Kullanım alanı · Kurum, Topluluk ve Çok Şubeli İşletmeler
Gönüllü, bursiyer, bağışçı: vakfınıza yazan herkes aynı cevabı bulsun
Bir vakfın gelen kutusunda aynı gün dört farklı kişi olur: gönüllü olmak isteyen, burs başvurusunu soran, bağış yapmak isteyen ve etkinliğe katılmak isteyen. Bu sayfa her birinin gözünden neyi aradığını anlatıyor; AYDUKE’nin bu mesajları vakfın kendi bilgisiyle nasıl karşıladığını, buluşma ve etkinlik kaydını nasıl takvime bağladığını gösteriyor.
- Instagram, Messenger, WhatsApp ve Telegram mesajları tek gelen kutusunda
- Gönüllü tanışma buluşması ve etkinlik için kapasiteli kayıt
- Duyurular Facebook grupları dahil bütün hesaplara aynı takvimle
7 gün ücretsiz deneyin, kredi kartı istenmez
Yazanın gözünden
Vakfınıza mesaj atan dört kişi ne bekliyor?
Vakfın gönüllü ekibi çoğu zaman küçüktür ve mesajlara akşam, işten sonra bakar. Yazan kişi ise cevabı o an ister. Önce kimin yazdığını görmek, bilgi bankasına neyin girmesi gerektiğini belli eder.
Gönüllü adayı
Hangi işlerde yardım edebileceğini, ne kadar zaman ayırması gerektiğini ve ilk adımı soruyor. En çok işine yarayan cevap, bir sonraki tanışma buluşmasının tarihi ve kayıt imkânıdır.
Burs ya da destek başvurusu yapacak kişi
Başvuru döneminin ne zaman açıldığını, hangi belgelerin istendiğini ve sonucun ne zaman duyurulacağını merak ediyor. Başvurunun kendisi vakfın kendi sürecinde kalır; sohbette yalnızca yol gösterilir.
Bağış yapmak isteyen
Güven arıyor: vakfın resmî adı, bağışın nasıl yapıldığı, makbuz verilip verilmediği. Asistan yalnızca vakfın yazdığı resmî bağış yolunu söyler. AYDUKE bağış ya da ödeme almaz.
Etkinlik katılımcısı
Kermesin, konserin ya da seminerin yerini, saatini ve kayıt gerekip gerekmediğini soruyor. Kontenjanlı etkinlikte boş yer bilgisini takvim verir.
Gönüllü tanışma buluşmasını kayda bağlamak
Randevu sistemi süre, kapasite ve onay kuralıyla çalışır. Çok kişilik rezervasyon açıldığında aynı saate birden çok kişi kaydolabilir; bu, gönüllü oryantasyonu için doğal bir düzendir.
Buluşmayı hizmet olarak tanımlayın
Örneğin ayın ilk cumartesisi, doksan dakikalık bir tanışma toplantısı. Salonunuz kaç kişi alıyorsa kapasite o kadar olsun.
Onay kuralını seçin
Açık bir buluşmada otomatik onay yeterlidir. Çocuklarla ya da yaşlılarla çalışılan programlarda işletme onayı seçip her kaydı koordinatörün görmesini sağlayabilirsiniz.
Formda ek soru sorun, az sorun
Hangi alanda gönüllü olmak istediği ve hangi günler uygun olduğu yeterlidir. Kimlik, sağlık ya da gelir bilgisi sohbet formunda istenmez.
Hatırlatmayı açık bırakın
Kaydolan kişiye onay ve buluşmadan önce hatırlatma gider; Türkiye numaralarına SMS olarak ulaşır. Gelemeyecek olan mesajdaki bağlantıdan kaydını iptal eder, yer başkasına açılır.
Koordinatörün takvimini bağlayın
Google, Apple ya da Outlook takvimi ICS ile abone edilir. Koordinatörün oradaki dolu saatleri buluşma için meşgul sayılır.
Pazar akşamı, Instagram DM
Bağış soran birine asistan ne söyler?
Örnek bir konuşmadır; gerçek bir müşteriye ait değildir.
Asistan hesap numarası uydurmadı, vakfın bilgi bankasına yazdığı resmî yolu gösterdi. Makbuz gibi ayrıntılı bir soruyu ekibe aktarmayı önerdi. Cumartesi buluşmasındaki boş yeri sistem takvimden verdi.
Vakıf yılında hangi duyuru hangi hesaba gider?
Gönderi bir kez hazırlanır, seçilen hesaplara aynı takvimle gider. Vakıf içeriği büyük ölçüde dönemlere bağlıdır; dönem başlamadan birkaç haftalık duyuruyu planlamak gönüllü ekibin yükünü hafifletir.
| Dönem | Paylaşım | Hesap |
|---|---|---|
| Burs başvuru dönemi | Başvuru tarihleri, istenen belgeler, sonuç duyurusu | Instagram, Facebook, X, LinkedIn |
| Ramazan ve Kurban | Kampanya duyurusu, dağıtım günleri, gönüllü çağrısı | Instagram, Facebook sayfası ve grupları, Telegram kanalı |
| Kış ayları | Yardım kampanyası, paket hazırlama günleri | Facebook grupları, Instagram |
| Etkinlik öncesi | Kermes, konser, seminer; yer, saat ve kayıt bilgisi | Instagram, Google İşletme Profili, Facebook |
| Etkinlik sonrası | Kısa video ve teşekkür | YouTube, TikTok, Instagram |
| Yıl sonu | Faaliyet özeti, destekçilere teşekkür | LinkedIn, Facebook, X |
WhatsApp’a gönderi yayını yapılmaz; WhatsApp mesaj kanalıdır. X, LinkedIn, YouTube ve TikTok’ta yalnızca yayın yapılır, oradaki mesaj ve yorumlar AYDUKE’ye düşmez. Instagram gönderisi işletme hesabı ve görsel ister.
Mevzuat ve mahremiyet
Bağış ve yardım toplama duyuruları vakıf mevzuatına ve yardım toplama mevzuatına tabidir. Kampanya metinlerinin ve bağış yollarının bu kurallara uygunluğunu vakfınızın hukuk danışmanıyla kontrol edin. Yardım alan kişilerin, özellikle çocukların fotoğrafını paylaşmadan önce açık onay, çocuklarda veli onayı alın; yüzü görünmeyen kareler çoğu zaman daha doğru seçimdir. Gönüllü ve katılımcı kayıtlarındaki ad ve telefon kişisel veridir, KVKK kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğünüzü gözden geçirin. Bu not hukuki tavsiye değildir.
Sosyal medyayı ajans mı, gönüllü ekip mi yürütsün?
AYDUKE bir sosyal medya ajansı değildir; kampanya kurgulamaz, içerik üretmez. Ajansa ya da danışmana verilen rutin işin, yani planlı paylaşımın, zamanında yayının, mesaj ve yorumlara dönüşün ve kayıtların vakfın kendi elinde yürümesini sağlayan bir yazılımdır.
Ajansla ya da gönüllü bir uzmanla çalışan vakıf
- Kampanya görselleri dışarıdan gelir, takvimde onay vakıfta kalır
- Bağışçı ve gönüllü mesajları ajansa değil vakfa düşer
- Yayın raporları XLSX ya da CSV olarak yönetim kuruluna iletilir
Hesabını kendi ekibiyle yöneten vakıf
- Dönem başında birkaç haftalık duyuru tek oturumda planlanır
- Gece gelen sorulara vakfın bilgisiyle ilk cevap gider
- Sohbet analizi en çok burs mu, gönüllülük mü sorulduğunu gösterir
Sivil toplum kuruluşlarının hesaplarını yöneten ajanslar ve serbest uzmanlar da paketin hesap sınırı içinde birden çok vakıf ya da derneği tek panelde, tek takvimde toplayabilir. AYDUKE’yi önerdikleri kurumlar ödeme yaptıkça komisyon kazandıran, ücretsiz bir bayilik programı da var.
Paneli açtığınız ilk hafta
Kurulumu tek kişi yapabilir; önemli olan bilgi bankasına doğru ve güncel bilgiyi yazmaktır.
- Hesapları bağlayın. Facebook, Instagram ve WhatsApp vakfın kendi geliştirici uygulamasıyla OAuth üzerinden, Telegram bot anahtarıyla bağlanır. Panelde her platform için adım adım kılavuz var.
- Bilgi bankasını doldurun. Vakfın amacı, resmî bağış yolu, burs takvimi, gönüllü alanları, iletişim ve çalışma saatleri. Sitenizin sahipliğini doğrularsanız sayfalar taranır, bilgi kaydına dönüşür; elle yazdığınız bilgi siteden önce gelir.
- Devir kelimelerini yazın. “şikâyet”, “acil”, “makbuz”, “yardım başvurusu” geçen konuşmalar asistanda kalmaz, ekibe aktarılır.
- Taslak kipinde başlayın. İlk günlerde asistanın hazırladığı cevapları göndermeden okuyun; tonu vakfın diline göre ayarlayın, imzanızı ekleyin.
- Sohbet bağlantısını basılı materyale koyun. Web sitesi olmayan vakıf, sohbet bağlantısının QR kodunu broşüre ve kermes standına koyabilir.
Bir tanışma buluşmasını demo hesabında kurun
Demo hesabı hemen açılır, kredi kartı istenmez. Kapasiteli bir buluşma tanımlayın, kendi telefonunuzdan gönüllü adayı gibi yazın ve asistanın ne cevap verdiğine bakın.
Sık sorulan sorular
AYDUKE üzerinden bağış toplanabilir mi?
Hayır. AYDUKE bağış ya da ödeme almaz. Asistan, bilgi bankasına yazdığınız resmî bağış yolunu, örneğin sitenizdeki bağış sayfasını ya da vakıf hesabını söyler. Bağışın kendisi vakfın kendi kanalında yapılır.
Burs başvurularını sohbetten alabilir miyiz?
Başvurunun kendisini almak için tasarlanmadı; gelir, sağlık gibi hassas bilgilerin sohbette istenmemesi de daha doğrudur. Asistan başvuru takvimini, istenen belgeleri ve başvuru yolunu anlatır; burs görüşmesi için randevu da verebilir.
Kermes ya da konser için kontenjanlı kayıt açılabilir mi?
Evet. Etkinliği kapasitesiyle birlikte hizmet olarak tanımlarsınız; yer doldukça sohbette dolu görünür. Kapıda kayıt olanları takvime elle ekleyebilirsiniz.
Mezun ve gönüllü Facebook gruplarımıza da paylaşım gider mi?
Evet, Facebook gruplarında otomatik paylaşım var. Gruptaki paylaşım kurallarına uymak ve grup yöneticisiyle anlaşmak vakfın sorumluluğundadır.
Asistan yardım başvurusu yapan birine söz verebilir mi?
Hayır. Bilgi bankasında olmayan konuda uydurmaz ve karar gerektiren konuşmaları size aktarmayı önerir. Devir kelimelerine “yardım başvurusu” gibi ifadeleri ekleyerek bu konuşmaların doğrudan ekibe düşmesini sağlayabilirsiniz.
Birden çok şubemiz ya da temsilciliğimiz var, ayrı yetki verebilir miyiz?
Hayır, kullanıcı rolü ya da şube yetkisi yok. Temsilciliklerin hesapları paketin hesap sınırı içinde aynı panele bağlanır ve tek takvimde yönetilir.
İlgili kullanım alanları
İşletmenizi tek panelden yönetmeye hazır mısınız?
Kredi kartı gerekmeden 7 gün ücretsiz deneyin: hesaplarınızı bağlayın, ilk gönderinizi planlayın, asistanınızı eğitin.