Kullanım alanı · Sağlık ve Klinikler
Servis kapıda, veli telefonda: bir özel eğitim merkezinin günü
Özel eğitim ve rehabilitasyon merkezinde gün sabah servislerle başlar; bireysel ve grup eğitimleri, veli görüşmeleri ve yeni kayıt soruları aynı güne sığar. Mesajların çoğu velidir ve büyük kısmı idari konulardır: kayıt için hangi belge gerekiyor, servis hangi bölgeye gidiyor, tanışma görüşmesi ne zaman? Bu sayfa merkezin bir gününü izliyor ve AYDUKE’nin bu soruları çocuğun durumuna dair hiçbir bilgi toplamadan nasıl karşıladığını gösteriyor.
- Asistan kayıt belgeleri, servis bölgesi ve çalışma saatleri gibi idari soruları yanıtlar
- Tanışma görüşmesi ve veli görüşmesi randevusu, işletme onaylı
- Formda yalnızca veli adı, telefon ve tarih; tanı ya da rapor bilgisi istenmez
7 gün ücretsiz deneyin, kredi kartı istenmez
Salı
Sabah servisinden akşam veli görüşmesine
Örnek merkezde altı eğitimci, bir müdür, bir sekreter ve iki servis aracı var. Aşağıdaki akış tek bir salıyı izliyor.
- 07:45Servisler yolda. Bir veli “bugün gelemiyoruz” yazıyor; mesaj sekreterin ekranına düşüyor.
- 09:00Gece gelen dört yeni kayıt sorusuna asistan cevap vermiş: kayıt için gereken belgeler, servis bölgeleri, tanışma görüşmesinin nasıl yürüdüğü.
- 11:30Bir veli çocuğunun durumunu uzun uzun anlatıyor. Asistan içeriğe girmiyor, sabit cümleyle tanışma görüşmesini öneriyor ve sohbeti müdüre aktarıyor.
- 14:00Haftalık etkinlik gönderisi planlandığı saatte çıkıyor; çocuk görüntüsü yok, sınıfın hazırlanmış hâli var.
- 16:30Veli görüşmesi. Müdürün takviminde, işletme onaylı alınmış.
- 18:00Yarının tanışma görüşmeleri için hatırlatma SMS’leri sırada.
Velilerin idari soruları ve bilgi bankası
Asistan bilgi bankanızda olmayan bir konuda uydurmaz; sohbeti size aktarmayı önerir. Bu alanda bilgi bankasını idari bilgiyle sınırlı tutun.
- Kayıt süreci. Kayıt için gereken belgelerin listesi ve nasıl teslim edildiği; belgelerin sohbetten gönderilmemesi gerektiği.
- Destek kapsamı. Merkezinizin hangi kapsamda eğitim verdiğini ve velinin bu konuda nereye başvurduğunu, resmî süreci doğru anlatan genel bir cümleyle.
- Servis. Servisin gittiği bölgeler ve saatler.
- Eğitim düzeni. Bireysel ve grup eğitimlerinin genel süresi, çalışma günleri.
- Tanışma görüşmesi. Görüşmenin süresi, kimlerin katıldığı, merkezin gezilip gezilemeyeceği.
- Sabit cümle. “Çocuğunuzun durumu hakkında buradan bilgi veremiyoruz; tanışma görüşmesinde birlikte konuşuyoruz.”
Pazar, 21:30, WhatsApp
Yeni kayıt için merkezi araştıran bir anne
Örnek bir konuşmadır; gerçek bir veliye ait değildir.
Asistan çocuğun durumu hakkında soru sormadı. Servis bölgesi ve tanışma görüşmesinin düzeni merkezin bilgi bankasındaydı. Görüşme işletme onaylı açıldığı için müdür talebi görüp onayladı.
Takvime giren görüşmeler
Her hizmete süre, ara ve sorumlu kişi atanır. Hizmet adlarını genel tutmak, hatırlatma mesajlarının gizliliğine katkı sağlar. Haftalık eğitim programı AYDUKE’de tekrarlayan randevu olarak tutulmaz.
Tanışma görüşmesi
Yeni veliler için; işletme onaylı, müdürün takviminde.
Veli görüşmesi
Kayıtlı öğrencilerin velileriyle süreç görüşmesi; eğitimcinin takviminde.
Merkez ziyareti
Merkezi görmek isteyen aileler için kısa ziyaret saatleri.
Bilgilendirme toplantısı
Veli grubu için tek seferlik etkinlik; salon kapasitesiyle.
Telefonla alınan görüşme takvime elle eklenir; o saat sohbette de dolu görünür. Eğitimcilerin kişisel takvimi abonelikle bağlanırsa oradaki işler meşgul sayılır.
Hesaplar: ajans mı, merkezin kendisi mi?
AYDUKE bir sosyal medya ajansı değildir; içerik üretmez, merkez adına konuşmaz.
Merkez kendisi yürütürse
- Etkinlik ve duyuru gönderileri haftalık planlanır
- İdari soruları asistan taslak olarak hazırlar, sekreter onaylar
- Hesaplar merkezin kendi geliştirici uygulamasıyla OAuth üzerinden, panelde adım adım kılavuzla bağlanır
- Mesajların yapay zekâ ile işlenmesi merkez onay vermeden başlamaz
Ajans ya da serbest uzman varsa
- Ajans onaylanmış gönderileri takvime koyar
- Veli mesajları ajansa değil yalnızca merkeze düşmeli
- Uzman paketin hesap sınırı içinde birden çok kurumu tek panelde tutar, raporları XLSX ya da CSV olarak iletir
- Ücretsiz bayilik programıyla önerilen işletmeler ödeme yaptıkça komisyon kazanılır
Paylaşımda dikkat edilecekler
Gönderi bir kez hazırlanır, seçilen hesaplara aynı takvimle gider; içeriğin mevzuata ve etik kurallara uygunluğu merkezin sorumluluğundadır.
| Paylaşım | Değerlendirme | Not |
|---|---|---|
| Sınıf ve materyal hazırlığı | Uygun | Çocuk görünmeden |
| Ekip tanıtımı | Uygun | Unvanlar resmî olduğu gibi |
| Bilgilendirme toplantısı ve etkinlik duyurusu | Uygun | Instagram, Facebook, Google İşletme Profili |
| Öğrencinin yüzü, adı ya da ilerlemesi | Uygun değil | Veli onayı olsa bile kaçınılması önerilir |
| “Konuşmaya başladı”, “yürümeye başladı” hikâyeleri | Uygun değil | Sonuç vaadi ve hassas veri |
Instagram’a medyasız gönderi gitmez. Herkese açık yorumlara otomatik cevap ayrı bir kiptir ve varsayılan olarak kapalıdır; kapalı tutun.
Özel nitelikli veri
Randevu formunda ve sohbette çocuğun tanısını, raporunu ya da gelişimine dair bilgiyi istemeyin; belgeleri sohbetten kabul etmeyin. Bu bilgiler özel nitelikli kişisel veridir ve merkezin kendi güvenli kayıt sürecinde alınmalıdır. Formda veli adı, telefon ve tarih yeterlidir. Sohbet kayıtlarını kısa süre saklayın. KVKK’daki aydınlatma ve açık rıza yükümlülüklerini ve bağlı olduğunuz mevzuatı gözden geçirin. Bu not hukuki tavsiye değildir.
Bir tanışma görüşmesini demoda kurun
Demo hesabı hemen açılır, kredi kartı istenmez. Tanışma görüşmesini işletme onaylı açın, servis bölgelerinizi ve sabit cümlenizi yazın, asistanı taslak kipinde bırakıp “kayıt için ne gerekiyor?” diye sorun.
Sık sorulan sorular
Asistan bir çocuğun merkeze uygun olup olmadığını söyler mi?
Hayır. Asistan yalnızca idari bilgi verir. Uygunluk değerlendirmesi tanışma görüşmesinde ve resmî süreçte yapılır.
Haftalık eğitim programını AYDUKE’de tutabilir miyim?
Tekrarlayan ders kaydı tutulmaz. Haftalık program merkezin kendi düzeninde kalır; tanışma, veli görüşmesi ve ziyaret gibi tek tek alınan randevular takvimde yürür.
Servis değişikliklerini velilere nasıl bildiririm?
Gelen kutusundan WhatsApp ya da Messenger ile veliye kendiniz yazabilirsiniz. Genel duyuruları gönderi olarak paylaşabilirsiniz; WhatsApp’a gönderi yayımlanmaz.
Velilerin “bugün gelemiyoruz” mesajları ne olur?
“Gelemiyoruz”, “hasta”, “izin” gibi kelimeleri devir anahtar kelimesi yaparsanız bu mesajlar doğrudan sekretere düşer.
Asistanı tamamen kapalı tutabilir miyiz?
Evet. Mesajların yapay zekâ ile işlenmesi siz onay vermeden başlamaz. Asistan kapalıyken de mesajlar tek gelen kutusunda toplanır; takvim ve planlı paylaşım çalışır.
İlgili kullanım alanları
İşletmenizi tek panelden yönetmeye hazır mısınız?
Kredi kartı gerekmeden 7 gün ücretsiz deneyin: hesaplarınızı bağlayın, ilk gönderinizi planlayın, asistanınızı eğitin.