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Vom Vorbericht bis zum Ergebnis: die Spieltagswoche im Verein vorausplanen
Im Sportverein ist die Woche um den Spieltag herum gebaut. Montags will jeder das Ergebnis sehen, donnerstags die Aufstellung, dazwischen fragen Eltern nach Probetrainings. Diese Seite zeigt einen Wochenplan für Beiträge, der sich an einem Abend vorbereiten lässt, und wie Anfragen zum Mitmachen beantwortet werden, während die Trainer auf dem Platz stehen.
- Beiträge für die ganze Woche einplanen, auf Instagram, Facebook, Telegram und YouTube
- Probetrainings je Altersklasse mit begrenzten Plätzen aus dem Chat buchen
- Keine Mitgliederverwaltung und kein Beitragseinzug: das bleibt bei Ihrer Vereinssoftware
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Wochenplan
Eine Spieltagswoche, Tag für Tag
Das Beispiel geht von einer Fußballabteilung mit Heimspiel am Sonntag aus. Handball, Volleyball oder Basketball verschieben die Tage, der Rhythmus bleibt ähnlich.
| Tag | Beitrag | Kanal |
|---|---|---|
| Montag | Ergebnis und zwei, drei Fotos vom Sonntag | Instagram, Facebook, Vereinsgruppe auf Facebook |
| Dienstag | Trainingszeiten der Jugend, Hinweis auf Probetraining mit Chat-Link | Instagram, Google-Unternehmensprofil |
| Mittwoch | Kurzes Video aus dem Training | Instagram, TikTok, YouTube |
| Donnerstag | Vorbericht zum Heimspiel, Anstoßzeit, Anfahrt | Facebook, Instagram, Telegram-Kanal |
| Samstag | Hinweis auf Kuchenverkauf oder Vereinsheim | Facebook, Google-Unternehmensprofil |
| Sonntag | Anpfiff, bei Absage sofortiger Hinweis | Telegram-Kanal, Instagram, Facebook |
Bis auf das Ergebnis lässt sich fast alles am Sonntagabend für die folgende Woche einplanen. Der Beitrag wird einmal erstellt und geht mit demselben Zeitplan an alle gewählten Konten.
Probetraining als buchbaren Termin anlegen
Die Vorlage für Bildung eignet sich als Ausgangspunkt, weil sie Gruppentermine mit mehreren Teilnehmenden kennt.
Je Altersklasse ein Termin
F-Jugend dienstags, E-Jugend mittwochs, Damen donnerstags. Jede Gruppe erhält Dauer und die Zahl der Schnupperplätze pro Einheit.
Trainer mit ihren Zeiten
Jede ehrenamtliche Trainerin wird als Fachkraft mit ihren Trainingszeiten angelegt. Ein privater Kalender in Google, Apple/iCloud oder Outlook kann abonniert werden, Termine dort gelten als belegt.
Freigabe oder automatisch
Bei den Jüngsten bestätigt das System automatisch. Bei vollen Mannschaften stellen Sie auf Freigabe, damit der Trainer entscheidet.
Formular knapp halten
Name, Kontakt der Eltern, Jahrgang des Kindes. Mehr braucht ein Schnuppertraining nicht.
Ein Vater fragt über den Instagram-Kanal des Vereins
Ausgedachter Dialog, keine Nachricht eines echten Mitglieds. Zeiten und Regeln stammen aus dem Wissensbestand, den die Abteilung gepflegt hat.
Der Assistent verspricht keinen Platz in der Mannschaft und nennt keinen Mitgliedsbeitrag, solange dieser nicht hinterlegt ist. Fragen zum Aufnahmeverfahren beantwortet er aus Ihrem Text und verweist auf den Antrag.
Womit Eltern und Neueinsteiger den Verein anschreiben
Diese Antworten gehören in den Wissensbestand. Steht vieles davon schon auf der Vereinswebsite, lernt der Assistent nach Bestätigung der Inhaberschaft von dort und aktualisiert das wöchentlich.
- Welche Mannschaft passt zum Jahrgang? Eine kleine Übersicht nach Altersklassen erspart viele Rückfragen.
- Wo genau ist das Training? Platz, Halle, Umkleide, Parkplatz, was bei Hallensperrung in den Ferien gilt.
- Was kostet die Mitgliedschaft? Nennen Sie den Beitrag nur, wenn er aktuell ist. Sonst lieber auf die Beitragsordnung verweisen.
- Gibt es Angebote für Erwachsene? Alte Herren, Freizeitgruppe, Gesundheitssport, Walking-Fußball.
- Wer ist Ansprechpartner? Funktionen statt Privatnummern, etwa Jugendleitung oder Geschäftsstelle.
- Findet das Spiel statt? Bei Unwetter oder Platzsperre die Absage zuerst im Telegram-Kanal posten, der Assistent verweist darauf.
Kinder und Jugendliche im Bild nur mit Einwilligung der Eltern. Das gilt für Mannschaftsfotos ebenso wie für Spielberichte mit vollem Namen. Viele Vereine holen die Einwilligung beim Eintritt schriftlich ein und halten eine Liste, wer nicht gezeigt werden möchte. Im Probetraining-Formular reichen Name, Kontakt und Jahrgang. Das ist keine Rechtsberatung; klären Sie Einzelheiten mit Ihrem Landessportbund oder Datenschutzbeauftragten.
Was die Software übernimmt und was nicht
Pünktlich veröffentlichen
Geplante Beiträge gehen auch dann raus, wenn der Medienwart selbst auf dem Platz steht. Bei vorübergehenden Fehlern versucht das System es erneut.
Plattformprüfung
Zu langer Text, fehlendes Bild bei Instagram, falsches Videoformat: das fällt vor dem Planen auf.
Ein Posteingang
Nachrichten aus Messenger, Instagram, WhatsApp, Telegram und dem Website-Chat, dazu Kommentare von Facebook, Instagram und Telegram.
Keine Mitgliederverwaltung
Mitgliederlisten, Beitragseinzug oder Lizenzverwaltung gibt es in AYDUKE nicht. Dafür nutzen Sie weiter Ihre Vereinssoftware.
Keine Beiträge in WhatsApp-Gruppen
WhatsApp ist nur Nachrichtenkanal. Für Ankündigungen an alle bietet sich ein Telegram-Kanal an.
Berichte für den Vorstand
Veröffentlichungen der letzten 90 Tage oder 12 Monate, Erfolgsquote je Plattform, als XLSX oder CSV für die Mitgliederversammlung.
Ehrenamtlicher Medienwart oder bezahlte Hilfe
Wer „Social-Media-Agentur für Sportvereine“ sucht, findet mit AYDUKE keine Agentur, sondern eine Software. Sie nimmt dem Verein die wiederkehrende Arbeit ab, für die sonst jemand bezahlt würde: planen, zur richtigen Zeit veröffentlichen, Nachrichten beantworten, Probetrainings vergeben.
Alles im Ehrenamt
- Der Medienwart plant sonntags die Woche
- Trainer liefern Fotos per Messenger an ihn
- Der Assistent fängt Anfragen während der Arbeitszeit ab
Mit Unterstützung von außen
- Eine Agentur oder ein Sponsor gestaltet Spieltagsgrafiken
- Die Grafiken landen im gemeinsamen Kalender des Vereins
- Nachrichten und Anfragen bleiben beim Verein
Freie Social-Media-Manager, die mehrere Vereine oder Abteilungen betreuen, verbinden deren Konten im Rahmen des Kontolimits ihres Pakets in einem Panel. Über das kostenlose Partnerprogramm erhalten sie Provision für vermittelte Organisationen.
Planen Sie eine Spieltagswoche zur Probe
Ein Demokonto steht direkt nach der Registrierung bereit, eine Kreditkarte ist nicht nötig. Verbinden Sie die Vereinsseite auf Facebook, legen Sie ein Probetraining an und stellen Sie die Beiträge der kommenden Woche in den Kalender. Die Einrichtung der Konten erklärt die Schritt-für-Schritt-Anleitung im Panel.
Häufige Fragen
Kann jede Abteilung ihre eigenen Konten verwalten?
Die Konten mehrerer Abteilungen lassen sich im Rahmen des Kontolimits in einem Panel verbinden. Getrennte Benutzerrollen oder Zugriffsrechte je Abteilung gibt es allerdings nicht; wer Zugang zum Panel hat, sieht alle verbundenen Konten.
Können Eltern ihr Kind für ein Probetraining selbst anmelden?
Ja, im Chat auf Website, Instagram, Facebook oder WhatsApp. Das System zeigt nur die freien Plätze der jeweiligen Altersklasse an und meldet neue Anmeldungen dem Trainer.
Kann AYDUKE den Mitgliedsbeitrag einziehen?
Nein. Zahlungen, Beitragseinzug und Mitgliederverwaltung gehören nicht zum Funktionsumfang. Der Assistent kann Ihre Beitragsordnung erklären, wenn sie im Wissensbestand steht.
Wie sagen wir kurzfristig ein Spiel ab?
Ein Beitrag im Telegram-Kanal erreicht Abonnenten direkt, parallel können Sie denselben Hinweis auf Instagram und Facebook veröffentlichen. Tragen Sie die Absage zusätzlich in den Wissensbestand ein, damit der Assistent auf Nachfrage richtig antwortet.
Können wir Spielszenen auf YouTube und TikTok hochladen?
Ja, als Video. Kommentare dort beantwortet AYDUKE nicht; das bleibt in der jeweiligen App.
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