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Agentur, Referentin oder beides: Stiftungskommunikation sinnvoll aufteilen
Viele Stiftungen haben eine kleine Geschäftsstelle und große Aufgaben: Förderprogramme ausschreiben, Projekte sichtbar machen, Antragsteller beraten, Stifter und Spender informieren. Ein Teil davon liegt oft bei einer Kommunikationsagentur. Diese Seite zeigt, welche Arbeit sinnvoll außer Haus bleibt, welche Routine die Geschäftsstelle mit Software selbst übernehmen kann und wo die Grenzen liegen.
- Förderaufrufe und Fristen einmal vorbereitet, auf LinkedIn, Instagram, Facebook und im Google-Profil geplant
- Antworten auf wiederkehrende Fragen zu Förderkriterien aus Ihren eigenen Richtlinien
- Beratungssprechstunden für Antragsteller mit begrenzten Plätzen
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Arbeitsteilung
Warum die Frage nach der Agentur in Stiftungen anders klingt
In einem Unternehmen geht es bei der Agentur meist um Reichweite und Verkauf. In einer Stiftung geht es um etwas anderes: Mittel werden für den Stiftungszweck gebraucht, Gremien wollen wissen, wofür Geld ausgegeben wird, und die Kommunikation muss sachlich bleiben. Gleichzeitig soll ein Förderaufruf die richtigen Menschen erreichen, und zwar rechtzeitig vor der Frist.
AYDUKE ist dabei keine Agentur, sondern eine Software. Sie ersetzt keine Kampagnenidee und keinen Jahresbericht. Sie übernimmt den Teil, der sich wiederholt und oft liegen bleibt: Beiträge einplanen und pünktlich veröffentlichen, Nachrichten und Kommentare beantworten, Beratungstermine vergeben. Ob das Team das allein macht oder gemeinsam mit einer Agentur, entscheidet die Stiftung.
Gerade in kleinen Geschäftsstellen ist die Kommunikation oft an eine einzige Person gebunden. Fällt sie in der Antragsphase aus, bleiben Fragen unbeantwortet und Fristhinweise erscheinen nicht. Ein gemeinsamer Kalender mit vorbereiteten Beiträgen und ein Posteingang, den auch eine Vertretung versteht, machen die Arbeit weniger abhängig von einzelnen Köpfen.
Was außer Haus gut aufgehoben ist und was nicht
Sinnvoll bei der Agentur
- Erscheinungsbild, Kampagne zum Jubiläum, Filmproduktion
- Pressearbeit und große Veranstaltungen
- Konzept für einen neuen Kanal, etwa den Einstieg auf LinkedIn
Besser in der Geschäftsstelle
- Fristen und Förderaufrufe, weil sich Termine kurzfristig ändern
- Antworten an Antragsteller, weil sie Kenntnis der Richtlinien verlangen
- Einblicke in geförderte Projekte, weil die Kontakte dort liegen
Arbeitet eine Agentur weiter mit, plant sie im selben Kalender wie die Geschäftsstelle. Nachrichten landen trotzdem bei der Stiftung, und niemand muss Zugangsdaten per E-Mail weitergeben.
Aufgaben im Jahr einer fördernden Stiftung
Ein vereinfachtes Beispiel mit zwei Förderrunden pro Jahr. Die rechte Spalte beschreibt, was AYDUKE dabei übernimmt.
| Aufgabe | Zeitpunkt | Beitrag der Software |
|---|---|---|
| Förderaufruf veröffentlichen | Wochen vor Antragsbeginn | Ein Beitrag, geplant auf mehreren Kanälen, Erinnerungsbeitrag kurz vor der Frist |
| Fragen zu Kriterien beantworten | während der Antragsphase | Assistent antwortet aus den Förderrichtlinien, Übergabe bei Einzelfällen |
| Beratungssprechstunde | während der Antragsphase | Termine mit Kapazität, Bestätigung und Erinnerung per E-Mail |
| Projekte vorstellen | laufend | Fotos und Berichte der Geförderten, eingeplant im Kalender |
| Veranstaltung zur Preisverleihung | einmal im Jahr | Anmeldung mit Platzzahl, Beiträge davor und danach |
| Ehrenamtliche oder Mentoren gewinnen | vor Programmstart | Aufruf mit Chat-Link, Kennenlerngespräche als buchbare Termine |
| Rückschau für den Vorstand | nach jeder Runde | Veröffentlichungsberichte und Gesprächsanalyse als XLSX oder CSV |
Eine Frage zur Förderfähigkeit im Website-Chat
Das Beispiel ist ausgedacht; weder die Stiftung noch der Verein existieren. Die Antworten stützen sich auf hinterlegte Förderrichtlinien.
Förderbereich und Frist stehen im Wissensbestand, die Sprechzeiten im Kalender. Eine Einschätzung zum konkreten Projekt gibt der Assistent nicht; das bleibt Aufgabe der Geschäftsstelle und der Gremien.
Kanäle für unterschiedliche Zielgruppen
LinkedIn
Förderpartner, Wissenschaft, Unternehmen, Stellenausschreibungen. Veröffentlichung über AYDUKE, Nachrichten dort direkt in der App.
Instagram und Facebook
Projektgeschichten mit Bild, Veranstaltungen, Ehrenamt. Nachrichten und Kommentare im zentralen Posteingang.
YouTube
Dokumentationen geförderter Projekte oder Aufzeichnungen von Fachtagungen. Nur Veröffentlichung von Videos.
Google-Unternehmensprofil
Sprechzeiten der Geschäftsstelle, Hinweise auf Veranstaltungen im Haus. Beitragsplanung, keine Antworten auf Bewertungen.
Website-Chat
Fragen von Antragstellern, direkt neben den Richtlinien. Chatfenster mit Logo und Farben der Stiftung.
Schreiben Geförderte oder Interessierte eher über WhatsApp oder Telegram, laufen auch diese Nachrichten im selben Posteingang ein. Über WhatsApp werden allerdings keine Beiträge veröffentlicht; für Rundschreiben an viele Empfänger bleibt der bisherige Newsletter zuständig.
Für Agenturen und freie Kommunikationsberater
Viele Stiftungen werden von kleinen Agenturen oder selbständigen Beraterinnen betreut, die mehrere gemeinnützige Kunden haben.
- Die Konten mehrerer Stiftungen lassen sich im Kontolimit eines Pakets in einem Panel verbinden, mit einem gemeinsamen Kalender
- Berichte über Veröffentlichungen gehen als XLSX oder CSV an Geschäftsführung und Vorstand
- Getrennte Arbeitsbereiche oder Benutzerrollen pro Kunde gibt es nicht; die Trennung erfolgt über die verbundenen Konten
- Für vermittelte Organisationen zahlt das kostenlose Partnerprogramm eine Provision
Keine Spendenabwicklung, keine Antragsbewertung. AYDUKE nimmt weder Spenden noch Zahlungen entgegen und verwaltet keine Stifter- oder Spenderdaten. Im Formular für Sprechstunden genügen Name, Kontakt und Termin; Projektunterlagen gehören in das offizielle Antragsverfahren. Beachten Sie bei Fotos aus geförderten Projekten die Einwilligung der Abgebildeten, bei Kindern die der Eltern. Das ist keine Rechtsberatung, sondern ein allgemeiner Hinweis zur DSGVO.
Die nächste Förderrunde vorbereiten
Im kostenlosen Demokonto, das nach der Anmeldung sofort funktioniert und keine Kreditkarte erfordert, planen Sie den Förderaufruf und eine Erinnerung vor Fristende, legen eine Sprechstunde an und stellen dem Assistenten eine Frage aus Ihren Richtlinien.
Häufige Fragen
Kann der Assistent sagen, ob ein Projekt förderfähig ist?
Nein. Er gibt die Kriterien wieder, die in Ihren Richtlinien stehen, und verweist für jede Einschätzung auf Sprechstunde oder Geschäftsstelle.
Können Spenden über AYDUKE eingehen?
Nein. Spenden, Zahlungen und Spenderverwaltung sind nicht enthalten. Der Assistent kann auf Ihre Spendenseite hinweisen, wenn Sie das hinterlegen.
Lässt sich eine Erinnerung vor Ende der Antragsfrist automatisch veröffentlichen?
Ja. Der Beitrag wird im Voraus vorbereitet und für das gewünschte Datum auf allen gewählten Kanälen eingeplant.
Lernt der Assistent aus unseren Förderrichtlinien auf der Website?
Ja, nach Bestätigung der Inhaberschaft liest er bis zu 500 Seiten Ihrer Website und aktualisiert das wöchentlich. Von Hand eingetragene Angaben haben Vorrang, falls sich etwas widerspricht.
Können Mitglieder des Vorstands sehen, was geplant ist?
Der Kalender lässt sich als Bericht exportieren. Eigene Zugänge mit eingeschränkten Rechten für einzelne Personen gibt es nicht.
Wie organisieren wir die Anmeldung zur Preisverleihung?
Als Termin mit fester Platzzahl und der Zahl der Begleitpersonen pro Anmeldung. Wer sich anmeldet, bekommt Bestätigung und Erinnerung per E-Mail und kann über den Link darin absagen, damit der Platz wieder frei wird.
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