Kullanım alanı · Eğitim
Tanıtım gününden eylül açılışına: bir özel okulun kayıt yılı ve veli mesajları
Bir özel okulun mesaj kutusu yıl boyunca aynı yoğunlukta değildir; tanıtım günleri, burs dönemi, kayıt haftaları ve okul açılışı ayrı dalgalar hâlinde gelir. Bu sayfa okulun yılını dönem dönem izliyor ve AYDUKE’nin her dalgada velinin sorusunu okulun bilgisiyle nasıl karşıladığını, kararı gerektiren konuşmayı kayıt ofisine nasıl aktardığını gösteriyor.
- Web sitesi sohbetinde okul bilgisiyle cevap, veli kabul ederse kayıt ofisine canlı aktarım
- Okul gezisi ve tanıtım günü için kontenjanlı randevu
- Instagram DM, WhatsApp ve Messenger mesajları tek kutuda
7 gün ücretsiz deneyin, kredi kartı istenmez
Kayıt yılının mantığı
Velilerin çoğu okul seçerken önce web sitesine ve Instagram hesabına bakar, sonra bir soru yazar, en son okula gelir. O ilk soru çoğu zaman mesai dışında gelir: akşam yemeğinden sonra, çocuk uyuduktan sonra. Kayıt ofisi o saatte kapalıdır. AYDUKE’nin okuldaki işi, bu soruyu okulun kendi bilgisiyle karşılamak, veli isterse mesai içinde kayıt ofisine canlı bağlamak ve okul gezisi randevusunu takvime yazmaktır.
Bir okul yılında veli mesajlarının dört dalgası
Tarihler okuldan okula ve kademeden kademeye değişir. Aşağıdaki akış ilkokul, ortaokul ve lise kademesi olan bir okulun tipik yılını gösteriyor.
- Sonbahar ve kışTanıtım günleri ve okul gezileri. “Hangi gün gelebiliriz, çocuğumu da getirebilir miyim?” soruları. Gezi saatleri kontenjanla takvime açılıyor, veliler sohbetten yer seçiyor.
- BaharOkulun kendi bursluluk sınavı dönemi. “Başvuru nasıl yapılır, hangi sınıflar girebilir?” soruları çoğalıyor. Asistan okulun yazdığı başvuru yolunu anlatıyor; başvurunun kendisi okulun sisteminde kalıyor.
- Yaz başıLise kademesinde LGS sonuçlarının ardından yoğun bir hafta. Kayıt görüşmesi isteyen veliler canlı desteğe aktarılıyor; kayıt ofisine SMS ve e-posta ile haber gidiyor.
- Ağustos sonuServis güzergâhı, kıyafet, kitap listesi, ilk gün saati. Sorular yeni kayıtlı ailelerden geliyor; cevaplar bilgi bankasından veriliyor, duyurular Facebook sayfasında ve Telegram kanalında yayınlanıyor.
- EkimSohbet analizi yılın en çok sorulan konularını gösteriyor; bilgi bankası bir sonraki tanıtım dönemi için güncelleniyor.
Pazar 21:40, okulun web sitesi
Beşinci sınıf için okul bakan bir baba
Örnek bir konuşmadır; gerçek bir veliye ait değildir.
Ders saati ve servis kuralı okulun bilgi bankasından, gezi saatleri takvimden geldi. Ücret sorusunda asistan okulun koyduğu kuralı uyguladı. Kayıt ofisi mesai dışında olduğu için canlı aktarım önerilmedi; mesai içinde veli kabul etseydi ofise SMS ve e-posta ile haber gidecekti.
Kayıt ofisinin canlı destek konsolu
Asistanın cevabı yetmediğinde ya da veli bir insanla konuşmak istediğinde sohbet canlı desteğe aktarılır. Kayıt ofisi konuşmayı konsoldan sürdürür.
Kuyruk
Kayıt haftasında aynı anda birkaç veli beklerken kimin önce geldiği görünür.
Ziyaretçi kartı
Velinin daha önce asistanla neyi konuştuğu önünüzde durur; aynı soruyu yeniden sormazsınız.
Hazır yanıtlar
Kayıt belgeleri, görüşme adımları, kardeş kaydı kuralı gibi sık cevaplar bir kez yazılır, konuşmada yeniden kullanılır.
AI önerisi
Konsol, okulun bilgi bankasına dayanan bir cevap taslağı önerir; göndermeden önce siz düzenlersiniz.
Döküm indirme
Görüşmenin dökümünü indirip kayıt dosyasına ekleyebilirsiniz.
Okul gezisi takvimi
Her gezi saati kontenjanlı; birden çok aile aynı geziye katılır, kontenjan dolunca saat görünmez.
Veli bilgilendirmesi hangi kanalda yürür?
Aday veliye yapılan tanıtım ile kayıtlı veliye yapılan bilgilendirme farklı kanallarda işler. Gönderi bir kez hazırlanır, seçilen hesaplara aynı takvimle gider.
| İçerik | Kanal | Not |
|---|---|---|
| Tanıtım günü ve okul gezisi duyurusu | Instagram, Facebook, Google İşletme Profili | Sohbet bağlantısıyla, kayıt yolunu göstererek |
| Kulüp, laboratuvar, spor etkinliği kareleri | Instagram, YouTube, TikTok | Öğrenci yüzü yalnızca veli onayıyla |
| Kayıtlı velilere servis ve takvim duyurusu | Telegram kanalı, Facebook sayfası | WhatsApp’a toplu gönderi yayını yapılmaz |
| Veli derneği ve sınıf duyuruları | Facebook grupları | Grup yönetiminin kurallarına göre |
| Kurum haberleri, öğretmen alımı | Yalnızca yayın; mesajlar panele düşmez |
WhatsApp okulda bire bir mesaj kanalıdır; asistan velinin WhatsApp sorusunu cevaplar ama WhatsApp’a duyuru yayınlanmaz. Instagram gönderisi işletme hesabı ve görsel ister.
Öğrenci fotoğrafı ve formda sorulmayacaklar
Okulun en güçlü içeriği öğrencilerdir ve en hassas içeriği de öğrencilerdir. Yüzü seçilen her öğrenci için velinin açık ve yazılı onayını alın; onay vermeyen ailelerin çocuklarını arkadan ya da yüzü görünmeyecek biçimde çekin. İsim, sınıf, forma üzerindeki numara gibi çocuğu tanıtan ayrıntıları paylaşım metnine yazmayın.
Okul gezisi formunda velinin adı, telefonu ve çocuğun sınıf düzeyi yeterlidir. Sağlık durumu, özel eğitim ihtiyacı ya da aile durumu gibi konuları formda sormayın; bunlar kayıt görüşmesinde, yüz yüze konuşulur. Asistana da bu konularda görüş bildirmemesi, veliyi kayıt ofisine yönlendirmesi kuralını yazın. KVKK kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğünüzü gözden geçirin. Bu not hukuki tavsiye değildir.
Okulun sosyal medyası: ajans mı, kurum içi ekip mi?
AYDUKE bir sosyal medya ajansı değildir; tanıtım filmi çekmez, kampanya kurmaz. Ajansa ödenen rutin işi, yani planlamayı, zamanında yayını, mesaj ve yorumlara dönüşü ve randevuyu okulun kendi elinde yürütmeyi sağlayan bir yazılımdır.
Ajansla çalışan okul
- Tanıtım görselleri ajanstan gelir, yayın onayı okulun panelinde
- Veli mesajları ajansa değil kayıt ofisine düşer
- Ajans yayın raporlarını panelden alır
Kurum içi iletişim sorumlusu olan okul
- Dönem başında tanıtım günleri ve açılış duyuruları takvime konur
- Mesai dışındaki veli sorusuna okul bilgisiyle cevap gider
- Yayın raporu hangi hesapta paylaşımın aksadığını gösterir
Eğitim kurumlarının hesaplarını yöneten ajanslar ve serbest uzmanlar da paketin hesap sınırı içinde birden çok okulu ya da kampüsü tek panelde, tek takvimde toplayabilir, raporları XLSX ya da CSV olarak iletebilir. AYDUKE’yi önerdiğiniz kurumlar ödeme yaptıkça komisyon kazandıran, ücretsiz bir bayilik programı da var.
Tanıtım döneminden önce hazırlanacaklar
Hesaplar okulun kendi geliştirici uygulaması üzerinden OAuth ile bağlanır, Telegram kanalı bot anahtarıyla. Panelde her platform için adım adım kılavuz var.
- Kademe kademe bilgi kaydı. Her kademenin ders programı özeti, yabancı dil, kulüpler, okul saatleri. Web sitenizin sahipliğini doğrularsanız sayfalar taranır ve haftada bir yenilenir.
- Ücret ve burs cümlesi. Rakam mı verilecek, görüşmeye mi bırakılacak; burs başvurusu hangi yolla yapılıyor.
- Canlı destek saatleri. Kayıt ofisinin mesai saatleri ve mesai dışında asistanın ne diyeceği.
- Devir kelimeleri. “nakil”, “disiplin”, “şikâyet”, “rehberlik” gibi ifadeler geçen konuşma asistanda kalmasın, ilgili kişiye aktarılsın.
- Sohbet penceresi. Tek satır kodla siteye eklenir; WordPress ve Google Tag Manager için kurulum rehberi var. Pencere okulun logosu ve renkleriyle açılır, AYDUKE adı görünmez.
Bir okul gezisini veli gibi rezerve edin
Demo hesabı hemen açılır, kredi kartı istenmez. Bir okul gezisi hizmetini kontenjanıyla tanımlayın, kayıt ofisinin saatlerini girin ve kendi telefonunuzdan veli gibi yazıp hem asistanın cevabını hem canlı destek aktarımını deneyin.
Sık sorulan sorular
Asistan okul ücretini söyler mi?
Yalnızca bilgi bankasına yazdıysanız. Birçok okul ücreti kayıt görüşmesinde paylaşmayı tercih eder; bu kuralı yazarsanız asistan rakam vermez, veliyi görüşmeye ya da okul gezisine yönlendirir.
Kayıtlı velilere WhatsApp’tan toplu duyuru gönderebilir miyiz?
Hayır. AYDUKE WhatsApp’a gönderi yayınlamaz. Duyuruları Telegram kanalında, Facebook sayfasında ve veli gruplarında yayınlayabilirsiniz; WhatsApp’ta velinin bire bir sorusu cevaplanır.
Canlı destek mesai dışında da çalışır mı?
Aktarım için kayıt ofisinde birinin olması gerekir. Mesai dışında asistan okul bilgisiyle cevap verir, veliye ofisin açılış saatini söyler ve konuşma birleşik kutuda sizi bekler.
Özel eğitim ihtiyacı soran veliye asistan ne der?
Bu konuyu devir kelimesi olarak tanımlamanızı öneririz. Asistan görüş bildirmez, veliyi rehberlik birimiyle ya da kayıt ofisiyle görüşmeye yönlendirir.
İki kampüsümüz var; gezi takvimleri ayrı tutulabilir mi?
Evet. Her kampüsün gezisini ayrı hizmet olarak tanımlarsınız; veli kampüsü seçtiğinde yalnızca oranın boş saatleri görünür. Kampüs bazında kullanıcı yetkisi ise yoktur; paneli kullananlar bütün kampüsleri görür.
Anaokulu kademesi için ayrı bir düzen gerekir mi?
Okul öncesi ailelerin soruları uyum süreci, uyku ve beslenme etrafında döner. Ayrı bir anaokulunuz varsa anaokulları sayfası bu kademeye özgü kurulumu anlatır.
İlgili kullanım alanları
İşletmenizi tek panelden yönetmeye hazır mısınız?
Kredi kartı gerekmeden 7 gün ücretsiz deneyin: hesaplarınızı bağlayın, ilk gönderinizi planlayın, asistanınızı eğitin.