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Unterlagen, Termine, Anfahrt: was im Notariatssekretariat täglich gefragt wird
Ein Notariat wirbt nicht, es informiert. Genau dafür eignet sich ein Assistent, der organisatorische Fragen aus Ihren Angaben beantwortet, und ein Kalender, der kurze Termine wie Beglaubigungen oder Vorbesprechungen vergibt. Diese Seite ordnet die Fragen, die im Sekretariat am häufigsten ankommen, und zeigt, wo die Software aus Gründen der Verschwiegenheit und des Berufsrechts bewusst schweigt.
- Organisatorische Auskünfte zu Unterlagen, Ausweis, Anfahrt und Ablauf
- Beglaubigungen und Vorbesprechungen buchbar, Beurkundungstermine bleiben beim Sekretariat
- Keine Kostenberechnung und keine Sachverhalte im Chat
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Zehn Anliegen, die das Sekretariat jede Woche hört
Die meisten Anrufe und Nachrichten betreffen nicht den Inhalt einer Urkunde, sondern den Weg dorthin. Zu jeder Frage steht hier, wie der Assistent damit umgeht.
- Welche Unterlagen brauchen wir für den Kaufvertrag? Der Assistent nennt Ihre Checkliste oder verweist auf die Seite, auf der sie steht.
- Wie schnell bekommen wir einen Termin? Er erklärt den Ablauf: erst Datenerfassung, dann Entwurf, dann Beurkundung. Konkrete Beurkundungstermine vergibt das Sekretariat.
- Bekommen wir den Entwurf vorher? Ja, so wie Sie es hinterlegen, einschließlich des Hinweises auf die gesetzliche Regelfrist bei Verbraucherverträgen über Grundstücke.
- Was kostet das? Notarkosten sind gesetzlich geregelt und hängen vom Geschäftswert ab. Der Assistent nennt keine Beträge, sondern Ihren Hinweis, wie Sie Kostenfragen beantworten.
- Welchen Ausweis muss ich mitbringen? Gültiger Personalausweis oder Reisepass, gegebenenfalls mit Meldebescheinigung, wie Sie es festlegen.
- Kann mich jemand vertreten? Allgemeiner Hinweis auf Vollmachten nach Ihrer Formulierung; die Prüfung im Einzelfall übernimmt das Notariat.
- Ich spreche wenig Deutsch. Wie Sie mit Dolmetschern arbeiten und wer diese stellt.
- Brauche ich für eine Unterschriftsbeglaubigung einen Termin? Ihre Regel, und falls ja, die freien Zeiten aus dem Kalender.
- Beraten Sie auch zu Testament und Vorsorgevollmacht? Hinweis auf die Vorbesprechung als eigene Terminart, ohne inhaltliche Aussage.
- Gibt es Parkplätze, ist das Haus barrierefrei? Anfahrt, Aufzug, Parkhaus, Öffnungszeiten.
Welche Termine online vergeben werden können
Ein Vorschlag, den jedes Notariat an seine Organisation anpasst. Die Beratungs-Vorlage liefert Grundeinstellungen für Dauer, Puffer und Freigabe.
| Terminart | Online | Bestätigung | Bemerkung |
|---|---|---|---|
| Unterschriftsbeglaubigung | ja | automatisch | Kurze Dauer, Ausweis mitbringen |
| Beglaubigung von Abschriften | ja | automatisch | Original mitbringen |
| Vorbesprechung Testament oder Erbvertrag | ja | mit Freigabe | Keine Angaben zum Sachverhalt im Formular |
| Vorbesprechung Vorsorgevollmacht | ja | mit Freigabe | Dauer großzügig bemessen |
| Beurkundung Kaufvertrag, Gesellschaftsrecht | nein | Sekretariat | Erst nach Entwurf und Abstimmung mit allen Beteiligten |
Neue Termine meldet das System dem Notariat. Beteiligte erhalten Bestätigung und Erinnerung per E-Mail, jeweils mit einem Link zum Ansehen oder Absagen.
Eine Wohnungskäuferin im Website-Chat
Dieser Dialog ist konstruiert und gibt keinen echten Vorgang wieder. Alle Antworten beruhen auf Angaben, die ein ausgedachtes Notariat hinterlegt hat.
Die Formulierung zu den Kosten und zur Entwurfsfrist hat das Notariat selbst im Wissensbestand hinterlegt. Nimmt die Besucherin die Übergabe an, wird das Notariat benachrichtigt und kann in der Live-Chat-Konsole übernehmen.
Berufsrecht und Verschwiegenheit gehen vor. Notarinnen und Notare unterliegen einem weitgehenden Werbeverbot; zulässig ist sachliche Information, etwa über Erreichbarkeit, Abläufe und Unterlagen. Einzelheiten regeln Bundesnotarordnung und die Richtlinien Ihrer Notarkammer. Der Assistent sollte deshalb nur organisatorisch antworten und niemals Sachverhalte aufnehmen. Im Formular genügen Name, Kontakt und Termin. Stimmen Sie die Auftragsverarbeitung nach DSGVO mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten ab. Das ist keine Rechtsberatung; maßgeblich ist die Auskunft Ihrer Kammer.
Einstellungen für einen verschwiegenen Chat
Förmlicher Ton
Ton, Stilnotiz und Signatur legen fest, dass der Assistent sachlich, knapp und in der Sie-Form schreibt.
Entwurfsmodus
Viele Notariate lassen jede Antwort vor dem Versand prüfen. Der Autonom-Modus ist eine Option, keine Voraussetzung.
Übergabe-Stichwörter
„Erbe“, „Pflichtteil“, „Scheidung“, „Streit“, „Frist“ oder „Grundschuld“ leiten sofort an das Sekretariat, statt eine automatische Antwort auszulösen.
Öffentliche Kommentare aus
Antworten auf öffentliche Kommentare laufen in einem eigenen Modus, der standardmäßig ausgeschaltet ist. Für ein Notariat bleibt er es am besten.
Zustimmung vor KI
Nachrichten werden erst von der KI verarbeitet, wenn das Notariat dem zugestimmt hat.
Zeiten und Grenzen
Außerhalb der Bürozeiten nennt der Assistent die nächsten Sprechzeiten. Ein Tageslimit begrenzt automatische Antworten.
Einrichtung in vier ruhigen Schritten
Chatfenster auf die Website
Ein einzeiliger Code, Anleitungen gibt es für WordPress, Wix und den Google Tag Manager. Logo und Farben des Notariats, kein AYDUKE-Schriftzug.
Checklisten übernehmen
Stehen Unterlagenlisten auf Ihrer eigenen, verifizierten Website, lernt der Assistent davon, bis zu 500 Seiten, wöchentlich aktualisiert. Von Hand Eingetragenes hat Vorrang.
Kalender mit Zuständigkeiten
Notarin, Notar und Mitarbeitende für Beglaubigungen mit eigenen Arbeitszeiten. Einträge aus abonnierten Google-, Apple/iCloud- oder Outlook-Kalendern gelten als belegt, telefonische Termine tragen Sie von Hand ein.
Profile verbinden, falls gewünscht
Google-Unternehmensprofil und LinkedIn über Ihre eigene Entwickler-App per OAuth, mit Schritt-für-Schritt-Anleitung im Panel. Viele Notariate nutzen sie nur für Öffnungszeiten und Stellenanzeigen.
Information ja, Anpreisung nein
Wenn ein Notariat überhaupt Beiträge veröffentlicht, dann wenige und sachliche. Beim Google-Unternehmensprofil plant AYDUKE ausschließlich Beiträge, auf LinkedIn wird nur veröffentlicht.
Übliche Inhalte
- Öffnungszeiten, Feiertage, Urlaubsvertretung
- Hinweise auf benötigte Unterlagen und Ausweise
- Stellenanzeigen für Notarfachangestellte
- Barrierefreiheit und Anfahrt
Was unterbleiben sollte
- Anpreisende oder vergleichende Aussagen
- Hinweise auf Preise oder Nachlässe; die Kosten sind gesetzlich geregelt
- Berichte über konkrete Vorgänge oder Beteiligte
- Aufforderungen, das Notariat zu beauftragen
AYDUKE ist keine Agentur, und ein Notariat braucht meist auch keine. Die Software übernimmt Routine wie das Planen und pünktliche Veröffentlichen weniger Hinweise, das Beantworten organisatorischer Nachrichten und die Terminvergabe. Dienstleister, die mehrere Kanzleien oder Notariate technisch betreuen, verbinden deren Konten im Rahmen des Kontolimits eines Pakets in einem Panel und exportieren Berichte als XLSX oder CSV; über das kostenlose Partnerprogramm erhalten sie eine Provision für vermittelte Betriebe. Verwandte Seiten: Rechtsanwaltskanzleien und Steuerberater.
Eine Beglaubigung testweise buchen
Das kostenlose Demokonto ist sofort nach der Registrierung aktiv, ohne Kreditkarte. Hinterlegen Sie Ihre Unterlagen-Checkliste, legen Sie die Unterschriftsbeglaubigung als Terminart an und prüfen Sie im Entwurfsmodus, wie der Assistent auf eine Kostenfrage reagiert.
Häufige Fragen
Darf ein Notariat überhaupt einen Chat oder soziale Medien nutzen?
Sachliche Information über Erreichbarkeit, Abläufe und Unterlagen ist üblich; werbende Außendarstellung ist Notaren weitgehend untersagt. Wie weit Sie gehen, klären Sie mit Ihrer Notarkammer. AYDUKE ist nur das Werkzeug.
Nennt der Assistent die voraussichtlichen Notarkosten?
Nein. Er rechnet nichts aus und nennt keine Beträge. Er gibt Ihren hinterlegten Hinweis wieder, dass die Kosten gesetzlich geregelt sind, und leitet Kostenfragen auf Wunsch an das Sekretariat.
Können Beteiligte einen Beurkundungstermin online buchen?
Das entscheiden Sie. Üblich ist, nur Beglaubigungen und Vorbesprechungen online anzubieten. Beurkundungen setzen einen abgestimmten Entwurf voraus und werden vom Sekretariat vergeben.
Was passiert, wenn jemand im Chat Einzelheiten zu einer Erbschaft schildert?
Mit Stichwörtern wie „Erbe“ oder „Pflichtteil“ geht das Gespräch an das Sekretariat. Hinterlegen Sie zusätzlich den Hinweis, dass Sachverhalte nicht in den Chat gehören, und halten Sie Chatverläufe kurz.
Gibt es eine Anbindung an unsere Notarsoftware?
Nein. Der Terminkalender lässt sich in Google, Apple/iCloud oder Outlook abonnieren und als ICS, XLSX oder CSV exportieren.
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