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Fünf Annahmen über Chat und Termine in der Steuerkanzlei und was davon stimmt
In vielen Steuerkanzleien gilt: Mandanten rufen an, und das Telefon blockiert die Fachkräfte. Gleichzeitig gibt es Vorbehalte gegen Chat und Online-Termine, von „das wirkt unseriös“ bis „dann will jeder im Chat beraten werden“. Diese Seite geht fünf solche Annahmen durch und zeigt, wie AYDUKE Erstgespräch, Belegübergabe und Jahresgespräch vergibt, organisatorische Fragen beantwortet und alles Steuerliche bei Ihnen lässt.
- Erstgespräch, Belegübergabe und Jahresgespräch als eigene Termine, je Berater mit eigenen Zeiten
- Der Assistent beantwortet nur Organisatorisches: Erreichbarkeit, Ablauf, benötigte Unterlagen
- Steuerliche Fragen und Stichwörter wie „Finanzamt“ oder „Frist“ gehen sofort an die Kanzlei
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Annahmen
Was Kanzleien über Chat und Online-Termine oft denken
- „Ein Chat lädt zu kostenloser Beratung ein.“ Nur, wenn man ihn so einrichtet. Der Assistent spricht ausschließlich aus dem Wissensbestand. Steht dort nichts Steuerliches, sagt er auch nichts Steuerliches, sondern bietet ein Erstgespräch an.
- „Online-Termine wirken unseriös.“ Für Mandanten ist ein freier Termin für die Belegübergabe am Abend bequemer als drei Anrufversuche am Vormittag. Die Freigabe für Erstgespräche bleibt trotzdem bei Ihnen.
- „Die Verschwiegenheit verbietet so etwas.“ Die Verschwiegenheit verbietet, Mandatsinhalte in einen Chat zu ziehen. Organisatorisches wie Öffnungszeiten oder Unterlagenlisten ist davon nicht berührt. Belege und Bescheide gehören in Ihren sicheren Übermittlungsweg, nicht in den Chat.
- „Werbung ist uns nicht erlaubt.“ Sachliche Information über Leistungen und Erreichbarkeit ist üblich. Beiträge, die über Fristen informieren oder den Ablauf eines Erstgesprächs erklären, sind etwas anderes als reißerische Werbung.
- „Dafür braucht man eine Agentur.“ Für Kampagnen vielleicht. Für pünktlich veröffentlichte Hinweise, beantwortete Nachrichten und vergebene Termine nicht; das bleibt in der Kanzlei.
Mittwoch, 20:10 Uhr, Website-Chat
Eine Existenzgründerin sucht eine Kanzlei
Der Dialog ist erfunden; die Person gibt es nicht.
Die Frage zur Kleinunternehmerregelung beantwortete der Assistent nicht, sondern mit dem Satz, den die Kanzlei hinterlegt hat. Zielgruppe, Ablauf des Erstgesprächs und der Hinweis zu Unterlagen standen im Wissensbestand. Freie Zeiten zeigte das System aus dem Kalender der Beraterin.
Termine einer Kanzlei im Jahreslauf
Jede Leistung bekommt Dauer, Puffer und eine zuständige Person. Berater, Fachangestellte und Lohnbuchhaltung legen Sie mit eigenen Arbeitszeiten an.
| Termin | Wann gefragt | Regel |
|---|---|---|
| Erstgespräch | Ganzjährig, Gründungen oft im Frühjahr | Mit Freigabe; Zusatzfrage nach Art der Tätigkeit |
| Belegübergabe für die Einkommensteuer | Frühjahr und Sommer | Kurz, automatisch bestätigt |
| Jahresabschlussgespräch | Nach Fertigstellung des Abschlusses | Längere Dauer, mit Freigabe |
| Lohnbuchhaltung, Rückfragen neuer Mandanten | Bei Einstellung von Mitarbeitern | Mit der zuständigen Lohnbuchhalterin |
| Rückruf vereinbaren | Ganzjährig | Kurzes Zeitfenster statt Warteschleife |
Telefonisch vereinbarte Termine tragen Sie von Hand ein; die Zeit ist dann auch im Chat belegt. Kalender der Berater lassen sich per Abo (ICS) verknüpfen.
Was in den Wissensbestand gehört
Erfindet der Assistent etwas, das dort nicht steht? Nein. Er bietet dann an, die Nachricht an Sie weiterzugeben.
Erreichbarkeit
Bürozeiten, Telefonzeiten, Erreichbarkeit in der Urlaubszeit.
Mandantengruppen
Wen die Kanzlei betreut: Arbeitnehmer, Selbstständige, Gewerbe, Vermieter.
Unterlagenlisten
Welche Unterlagen für ein Erstgespräch oder die Einkommensteuer mitzubringen sind, als allgemeine Liste.
Übermittlungsweg
Wie Belege sicher übermittelt werden, mit dem Hinweis, sie nicht über den Chat zu senden.
Feste Sätze
„Steuerliche Fragen beantworten wir im Gespräch.“ Der Assistent verwendet diesen Satz wörtlich.
Kanzleimarketing: selbst, mit Agentur oder beides
AYDUKE ist keine Agentur und keine Marketingberatung. Es übernimmt die wiederkehrenden Handgriffe.
Die Kanzlei pflegt selbst
- Hinweise zu Fristen und Bürozeiten werden einmal im Quartal geplant
- Ein Beitrag geht an LinkedIn, Facebook und das Google-Unternehmensprofil
- Konten werden über die eigene Entwickler-App per OAuth verbunden
- Die KI-Verarbeitung startet erst nach Ihrer Zustimmung
Mit Agentur oder freier Kraft
- Die Agentur legt Beiträge in denselben Kalender, die Kanzlei gibt frei
- Mandantennachrichten landen bei der Kanzlei, nicht bei der Agentur
- Agenturen verwalten mehrere Kanzleien in einem Panel im Rahmen des Kontolimits
- Berichte als XLSX oder CSV; kostenloses Partnerprogramm mit Provision
Auf LinkedIn, X, YouTube und TikTok wird nur veröffentlicht; Nachrichten und Kommentare von dort kommen nicht ins Panel.
In einer Woche einrichten
Leistungen und Personen anlegen
Erstgespräch, Belegübergabe, Jahresgespräch, Rückruf; jede Person mit ihren Zeiten.
Wissensbestand schreiben
Nur Organisatorisches. Die Website der Kanzlei kann nach Bestätigung der Inhaberschaft gelesen werden; manuell Eingetragenes hat Vorrang.
Übergabe-Stichwörter
Finanzamt, Bescheid, Frist, Prüfung, Einspruch, Mahnung.
Entwurfsmodus
Antworten werden vorgeschlagen und von Ihnen freigegeben. Öffentliche Kommentarantworten bleiben ausgeschaltet.
Chat einbinden
Eine Codezeile auf der Website; Anleitungen für WordPress, Wix und Google Tag Manager sind vorhanden. Das Fenster trägt Logo und Farben der Kanzlei, der Name AYDUKE erscheint nicht.
Berufsrecht und Daten
Mandatsinhalte, Belege und Bescheide gehören nicht in einen Chat oder ein Buchungsformular. Fragen Sie dort nur Name, Kontakt und Termin ab. Prüfen Sie Ihre berufsrechtlichen Pflichten zur Verschwiegenheit und zur sachlichen Werbung sowie die Informationspflichten nach DSGVO, und schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Das ist keine Rechtsberatung.
Ein Erstgespräch im Demokonto vergeben
Das Demokonto ist sofort aktiv, eine Kreditkarte ist nicht nötig. Legen Sie das Erstgespräch mit Freigabe an, hinterlegen Sie den festen Satz zu steuerlichen Fragen und fragen Sie über den Chat-Link, ob Sie Kleinunternehmerin werden sollten.
Häufige Fragen
Kann der Assistent einfache Steuerfragen beantworten?
Er soll es nicht. Steuerliche Auskünfte sind Beratung und gehören in das Mandat. Der Assistent antwortet mit Ihrem festen Satz und bietet ein Gespräch an.
Können Mandanten Belege über WhatsApp schicken?
Technisch kommen Nachrichten über WhatsApp ins Panel. Für Belege empfehlen wir, im Wissensbestand auf Ihren sicheren Übermittlungsweg zu verweisen und das ausdrücklich zu sagen.
Erhalten Mandanten eine SMS-Erinnerung?
In Deutschland gehen Bestätigung und Erinnerung per E-Mail an die Kundschaft, mit einem Link zum Absagen. Die Kanzlei wird bei neuen Buchungen per SMS und E-Mail benachrichtigt.
Lässt sich AYDUKE mit unserer Kanzleisoftware verbinden?
Eine Anbindung an Kanzlei- oder Buchhaltungssoftware gibt es nicht. Termine lassen sich als ICS, XLSX oder CSV exportieren, Kalender per Abo in Google, Apple oder Outlook einbinden.
Können wir mehrere Standorte führen?
Ja. Berater je Standort werden getrennt angelegt; Mandanten wählen den Standort im Chat. Die Google-Unternehmensprofile werden einzeln verbunden.
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Weitere Einsatzgebiete
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