Kalender und schicken Veröffentlichungsberichte als XLSX oder CSV an die Gastgeber. Für vermittelte Betriebe zahlt das kostenlose Partnerprogramm eine Provision. Wer eine Ferienunterkunft ohne Frühstück vermietet, findet eine eigene Seite zu Ferienwohnungen.
Eine Novemberwoche für die Einrichtung
Konten verbinden
WhatsApp, Instagram und Facebook über Ihre eigene Entwickler-App per OAuth, bei Telegram mit einem Bot-Token. Das Panel begleitet jede Plattform mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung; planen Sie dafür einen ruhigen Nachmittag ein.
Hausbeschreibung übernehmen
Steht sie auf Ihrer eigenen, verifizierten Website, lernt der Assistent von bis zu 500 Seiten und frischt das wöchentlich auf. Alles Wichtige tragen Sie zusätzlich von Hand ein, denn das hat Vorrang.
Zeiten und Grenzen festlegen
Arbeitszeiten, Verhalten außerhalb davon, Tageslimit für automatische Antworten, Stichwörter wie „frei“, „buchen“, „Beschwerde“ für die Übergabe.
Frühjahr vorplanen
Zehn bis fünfzehn Beiträge bis Ostern, mit Fotos aus der Medienbibliothek. Die Plattformprüfung meldet vorher, wenn ein Bild zu groß oder ein Text zu lang ist.
Meldedaten gehören nicht in den Chat. Geburtsdatum, Ausweisnummer oder Staatsangehörigkeit für den Meldeschein erfragen Sie bei der Anreise, nicht per WhatsApp. Für eine Anfrage reichen Name, Kontakt und Reisedaten, im Sinne der Datensparsamkeit nach DSGVO. Das ist keine Rechtsberatung; Hinweise zu Meldepflicht und Kurtaxe erhalten Sie bei Ihrer Gemeinde.
Die Hausbeschreibung einmal testen
Das kostenlose Demokonto steht nach der Registrierung sofort bereit, eine Kreditkarte ist nicht nötig. Tragen Sie Frühstückszeit, Hunderegel und Anreise ein und fragen Sie den Assistenten über den Chat-Link, ob man um 22 Uhr noch einchecken kann.
Häufige Fragen
Können Gäste über AYDUKE ein Zimmer buchen?
Nein. Eine Zimmerbuchung oder einen Belegungskalender gibt es nicht. Der Assistent nimmt Reisedaten und Wünsche auf und leitet die Anfrage an Sie weiter; das Angebot schicken Sie selbst.
Beantwortet der Assistent auch Nachrichten aus Buchungsportalen?
Nein, nur Nachrichten aus WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger, Telegram und dem Chatfenster Ihrer Website. Den Chat-Link können Sie Gästen aber in Ihrer eigenen Korrespondenz mitgeben.
Viele Gäste schreiben auf Niederländisch oder Englisch. Was dann?
Die Antwortsprache legt die Pension in den Einstellungen fest. Eine automatische Spracherkennung sagen wir nicht zu; probieren Sie im Demokonto aus, was zu Ihren Gästen passt.
Kann ich das Frühstück für Gäste von außen reservierbar machen?
Ja, über die Tischreservierung mit Kapazität je Zeitfenster, falls Sie Frühstück für Nicht-Übernachtungsgäste anbieten. Bestätigung und Erinnerung erhalten diese per E-Mail, mit Link zum Absagen.
Wir haben keine eigene Website. Geht das trotzdem?
Ja. Der Chat-Link mit QR-Code lässt sich im Google-Profil, in der Instagram-Biografie, auf der Zimmermappe oder am Eingang anbringen.
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