Kullanım alanı · Kurum, Topluluk ve Çok Şubeli İşletmeler
Mahalle derneğinden şubeli derneğe: duyuru, grup paylaşımı ve üye soruları
Bir derneğin sosyal medyası çoğu zaman tek bir gönüllünün telefonunda yaşar; şubeli derneklerde ise her şubenin kendi sayfası, kendi grubu, kendi yöneticisi vardır. Bu sayfa iki ölçeği yan yana koyuyor: küçük bir derneğin ve şubeli bir derneğin AYDUKE ile duyurularını Facebook gruplarına nasıl taşıdığını, üye adaylarının sorularını nasıl karşıladığını ve yönetim değiştiğinde hesapları nasıl koruduğunu anlatıyor.
- Bir duyuru bir kez hazırlanır; sayfaya, Instagram’a ve Facebook gruplarına gider
- Üye adayının sorusuna derneğin kendi bilgisiyle ilk cevap
- AYDUKE bağış, aidat ya da ödeme toplamaz
7 gün ücretsiz deneyin, kredi kartı istenmez
İki ölçek
Tek gönüllünün yürüttüğü dernek ve şubeli dernek
İhtiyaç aynıdır: duyuru zamanında çıksın, soru cevapsız kalmasın. Farkı hesap sayısı ve kimin neye baktığı belirler.
Küçük dernek
- Bir Facebook sayfası, üç dört Facebook grubu, bir WhatsApp hattı
- Duyuruları işten sonra bir gönüllü hazırlar; haftanın gönderileri pazar akşamı planlanır
- Asistan “toplantı ne zaman”, “lokal nerede”, “nasıl üye olurum” sorularını karşılar
- Başlangıç paketi Facebook, X ve Instagram üçlüsüyle yetebilir
Şubeli dernek
- Genel merkez ve şubelerin sayfaları paketin hesap sınırı içinde tek panelde
- Ortak duyuru bir kez hazırlanıp bütün şube sayfalarına aynı takvimle gider
- Şubeye ayrı kullanıcı ya da yetki tanımı yoktur; paneli merkez yürütür
- Şube kendi panelini istiyorsa kendi paketini açar
Örnek
Bir hemşehri derneğinde yıllık geceden önceki üç hafta
Hemşehri dernekleri üyelerine en çok Facebook gruplarından ulaşır; üyelerin önemli kısmı başka şehirlerde yaşar. Aşağıdaki akış tek şubeli bir derneği örnek alıyor.
- 3 hafta önceGece duyurusu hazırlanır; derneğin sayfasına, Instagram hesabına ve hemşehri gruplarına aynı gün 20:00 için planlanır.
- 2 hafta önceMesajlar gelir: “Masa nasıl ayırtılır?”, “Çocukla gelebilir miyiz?”. Asistan derneğin bilgisini verir, katılım kaydını kapasiteli bir hizmet olarak alır.
- 10 gün önceHatırlatma gönderisi ve sahne programı. Gruplardaki tekrar paylaşım, grup kurallarına göre yalnızca izin veren gruplarda.
- 3 gün önceKayıt olanlara hatırlatma mesajı gider; gelemeyecek olan bağlantıdan kaydını iptal eder, yer boşalır.
- Geceden sonraFotoğraflar, çekilenlerin onayıyla paylaşılır. Sohbet analizi en çok ulaşım ve çocuk katılımının sorulduğunu gösterir.
Facebook gruplarına ne, hangi kuralla gider?
Facebook gruplarında otomatik paylaşım var. Paylaşım yetkiniz olan gruplarda bile her grubun kendi kuralı vardır; kuralı çiğneyen bir duyuru, derneğin gruptan çıkarılmasına yol açabilir.
| Grup türü | Uygun paylaşım | Dikkat |
|---|---|---|
| Derneğin kendi üye grubu | Toplantı, genel kurul hatırlatması, etkinlik, kurs | Üyelerin kişisel bilgisini paylaşmayın |
| Hemşehri ve memleket grupları | Gece, piknik, kültür etkinliği | Sık tekrar etmeyin; grup yöneticisinin iznine bakın |
| Mahalle ve semt grupları | Ücretsiz kurs, seminer, gönüllü çağrısı | Reklam yasağı olan gruplarda paylaşmayın |
| Konu grupları | Derneğin alanıyla ilgili bilgilendirme | Konu dışı duyuru yapmayın |
Aynı gönderi derneğin Facebook sayfasına, Instagram’a, X’e ve Telegram kanalına da aynı takvimle gidebilir. Instagram yayını işletme hesabı ve görsel ister; X’te yalnızca yayın vardır.
Salı akşamı, Messenger
Üye olmak ve geceye gelmek isteyen biri
Örnek bir konuşmadır; gerçek bir müşteriye ait değildir.
Üyelik ve aidat cevabı derneğin yazdığı bilgiden geldi; asistan üyeliği kendisi kabul etmedi, aidat tahsil etmedi. Gece katılımı çok kişilik bir kayıt olarak takvime girdi, kalan kapasite kendiliğinden düştü.
Derneğin takvime bağlayabileceği faaliyetler
Randevu sistemi süre, kapasite ve onay kuralıyla çalışır. Derneklerde bu, üyelik takibi değil faaliyete katılım demektir.
Kurs ve atölye
El sanatları, dil, bilgisayar kursu. Kontenjan dolunca kayıt kapanır.
Seminer ve söyleşi
Salon kapasitesi kadar katılım kaydı; onay ve hatırlatma mesajıyla.
Danışma günü
Derneğin gönüllü uzmanlarıyla bire bir görüşme; uzmanların kendi saatleri.
Etkinlik katılımı
Gece, piknik, gezi. Çok kişilik kayıtla aile tek seferde yazılır.
Yönetim onayı
Yalnızca üyelere açık faaliyetlerde kaydı otomatik değil, sizin onayınıza bağlı alın.
Dışa aktarma
Katılım listesi XLSX ya da CSV olarak indirilir; yoklamayı kendi düzeninizde tutarsınız.
Genel kurul sonrası yönetim değişince hesaplar
Derneklerde hesabın şifresi çoğu zaman eski bir yöneticinin telefonunda kalır. Devri baştan düzenlemek, yeni yönetimin ilk haftasını kolaylaştırır.
- Bağlantı derneğin kendi uygulamasıyla. Hesaplar derneğin kendi geliştirici uygulaması üzerinden bağlanır, Telegram’da bot anahtarıyla. Panelde her platform için adım adım kılavuz var; anahtarlar şifreli saklanır.
- Panel girişini derneğe bağlayın. Kişisel değil derneğe ait bir e-posta ve telefon kullanın; hesap doğrulama bu bilgilerle yapılır.
- Eski oturumları kapatın. Son girişleri kontrol edip başka cihazlardaki oturumları kapatın.
- Bilgi bankasını güncelleyin. Yönetim kurulu, iletişim kişisi, lokal saatleri. Asistan eski başkanın adını söylemesin.
- İmzayı ve tonu yeniden seçin. Cevapların sonundaki imza yeni yönetimin tercihine göre değişebilir.
Dernek için ajans mı, gönüllü ekip mi?
AYDUKE bir sosyal medya ajansı değildir; afiş tasarlamaz, etkinlik çekmez, derneğin adına metin yazmaz. Ajansa ya da gönüllü bir uzmana bırakılan rutin işin, yani duyuruların planlanmasının, zamanında yayınlanmasının, mesajlara dönüşün ve etkinlik kaydının derneğin kendi elinde yürümesini sağlayan bir yazılımdır. Bir ajansla çalışan dernekte ajansın hazırladığı içerik derneğin panelinde takvime girer, üyelerden gelen mesajlar ise ajansa değil derneğe düşer.
Sivil toplum kuruluşlarının hesaplarını yöneten ajanslar ve serbest uzmanlar, paketin hesap sınırı içinde birden çok derneği tek panelde ve tek takvimde toplayabilir, yayın raporlarını XLSX ya da CSV olarak iletebilir. Önerdikleri kuruluşlar ödeme yaptıkça komisyon kazandıran ücretsiz bir bayilik programı da var.
Bağış ve veri
AYDUKE bağış, aidat ya da herhangi bir ödeme toplamaz. Kamuya açık bağış ve yardım toplama faaliyetleri izne ya da bildirime tabi olabilir; böyle bir duyuru yapmadan önce ilgili mevzuatı ve yetkili kurumları kontrol edin. Genel kurul çağrısının yasal usulü vardır; sosyal medya duyurusu bunun yerine geçmez. Üye listesini bilgi bankasına yüklemeyin; üyelerin ve katılımcıların verisi KVKK kapsamındadır, çocukların göründüğü fotoğraflarda veli onayı alın. Bu not hukuki tavsiye değildir.
Bir duyuruyu gruplarınıza planlayarak başlayın
Demo hesabı hemen açılır, kredi kartı istenmez. Derneğin sayfasını bağlayın, bir etkinlik duyurusu hazırlayıp gruplara planlayın ve bir katılım kaydı tanımlayın; sonra üye adayı gibi yazıp asistanın cevabına bakın.
Sık sorulan sorular
Aidat ya da bağışı AYDUKE üzerinden alabilir miyiz?
Hayır. AYDUKE ödeme toplamaz ve üyelik ya da aidat takibi yapmaz. Ödeme yolunuzu bilgi bankasına yazarsanız asistan soranlara nasıl ilerleyeceklerini anlatır.
Üyelik başvurusunu sohbetten kabul edebilir miyiz?
Asistan üyeliği kabul etmez. Başvuru şartlarını ve yolunu anlatır; isterseniz lokalde yapılacak bir tanışma görüşmesini randevuya bağlayabilirsiniz. Kararı yönetim kurulu verir.
Gönderi hangi Facebook gruplarına gider?
Paylaşım yetkiniz olan ve panelde seçtiğiniz gruplara. Her grubun tanıtım kuralı farklıdır; kurala uymayan gruplarda paylaşım yapmamak derneğin hesabını korur.
Şube başkanlarına ayrı giriş verebilir miyiz?
Hayır. Kullanıcı rolü ya da şube yetkisi yoktur; panel tek girişle kullanılır. Şube kendi panelini istiyorsa kendi paketini açabilir.
Genel kurul duyurusunu sosyal medyadan yapmak yeterli mi?
Genel kurul çağrısının mevzuatta ve tüzüğünüzde belirtilen usulü vardır; sosyal medya duyurusu bunun yerine geçmez, yalnızca ek hatırlatma olur. Bu not hukuki tavsiye değildir.
Etkinliğe kayıt olanlara hatırlatma gidiyor mu?
Evet. Kayıt oluşunca onay, etkinlikten önce hatırlatma mesajı gider; Türkiye numaralarına SMS, yurt dışı numaralara e-posta olarak ulaşır. Mesajdaki bağlantıdan kayıt iptal edilebilir.
İlgili kullanım alanları
İşletmenizi tek panelden yönetmeye hazır mısınız?
Kredi kartı gerekmeden 7 gün ücretsiz deneyin: hesaplarınızı bağlayın, ilk gönderinizi planlayın, asistanınızı eğitin.