Kullanım alanı · Sağlık ve Klinikler
Tek hekim, bir sekreter, bir hafta: muayenehanenin randevu düzenini kurmak
Muayenehanede randevu çoğu zaman hekimin kendi telefonunda ya da sekreterin defterinde tutulur. Bu sayfa AYDUKE’yi bir hafta içinde gün gün kurmayı anlatıyor: muayene türleri, hekimin başka yerdeki mesaisiyle çakışmayan takvim, sağlık mevzuatına uygun mesaj kuralları ve teşhis vermeyen bir asistan.
- İlk muayene ve kontrol için ayrı süre, ara ve onay kuralı
- Hekimin dış takvimi bağlanır, oradaki saatler meşgul sayılır
- Şikâyet alanı olmayan sade randevu formu, sağlık sorusu hekime aktarılır
7 gün ücretsiz deneyin, kredi kartı istenmez
İlk hafta
Pazartesiden pazara kurulum sırası
Aşağıdaki sıra tek hekimli bir muayenehane için yazıldı. Her gün bir akşam saatini geçmeyecek bir iş; hafta sonunda asistan taslak kipinde çalışıyor olur.
Pazartesi: hesaplar ve şablon
WhatsApp, Instagram ve Facebook hesapları muayenehanenin kendi geliştirici uygulaması üzerinden bağlanır; panelde her platform için adım adım kılavuz var. Randevu tarafında klinik şablonuyla başlanır.
Salı: muayene türleri
İlk muayene, kontrol, sonuç değerlendirme gibi türler ayrı hizmet olarak girilir. Her birine süre, iki hasta arasındaki ara ve onay kuralı verilir.
Çarşamba: dış takvim
Hekim hastanede ya da başka bir kurumda da çalışıyorsa o takvim ICS aboneliğiyle bağlanır. Oradaki nöbet ve ameliyat saatleri meşgul sayılır, muayenehane randevusuyla çakışmaz.
Perşembe: bilgi bankası
Adres, otopark, çalışma saatleri, ücret politikası, anlaşmalı kurumlar, randevuya gelirken yanınızda olması gerekenler. Siteniz varsa sahipliği doğrulanınca taranır.
Cuma: devir ve saat dışı
Sağlıkla ilgili kelimeler devir listesine eklenir, gece gelen mesaja hangi cümlenin verileceği seçilir.
Hafta sonu: taslak kipinde deneme
Asistan cevabı hazırlar, sekreter ya da hekim okuyup gönderir. Ton ve imza burada oturur.
Muayenehanede mesajı kim cevaplıyor?
Tek hekimli bir muayenehanede telefon ile WhatsApp aynı kişinin üzerindedir. Hekim muayenedeyken sekreter hem hastayı karşılar hem gelen mesajlara bakar; sekreter yoksa mesajlar akşama kalır. Gelen soruların çoğu idari bilgidir: hangi gün muayene var, kontrol ücreti ne, sonuçla gelirken randevu gerekir mi, yol tarifi.
AYDUKE bu idari kısmı üstlenir. Asistan muayenehanenin yazdığı bilgilerle cevap verir, boş saatleri sistem hekimin gerçek takvimine bakarak gösterir. Tıbbi içerikli her soru ise hekime kalır. Mesajların yapay zekâ ile işlenmesi siz onay vermeden başlamaz, onaydan sonra da taslak ya da otonom kipi siz seçersiniz.
WhatsApp, akşam 21:15
Randevu soran hasta, aynı mesajda şikâyetini de yazıyor
Örnek bir konuşmadır; gerçek bir müşteriye ait değildir.
“Başım dönüyor” ifadesi devir listesindeki bir kelimeye takıldığı için asistan belirtiyi yorumlamadı, acil yönlendirmesini muayenehanenin yazdığı cümleyle verdi ve konuşmayı hekime işaretledi. Randevu işletme onayına bağlı tanımlandığı için talep olarak düştü.
Muayene türüne göre randevu ayarı
Her muayenehane farklıdır; tablo yalnızca nereden başlanacağını gösterir. Süre ve ara değerlerini kendi pratiğinize göre girin.
| Tür | Önerilen ayar | Neden |
|---|---|---|
| İlk muayene | Daha uzun süre, işletme onayı | Sekreter hastanın kim olduğunu ve uygun günü görür |
| Kontrol | Kısa süre, otomatik onay | Hekimin önceden belirlediği bir takip ziyaretidir |
| Sonuç değerlendirme | Kısa süre, günün belli saatleri | Muayene akışını bölmemek için bir blokta toplanır |
| Telefonla gelen randevu | Elle ekleme | Takvimde dolu görünür, çift kayıt olmaz |
Randevu ne kadar önceden alınabilir, en geç ne zamana kadar iptal edilebilir: bunları kurallarda ayrıca belirlersiniz.
Sağlık mevzuatı ve veri
Randevu formuna şikâyet ya da açıklama alanı açmayın. Ad, telefon ve tarih yeterlidir; muayenehaneye alınan bir randevu bile kişinin orada muayene olduğunu gösterdiği için sağlık verisi sayılabilir. Sohbet kayıtlarını kısa süre saklayın. Türkiye’de sağlık hizmetlerinin tanıtımı mevzuatla sınırlandırılmıştır: gönderilerde ve otomatik cevaplarda tedavi ya da sonuç vaadi, önce/sonra görseli ve hasta yorumu kullanmayın. KVKK’daki aydınlatma ve açık rıza yükümlülüklerini gözden geçirin. Bu not hukuki tavsiye değildir.
Hesaplarda ne paylaşılır, nerede?
Muayenehane hesapları tanıtım için değil bilgilendirme için vardır. Gönderi bir kez hazırlanır, seçtiğiniz hesaplara aynı saatte planlanır.
Google İşletme Profili
Çalışma saatleri, bayram ve izin günleri, adres değişikliği. Burada gönderi planlanır; mesaj ve yorum yanıtlanmaz.
Instagram ve Facebook
Muayenehanenin nasıl çalıştığı, randevu alma yolu, hekimin katıldığı eğitimler. Instagram için işletme hesabı ve görsel gerekir.
WhatsApp
Hastaların en çok yazdığı kanal. Mesajlar yanıtlanır, gönderi yayını yapılmaz.
Web sitesi sohbeti
Tek satır kodla eklenir, muayenehanenin logosu ve renkleriyle açılır. Site yoksa sohbet bağlantısı ve QR kod bekleme salonunda kullanılabilir.
Ajansla sürdürmek ya da muayenehanede tutmak
AYDUKE bir ajans değildir; hekim adına içerik yazmaz, tanıtım stratejisi kurmaz. Ajansa ya da danışmana ödenen rutin işi, yani paylaşım takvimini, mesajlara dönüşü ve randevuyu muayenehanenin kendi elinde yürütmeyi sağlayan bir yazılımdır.
Ajansla çalışan muayenehane
- Ajans içerik hazırlar, yayından önce hekim onaylar
- Hasta mesajları ajansa değil muayenehaneye düşer
- Yayın raporları XLSX ya da CSV ile paylaşılır
Kendi yöneten muayenehane
- Sekreter ayda bir kez duyuruları planlar
- Asistan idari soruları cevaplar, gerisini hekime bırakır
- Sohbet analizi hangi günün en çok sorulduğunu gösterir
Sağlık alanındaki hesapları yöneten ajanslar ve serbest uzmanlar da paketin hesap sınırı içinde birden çok muayenehaneyi tek panelde toplayabilir. Önerdikleri işletmeler ödeme yaptıkça komisyon kazandıran ücretsiz bir bayilik programı var.
Kendi haftanızı deneyin
Demo hesabı hemen açılır, kredi kartı istenmez. Klinik şablonunu seçin, iki muayene türü tanımlayın, kendi takviminizi bağlayın ve telefonunuzdan hasta gibi randevu isteyin.
Sık sorulan sorular
Asistan hastaya teşhis ya da ilaç önerisi verir mi?
Hayır. Bilgi bankasında olmayan konuda uydurmaz; sağlıkla ilgili sorular devir kelimeleriyle hekime aktarılır. Asistanın işi idari bilgi ve randevudur.
Hekim başka bir hastanede de çalışıyor; randevular çakışmaz mı?
Google, Apple ya da Outlook takvimini ICS aboneliğiyle bağlarsınız. Oradaki etkinlikler meşgul sayılır ve o saatler muayenehane randevusuna kapanır.
Özel poliklinik ya da diş kliniği sayfalarından farkı ne?
Burada tek hekim ve çoğu zaman tek sekreter var; uzman sayısı birdir, takvim de hekimin kendi mesaisine göre kurulur. Birden çok hekimli yapılar için özel poliklinikler sayfası daha uygundur.
Hastaya randevu hatırlatması gidiyor mu?
Evet. Randevu oluşunca onay, öncesinde hatırlatma mesajı gider; Türkiye numaralarına SMS olarak ulaşır. Yabancı numarası olan hasta e-posta ile bilgilendirilir. Mesajda iptal bağlantısı bulunur.
Sekreterim yok; muayene arasında mesajlara kim bakacak?
İdari sorulara asistan cevap verir, randevu taleplerini takvime düşürür. Hekime kalan konuşmalar birleşik gelen kutusunda bekler, muayene aralarında ya da akşam tek ekrandan bakılır. Yeni randevu size SMS ve e-posta ile bildirilir. Günlük cevap sınırı ve çalışma saatleri dışındaki davranış da sizin ayarınızdır.
Muayene ücreti ya da kapora AYDUKE ile alınabilir mi?
Hayır. AYDUKE ödeme almaz; ücret muayenehanenin kendi düzeninde tahsil edilir. Asistan yalnızca bilgi bankasına yazdığınız ücret bilgisini paylaşır.
İlgili kullanım alanları
İşletmenizi tek panelden yönetmeye hazır mısınız?
Kredi kartı gerekmeden 7 gün ücretsiz deneyin: hesaplarınızı bağlayın, ilk gönderinizi planlayın, asistanınızı eğitin.