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Ob allein oder mit Team: Anfragen im Buchhaltungsbüro geordnet beantworten
Die selbständige Buchhalterin im Homeoffice und das Büro mit acht Mitarbeitenden bekommen ähnliche Anfragen, haben aber ganz andere Engpässe. Diese Seite vergleicht drei Bürogrößen, zeigt, welche Einstellungen jeweils zählen, und sagt offen, was fehlt: Rechte pro Mitarbeiter und eine Anbindung an Buchhaltungssoftware gibt es nicht.
- Erstgespräche mit Neumandanten und Belegabgaben über den Chat vergeben
- Keine steuerliche Auskunft durch den Assistenten, keine Belege im Chat
- Mitarbeitende mit eigenen Zeiten, aber ohne getrennte Rechte im Panel
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Drei Ausgangslagen
Wie groß ist Ihr Büro, und wo hakt es?
- Allein arbeitend. Jeder Anruf unterbricht das Buchen. Der Assistent übernimmt hier die Rolle eines Vorzimmers: Er beantwortet, welche Leistungen Sie anbieten, vergibt Erstgespräche und sagt außerhalb Ihrer Zeiten, wann Sie zurückschreiben. Ein Tageslimit hält die Zahl automatischer Antworten überschaubar.
- Kleines Team mit drei bis acht Personen. Anfragen verteilen sich auf mehrere Postfächer und Handys. Ein gemeinsamer Posteingang und ein Kalender, in dem jede Sachbearbeiterin mit eigenen Arbeitszeiten steht, ersetzen die Zettelwirtschaft am Empfang.
- Zwei oder mehr Standorte. Die Konten beider Standorte lassen sich im Rahmen des Kontolimits Ihres Pakets in einem Panel verbinden. Standortrechte oder Benutzerrollen gibt es jedoch nicht: Wer das Panel öffnet, sieht alles darin.
Was AYDUKE im Büro abdeckt und was nicht
Abgedeckt
- Nachrichten aus Website-Chat, WhatsApp, Messenger, Instagram und Telegram in einem Posteingang
- Termine für Erstgespräch, Belegabgabe und Rückruf mit Dauer, Puffer und Freigabe
- Beiträge für LinkedIn, Facebook, Instagram und das Google-Unternehmensprofil vorplanen
- Export des Terminkalenders als ICS, XLSX oder CSV
Nicht vorhanden
- Anbindung an Buchhaltungs-, Lohn- oder Kanzleisoftware
- Rechte, die einzelne Mitarbeitende auf bestimmte Mandate beschränken
- Ein Dokumentenaustausch für Belege
- Antworten auf Nachrichten bei LinkedIn oder X
Für ein Einzelbüro sind diese Grenzen meist unerheblich. Ab einer gewissen Teamgröße sollten Sie vorher klären, ob alle Mitarbeitenden alle Gespräche sehen dürfen.
Eine Gründerin fragt über die Website
Das Gespräch ist ausgedacht, die Gründerin gibt es nicht. Leistungsumfang und Abgrenzung hat das Beispielbüro in eigenen Worten hinterlegt.
Vier Terminarten für Mandanten und Interessenten
| Termin | Für wen | Einstellung im Beispiel |
|---|---|---|
| Erstgespräch | Neumandanten | 30 Minuten, Freigabe, Zusatzfrage nach Rechtsform |
| Belegabgabe | Mandanten, die Ordner vorbeibringen | 10 Minuten, Kapazität drei je Zeitfenster, automatisch bestätigt |
| Rückruf | kurze Rückfragen | 15 Minuten bei der zuständigen Sachbearbeiterin |
| Jahresgespräch | Bestandsmandanten | 60 Minuten, Freigabe, Vorlauf eine Woche |
Das System meldet neue Termine dem Büro. Mandanten bekommen Bestätigung und Erinnerung per E-Mail, beide mit Link zum Ansehen oder Absagen. Außentermine aus Google, Apple/iCloud oder Outlook gelten als belegt.
Ein sachlicher Beitragsplan übers Jahr
Buchhaltung ist kein Lifestyle-Thema, aber Fristen und Erreichbarkeit interessieren jeden Mandanten. Ein Beitrag geht einmal geschrieben an mehrere Kanäle.
Belegschluss
Monatliche Erinnerung, bis wann Unterlagen im Büro sein sollten. Allgemein formuliert, ohne Mandantenbezug.
Jahreswechsel
Welche Unterlagen fürs Vorjahr fehlen häufig, wann das Büro zwischen den Jahren geschlossen hat.
Blick ins Büro
Das Team, die neue Auszubildende, der Umzug in größere Räume. Auf LinkedIn passt das zur Nachwuchssuche.
Digitaler werden
Wie Mandanten Belege sauber scannen oder sortieren. Ein kurzes Video eignet sich auch für YouTube.
Erreichbarkeit
Urlaubsvertretung und Sprechzeiten im Google-Unternehmensprofil und auf Facebook.
Selbst einrichten oder mit einer Agentur
AYDUKE ist keine Marketing-Agentur. Es ist eine Software, mit der ein Büro den wiederkehrenden Teil selbst erledigt: Beiträge planen und pünktlich veröffentlichen, Nachrichten und Kommentare beantworten, Termine vergeben. Arbeiten Sie bereits mit einer Agentur, liefert sie weiter Texte und Bilder, und veröffentlicht wird aus Ihrem Panel. Die Einrichtung nimmt etwas Zeit in Anspruch: Konten werden per OAuth über eine eigene Entwickler-App verbunden, eine Schritt-für-Schritt-Anleitung im Panel begleitet jede Plattform. Danach liest der Assistent Ihre verifizierte Website und hält sich an das, was Sie ergänzen.
Agenturen und freie Beraterinnen, die mehrere Büros oder Kanzleien betreuen, verbinden deren Konten im Rahmen des Kontolimits ihres Pakets, planen alles in einem Kalender und reichen Berichte als XLSX oder CSV weiter. Über das kostenlose Partnerprogramm bekommen sie für vermittelte Betriebe eine Provision. Wer eher eine Steuerberatung betreibt, findet eigene Hinweise auf der Seite für Steuerberater.
Keine Steuerberatung aus dem Chat. Welche Tätigkeiten ein Buchhaltungsbüro ohne Steuerberaterzulassung anbieten darf, regelt das Steuerberatungsgesetz; Beiträge und automatische Antworten sollten keinen anderen Eindruck erwecken. Hinterlegen Sie Ihre Abgrenzung wörtlich im Wissensbestand. Wegen der Verschwiegenheit gehören Belege, Kontoauszüge oder Lohndaten nicht in Messenger-Verläufe, und nach DSGVO fragt das Formular nur Name, Kontakt und Termin ab. Das ist keine Rechtsberatung.
Ein Erstgespräch zur Probe vergeben
Nach der Registrierung ist das Demokonto sofort nutzbar, ohne Kreditkarte. Tragen Sie Ihre Leistungen und die Abgrenzung zur Steuerberatung ein, legen Sie das Erstgespräch mit Freigabe an und fragen Sie im Website-Chat nach Ihrer eigenen Steuererklärung.
Häufige Fragen
Können Mitarbeitende nur die Anfragen ihrer eigenen Mandanten sehen?
Nein. Benutzerrollen oder Rechte pro Mandat gibt es nicht. Termine lassen sich zwar einzelnen Sachbearbeiterinnen mit eigenen Arbeitszeiten zuordnen, im Panel sieht aber jede Person mit Zugang alle Gespräche.
Gibt es eine Schnittstelle zu unserer Buchhaltungssoftware?
Nein. Termine exportieren Sie als ICS, XLSX oder CSV oder abonnieren den Kalender in Google, Apple/iCloud oder Outlook.
Darf der Assistent steuerliche Fragen beantworten?
Das sollte er nicht, und er beantwortet ohnehin nur, was Sie hinterlegen. Legen Sie Stichwörter wie „Finanzamt“, „Steuererklärung“ oder „Betriebsprüfung“ als Übergabe an, damit solche Fragen bei Ihnen landen.
Mandanten schicken Belege per WhatsApp. Was nun?
Hinterlegen Sie im Wissensbestand, auf welchem Weg Unterlagen zu Ihnen kommen sollen. Der Assistent weist dann darauf hin und bittet, im Chat keine Dokumente zu senden.
Vergibt der Assistent auch abends Erstgespräche?
Wenn Sie das zulassen. Arbeitszeiten und das Verhalten außerhalb davon stellen Sie selbst ein. Eine Möglichkeit: Erstgespräche rund um die Uhr buchbar lassen, aber nur mit Freigabe, und die Anfragen am nächsten Morgen prüfen.
Wie viele Konten kann ein Büro verbinden?
So viele, wie das Kontolimit Ihres Pakets erlaubt. Die Pakete unterscheiden sich bei Kontozahl, Speicher für Medien und KI-Credits.
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