Branche · Bildung & Nachhilfe
Vom Infoabend bis zur Zusage: das Schuljahr einer freien Schule im Chat
Elternanfragen an eine Schule in freier Trägerschaft kommen nicht gleichmäßig, sondern in Wellen: vor dem Tag der offenen Tür, nach den Halbjahreszeugnissen, kurz vor den Sommerferien. Diese Seite geht das Schuljahr Monat für Monat durch und zeigt, welche Fragen wann auflaufen, was ein Assistent aus den Angaben der Schule beantworten kann und wo das Sekretariat übernimmt.
- Infoabende und Schnuppertage mit begrenzter Platzzahl, direkt aus dem Chat buchbar
- Aufnahmegespräche warten immer auf die Freigabe der Schulleitung
- Fotos von Schülerinnen und Schülern nur mit schriftlicher Einwilligung der Eltern
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Schuljahr im Überblick
Wann Eltern was wissen wollen
Die Monate verschieben sich je nach Bundesland und Schulform. Das Muster dahinter ist aber an den meisten freien Schulen ähnlich: Die Entscheidung für eine Schule fällt lange vor dem ersten Schultag, und die Fragen häufen sich rund um feste Termine.
| Zeitraum | Typische Elternfrage | Was sich anbietet |
|---|---|---|
| September bis Oktober | Wann ist der nächste Infoabend, gibt es noch Plätze für die fünfte Klasse? | Termine für Infoabende öffnen, Rückblick auf die Einschulung posten |
| November bis Januar | Wie läuft das Aufnahmeverfahren, welche Unterlagen braucht die Bewerbung? | Tag der offenen Tür ankündigen, Schnuppertage buchbar machen |
| Februar bis März | Mein Kind wechselt nach dem Halbjahr, nehmen Sie Quereinsteiger auf? | Aufnahmegespräche mit Freigabe, Hinweis auf Wartelisten-Regeln der Schule |
| April bis Juni | Wann kommt die Zusage, wie sieht der erste Schultag aus? | Projektwochen, Konzerte, Abschlussfeiern, jeweils mit Einwilligung |
| Sommerferien | Ist das Sekretariat erreichbar, wann gibt es die Materialliste? | Ferienzeiten im Wissensbestand, Abwesenheitsverhalten des Assistenten |
Monate und Inhalte sind ein Beispiel. Maßgeblich sind der eigene Kalender der Schule und die Regeln des Trägers.
Fragen, die das Sekretariat jede Woche mehrfach hört
Diese Antworten gehören in den Wissensbestand, kurz und in der Sprache, die die Schule auch im Elternbrief verwendet. Steht vieles davon schon auf der Schulwebsite, liest der Assistent es nach Bestätigung der Inhaberschaft von dort und frischt es wöchentlich auf.
- Schulgeld und Ermäßigungen. Nur die Staffel, die der Träger veröffentlicht. Einzelfälle wie Geschwisterregelungen oder Härtefälle gehen an das Sekretariat.
- Pädagogisches Konzept in zwei Sätzen. Eltern wollen vor dem Infoabend wissen, ob die Richtung grundsätzlich passt.
- Ganztag, Mittagessen, Hortbetreuung. Uhrzeiten und was im Beitrag enthalten ist, soweit die Schule das festgelegt hat.
- Schulweg und Erreichbarkeit. Haltestellen, Schulbus, Fahrradstellplätze, Parkregeln beim Bringen.
- Aufnahmeverfahren. Reihenfolge der Schritte, Fristen, benötigte Unterlagen. Ob ein bestimmtes Kind aufgenommen wird, beantwortet der Assistent nicht.
- Abschlüsse und Anerkennung. Welche Abschlüsse an der Schule möglich sind, so wie die Schule es selbst formuliert.
Öffentlichkeitsarbeit mit Agentur oder aus dem Kollegium
AYDUKE ist keine Agentur, sondern eine Software. Sie übernimmt den Teil, der sonst an einer Lehrkraft mit Entlastungsstunde oder an einem Dienstleister hängt: Beiträge einplanen und zur richtigen Zeit veröffentlichen, Nachrichten von Eltern beantworten, Kennenlerntermine vergeben. Leitbild, Fotos und Texte bleiben Sache der Schule.
Eine Agentur betreut die Kommunikation
- Kampagne zur Anmeldephase und Fotoshooting kommen weiter von dort
- Die Agentur plant im gemeinsamen Kalender, die Schulleitung sieht jeden Termin
- Elternnachrichten landen trotzdem bei der Schule und nicht in einem fremden Postfach
Das Kollegium pflegt die Kanäle selbst
- Ein Beitrag zum Sommerfest geht einmal vorbereitet an Instagram, Facebook und das Google-Unternehmensprofil
- Ein Rundgang-Video lässt sich zusätzlich auf YouTube einplanen
- Stellenanzeigen für Lehrkräfte passen eher auf LinkedIn
Dienstleister, die mehrere Bildungseinrichtungen betreuen, verwalten deren Konten innerhalb der Kontogrenze ihres Pakets gemeinsam und geben Veröffentlichungsberichte als XLSX oder CSV an die Schulen weiter. Wer Schulen an AYDUKE vermittelt, erhält über das kostenlose Partnerprogramm eine Provision.
Eine Mutter fragt im Januar nach dem Schnuppertag
Zur Anschauung erfunden, keine echte Familie. Termine und Angaben kommen aus den Einstellungen einer gedachten Schule.
Die freien Vormittage zeigt das System aus dem Kalender, die Frist stammt aus dem Wissensbestand. Bei der Frage nach den Chancen bleibt der Assistent zurückhaltend, weil genau das eine Entscheidung der Schule ist.
Kennenlerntermine so anlegen, dass die Schulleitung den Überblick behält
Die Vorlage für Bildung ist ein Ausgangspunkt. Wichtig ist, jede Terminart getrennt anzulegen, weil Dauer, Gruppengröße und Freigabe sich deutlich unterscheiden.
Infoabend als Gruppentermin
Ein Termin mit fester Platzzahl, etwa für die Aula. Ist der Abend voll, bietet der Chat den nächsten an. Pro Anmeldung lässt sich die Zahl der Begleitpersonen abfragen.
Schnuppertag mit kleiner Kapazität
Wenige Plätze pro Vormittag und ein Vorlauf, damit die Klassenlehrkraft rechtzeitig Bescheid weiß.
Aufnahmegespräch nur mit Freigabe
Die Anfrage erscheint zuerst bei der Schulleitung. Erst nach der Freigabe bekommt die Familie die Bestätigung.
Lehrkräfte und Leitung mit eigenen Zeiten
Wer Gespräche führt, bekommt eigene Arbeitszeiten. Termine aus dem Outlook- oder Google-Kalender der Schule gelten als belegt.
Telefonische Anmeldungen nachtragen
Was am Telefon vereinbart wird, trägt das Sekretariat von Hand ein. So bleibt ein Platz nicht doppelt vergeben.
Kinderfotos nur mit Einwilligung der Eltern. Die DSGVO verlangt für Bilder, auf denen Schülerinnen und Schüler erkennbar sind, in der Regel eine Einwilligung der Sorgeberechtigten, die jederzeit widerrufen werden kann. Praktisch heißt das: eine aktuelle Liste führen, im Zweifel von hinten oder ohne Gesichter fotografieren und im Anmeldeformular nur Name, Kontakt und Termin abfragen, nicht Noten oder Förderbedarf. Das ist keine Rechtsberatung; Datenschutzbeauftragte des Trägers kennen die Vorgaben Ihres Landes.
Was die Software für eine Schule konkret erledigt
Chatfenster auf der Schulwebsite
Eine Codezeile, Anleitungen für WordPress, Wix und den Google Tag Manager. Logo und Farben der Schule, kein fremder Schriftzug.
Chat-Link für Elternbriefe
Über ayduke.com/chat/ mit dem Namen der Schule und einen QR-Code auf Plakat oder Flyer zum Tag der offenen Tür erreichbar.
Nachrichten an einem Ort
WhatsApp, Instagram-Direktnachrichten, Facebook Messenger und Website-Chat erscheinen in einem Posteingang. Kommentare unter Beiträgen auf Facebook und Instagram ebenso.
Ferien und Abwesenheit
Arbeitszeiten des Sekretariats und ein eigenes Verhalten für die Ferien. Der Assistent sagt dann, wann wieder jemand erreichbar ist.
Übergabe bei heiklen Themen
Stichwörter wie Mobbing, Beschwerde oder Kündigung leiten das Gespräch an eine Person. Stimmt der Absender zu, wird die Schule benachrichtigt.
Rückblick nach der Anmeldephase
Die Gesprächsanalyse ordnet Anfragen nach Thema und Dringlichkeit. So sieht die Schule, welche Fragen der Infoabend offen gelassen hat.
Einen Infoabend testweise anlegen
Das Demokonto ist gleich nach der Registrierung aktiv, eine Kreditkarte wird nicht verlangt. Legen Sie den nächsten Infoabend mit Platzzahl an, tragen Sie drei häufige Elternfragen ein und melden Sie sich über den Chat-Link selbst an.
Häufige Fragen
Kann der Assistent Schulgeld nach Einkommen berechnen?
Nein. Er nennt nur die Staffel, die Sie im Wissensbestand hinterlegen. Individuelle Berechnungen oder Ermäßigungen bleiben beim Sekretariat oder beim Träger.
Wird das Schulgeld über AYDUKE eingezogen?
Nein. Zahlungen, Verträge und die Verwaltung von Schülerdaten gehören nicht zum Funktionsumfang. AYDUKE deckt Kommunikation, Terminvergabe und Veröffentlichung ab.
Lassen sich für den Infoabend Begleitpersonen erfassen?
Ja, über eine Zusatzfrage im Formular und die Anzahl der Personen pro Reservierung. Die Kapazität des Abends zählt dann entsprechend mit.
Antwortet der Assistent auch Eltern, die auf Englisch schreiben?
Die Antwortsprache legt die Schule in den Einstellungen fest. Ob neben Deutsch weitere Sprachen sinnvoll sind, hängt von Ihrer Elternschaft ab.
Wer sieht die Nachrichten während der Ferien?
Sie bestimmen Arbeitszeiten und das Verhalten außerhalb davon. Im Entwurfsmodus bleiben Antworten liegen, bis jemand sie freigibt; im autonomen Modus antwortet der Assistent nur mit hinterlegten Angaben und verweist auf den Schulbeginn.
Dürfen Lehrkräfte Fotos direkt aus dem Unterricht posten?
Technisch ja, organisatorisch sollte eine Person vor dem Veröffentlichen prüfen, ob für alle erkennbaren Kinder eine Einwilligung vorliegt. Beiträge lassen sich als Entwurf speichern und erst nach dieser Prüfung einplanen.
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