Kullanım alanı · Emlak ve Yapı
Cevapsız kalan bir sakin mesajı site yönetiminde neye dönüşür?
Site yönetiminde bir mesajın gecikmesi nadiren küçük kalır: gece yazılan su sızıntısı sabah alt kata iner, cevapsız kalan taşınma sorusu iki kamyonun aynı saatte kapıya gelmesiyle biter. Bu sayfa kaçırılan mesajın site yönetiminde neye yol açtığını tek tek ele alıyor ve AYDUKE’nin hangi mesajı karşılayıp hangisini hemen ekibe aktardığını anlatıyor.
- Messenger, Instagram, WhatsApp, Telegram ve web sohbeti tek gelen kutusunda
- Acil kelimeler geçen konuşma canlı desteğe, ekibe SMS ve e-postayla haber
- Yük asansörü, toplantı salonu, kort gibi ortak alanlar için saatli rezervasyon
7 gün ücretsiz deneyin, kredi kartı istenmez
Kaçırılan mesaj
Beş cevapsız mesaj, beş farklı sonuç
Aşağıdakiler çoğu site yöneticisinin tanıdığı durumlar. Hiçbiri rakamla ölçülmüyor, ama hepsi bir sonraki genel kurulda konuşulur.
Gece gelen su sızıntısı
Mesaj sabaha kadar okunmazsa sızıntı alt dairenin tavanına ulaşır; konu artık bir tamir değil, iki komşu arasındaki anlaşmazlıktır.
Taşınma günü sorusu
Yük asansörü kimseye ayrılmadıysa iki taşınma aynı sabaha denk gelir; güvenlik iki kamyonu birden kapıda bulur.
Aidat sorusu
Cevapsız kalan “bu ayki artış neden?” sorusu kısa sürede sakinlerin kendi WhatsApp grubuna taşınır ve orada büyür.
Yeni yönetim kurulunun teklif talebi
Yönetim firması arayan bir sitenin mesajına günler sonra dönülürse görüşme başka bir firmayla yapılmış olur.
Aynı arızayı yazan on sakin
Asansör durduğunda herkes ayrı ayrı yazar. Her birine tek tek cevap vermek, arızayı çözmekten uzun sürebilir.
Hangi mesajı asistan karşılar, hangisi ekibe gider?
Asistan yalnızca firmanın ve sitenin bilgi bankasıyla konuşur, bilmediği konuda uydurmaz. Sohbet analizi gelen konuşmaları kategori, duygu ve aciliyete göre sınıflandırır.
| Mesaj | Asistanın yaptığı | Kime gider |
|---|---|---|
| Su, gaz, elektrik kesintisi, sızıntı | Sitenin acil numarasını verir, konuşmayı aktarır | Teknik ekip, hemen |
| Asansör arızası | Bildirimin alındığını ve genel süreci söyler | Teknik ekip |
| Aidat tutarı, borç, ödeme | Aidat bilgisinin nereden görüleceğini söyler; borç bilmez | Muhasebe |
| Taşınma, yük asansörü | Boş saatleri takvimden gösterir, rezervasyonu alır | Güvenlik ve yönetim, bilgi için |
| Toplantı salonu, kort, sosyal tesis | Kapasiteli rezervasyon | Yönetim ofisi, bilgi için |
| Komşu şikâyeti, gürültü | Yanıtlamaz, aktarır | Site müdürü |
| Yönetim hizmeti teklif talebi | Tanışma görüşmesi randevusu önerir | Satış sorumlusu |
“Su”, “sızıntı”, “gaz”, “yangın”, “mahsur”, “kapıda kaldım” gibi kelimeleri devir listesine ekleyin. Devredilen konuşmada ziyaretçi kabul ederse canlı desteğe aktarılır, ekibe SMS ve e-posta ile haber gider.
Cumartesi taşınacak bir sakinin WhatsApp mesajı
Örnek bir konuşmadır; gerçek bir sakine ya da siteye ait değildir.
Kurallar sitenin bilgi bankasından geldi. Boş dilimleri sistem, o bloğun asansör takviminden gösterdi; iki taşınmanın aynı dilime düşmesi mümkün olmadı.
Birden çok siteyi yöneten firmada kurulum sırası
Kurulumu çoğu firmada merkez ofis yapar. Hesaplar firmanın kendi geliştirici uygulamasıyla bağlanır; panelde her platform için adım adım kılavuz var.
Firma hesapları
Firmanın Instagram, Facebook, LinkedIn ve Google İşletme Profili hesapları. Buradan yeni site yönetim kurullarına görünürsünüz.
Site kanalları
Her sitenin duyuru kanalı: Telegram kanalı bot anahtarıyla, sitenin Facebook sayfası ya da grubu OAuth ile. Paketin hesap sınırı içinde hepsi aynı panelde durur.
Bilgi bankası
Her site için ayrı başlık: blok yapısı, acil numara, yönetim ofisi saatleri, taşınma kuralları, ortak alanlar. Excel ya da CSV ile toplu yüklenebilir.
Ortak alan hizmetleri
Yük asansörü, toplantı salonu, kort, çocuk kulübü: süre, kapasite, ne kadar önceden alınabileceği ve iptal süresiyle.
Önce taslak kipi
İlk haftalarda asistanın cevaplarını site müdürü onaylasın. Herkese açık yorumlara otomatik yanıt varsayılan olarak kapalı kalsın.
Sakinlere duyuru ritmi: ne zaman, hangi kanaldan?
Sakinlerin kendi WhatsApp grupları olsa da AYDUKE WhatsApp’a gönderi yayını yapmaz; resmî duyuru için sitenin Telegram kanalı ve Facebook grubu uygundur. Gönderi bir kez hazırlanır, seçilen sitelerin kanallarına aynı takvimle gider.
- Planlı kesinti ve bakım. Su deposu temizliği, asansör bakımı, jeneratör testi: birkaç gün önce ve bir gün önce iki gönderi.
- İlaçlama ve bahçe işleri. Evcil hayvan ve çocuklar için uyarıyla, haftanın başında.
- Genel kurul. Toplantı tarihi, yeri, gündem; hatırlatma toplantı haftası.
- Mevsim geçişi. Kalorifer açılışı, havuz sezonu, kar temizliği düzeni.
- Firmanın kendi hesabı. Yönetilen sitelerden bakım ve peyzaj çalışmaları Instagram ve LinkedIn’de. LinkedIn’de yalnızca yayın yapılır; oradaki mesajlar AYDUKE’ye düşmez.
Ajans mı tutmalı, merkez ofis mi yürütmeli?
AYDUKE bir sosyal medya ajansı değildir; içerik üretmez, firmanın adına konuşmaz. Ajansa rutin iş için ödenen kısım, yani duyuruların zamanında çıkması, mesajlara dönüş ve rezervasyon, firmanın kendi panelinde yürür.
Ajansla çalışan firma
- Firmanın tanıtım içeriği ve teklif sunumları ajanstan
- Site duyuruları yine merkez ofisin takviminde
- Sakin mesajları ajansa değil firmaya düşer
Kendi düzenini kuran firma
- Haftanın bakım duyuruları pazartesi topluca planlanır
- Gece gelen mesajlara site bilgisiyle ilk cevap gider
- Sohbet analizi hangi sitede hangi konunun biriktiğini gösterir
Emlak ve yapı sektöründe birden çok firmanın hesabını yöneten ajanslar ve serbest uzmanlar paketin hesap sınırı içinde bu hesapları tek panelde toplayabilir, raporları XLSX ya da CSV olarak iletebilir. AYDUKE’yi önerdiğiniz işletmeler için ücretsiz bir bayilik programı da var; önerdiğiniz işletme ödeme yaptıkça komisyon kazanırsınız.
Sınırlar ve veri
AYDUKE bir arıza takip, aidat ya da tahsilat sistemi değildir. Borç sorgulamaz, ödeme almaz, iş emri açmaz; site ya da blok bazında kullanıcı yetkisi de yoktur. Mevcut site yönetim yazılımınızla birlikte, iletişim tarafında çalışır.
Sakin mesajları kişisel veri içerir. Mesajların yapay zekâ ile işlenmesi siz onay vermeden başlamaz; aydınlatma metninizi KVKK açısından gözden geçirin. Bu not hukuki tavsiye değildir.
Bir sitenin yük asansörünü demoda tanımlayın
Demo hesabı hemen açılır, kredi kartı istenmez. Yük asansörünü üç saatlik bir hizmet olarak açın, acil kelimeleri devir listesine girin ve kendi telefonunuzdan önce taşınma, sonra su sızıntısı yazın.
Sık sorulan sorular
Sakinlerin WhatsApp grubuna duyuru gönderebilir miyiz?
Hayır. WhatsApp’ta gönderi yayını yok; yalnızca size gelen mesajlara yanıt verilir. Duyuru için sitenin Telegram kanalı, Facebook sayfası ya da grubu kullanılabilir.
Asistan bir sakinin aidat borcunu söyler mi?
Hayır. AYDUKE aidat ve tahsilat kaydı tutmaz. Asistan borç bilgisinin hangi uygulamadan ya da hangi saatte muhasebeden öğrenileceğini sizin yazdığınız şekilde anlatır.
Gece acil bir mesaj gelirse kim haberdar olur?
Devir anahtar kelimesi geçen konuşma asistanda kalmaz. Sakin kabul ederse canlı desteğe aktarılır ve firmaya SMS ve e-posta ile haber gider. Nöbetçi numaranızı bilgi bankasına yazmanız ilk dakikayı kurtarır.
On iki siteyi yönetiyoruz; her site müdürü yalnızca kendi sitesini görebilir mi?
Hayır. AYDUKE’de site ya da kullanıcı bazında yetki yok; panele giren kişi oradaki bütün hesapları görür. Bu yüzden çoğu firma paneli merkez ofisten yürütür.
Toplantı salonu rezervasyonunu sakin kendisi iptal edebilir mi?
Evet. Onay ve hatırlatma mesajındaki bağlantıdan rezervasyonunu görüp iptal edebilir; boşalan saat sohbette yeniden önerilir. Türkiye numaralarına bu mesajlar SMS olarak gider.
Asansör arızasında on kişi yazarsa ne olur?
Bilgi bankasına arıza bildirildiğinde söylenecek genel cevabı yazarsanız asistan hepsine aynı bilgiyi verir. İsterseniz arıza duyurusunu Telegram kanalına da planlarsınız; konuşmalar birleşik kutuda toplu durur.
İlgili kullanım alanları
İşletmenizi tek panelden yönetmeye hazır mısınız?
Kredi kartı gerekmeden 7 gün ücretsiz deneyin: hesaplarınızı bağlayın, ilk gönderinizi planlayın, asistanınızı eğitin.