Branche · Hochzeit & Events
Drei Besichtigungen und eine Hochzeit: ein Samstag in der Location
Eine Hochzeitslocation verkauft Termine, die oft zwei Jahre im Voraus vergeben sind, und zeigt sie Paaren, die meist nur am Wochenende Zeit haben. An einem Samstag im Mai findet morgens eine Besichtigung statt, mittags läuft der Aufbau für die Hochzeit, abends schreiben Paare, ob der Juni im nächsten Jahr noch frei ist. Diese Seite begleitet so einen Tag und zeigt, wie AYDUKE Besichtigungen und Probeessen vergibt und Datumsanfragen an das Team übergibt.
- Besichtigung, Probeessen und Planungsgespräch als eigene Termine, mit Freigabe
- Der Assistent beantwortet Fragen zu Gästezahl, Räumen, Catering und Übernachtung
- Datumsanfragen und Angebote bleiben beim Team; der Chat sagt nichts zu, was er nicht weiß
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Ein Samstag im Mai
Zwischen Besichtigung und Brautpaar
Ein erfundenes Gut mit Festsaal für 120 Gäste, Scheune, Garten für die freie Trauung und zwölf Gästezimmern.
- 09:30Erste Besichtigung. Das Paar hatte den Termin am Dienstagabend über den Chat gebucht; die Eventmanagerin hatte freigegeben.
- 11:00Zweite Besichtigung, diesmal mit Eltern. Im Formular war „4 Personen“ angegeben, der Rundgang war entsprechend länger eingeplant.
- 13:00Aufbau für die Hochzeit am Nachmittag. Der Kalender ist ab hier gesperrt, der Chat bietet keine Besichtigungen mehr an.
- 16:00Freie Trauung im Garten. Auf Instagram erscheint ein vorab geplanter Beitrag mit Bildern einer früheren Hochzeit, deren Paar zugestimmt hatte.
- 21:30Während die Gäste tanzen, schreiben zwei Paare: Ist der 13. Juni im nächsten Jahr frei? Der Assistent nennt Kapazität und Ablauf und gibt die Datumsanfrage an das Team weiter.
- Sonntag, 10:00Die Eventmanagerin beantwortet beide Datumsanfragen aus demselben Posteingang.
Termine, die eine Location online vergibt
Jede Leistung bekommt Dauer, Puffer und eine zuständige Person. Die Veranstaltungstage selbst bleiben in Ihrer eigenen Planung und Vertragsabwicklung.
Besichtigung
Mit Freigabe; Zusatzfragen im Formular nach Gästezahl und Wunschzeitraum. Tage mit Veranstaltungen sperren Sie als Pause.
Probeessen
Für bereits gebuchte Paare, mit der Küche abgestimmt; begrenzte Plätze an festen Abenden.
Planungsgespräch
Ablauf, Tischplan, Dienstleister; vor Ort oder per Video.
Offener Besichtigungstag
Einmal im Winter für mehrere Paare gleichzeitig, mit Platzzahl.
Telefonisch vereinbarte Termine tragen Sie von Hand ein; die Zeit ist dann auch im Chat belegt. Der Kalender lässt sich per Abo (ICS) in Google, Apple oder Outlook einbinden.
Samstag, 21:40 Uhr, Instagram
„Ist der 13. Juni nächstes Jahr noch frei?“
Der Dialog ist erfunden; das Paar gibt es nicht.
Kapazität und Garten standen im Wissensbestand. Ob das Datum frei ist, sagte der Assistent nicht, weil Veranstaltungstage nicht im AYDUKE-Kalender geführt werden. Die Besichtigungszeiten zeigte das System aus dem Kalender der Eventmanagerin.
Was Paare fragen, bevor sie anrufen
Erfindet der Assistent etwas, das nicht im Wissensbestand steht? Nein, er bietet dann an, die Nachricht weiterzugeben.
- Gästezahl und Räume. Mindest- und Höchstzahl, Bestuhlung, Tanzfläche.
- Trauung vor Ort. Freie Trauung, Standesamt in der Nähe, Schlechtwettervariante.
- Catering. Eigene Küche oder freie Caterer-Wahl, Getränkepauschalen, vegetarische und vegane Optionen.
- Übernachtung. Zimmer im Haus, Kontingente in der Nähe, Shuttle.
- Ende der Feier. Bis wann Musik gespielt werden darf, Nachtruhe.
- Preise. Ob Preise genannt werden oder ein individuelles Angebot folgt. Bezahlt wird nicht über AYDUKE.
Das Hochzeitsjahr einer Location in Beiträgen
Ein Beitrag wird einmal erstellt und mit demselben Plan an die gewählten Konten verteilt. Auf Instagram geht kein Beitrag ohne Medium.
| Zeitraum | Was Paare tun | Beitrag und Kanal |
|---|---|---|
| Januar bis März | Hochzeitsmessen, Location-Suche | Offener Besichtigungstag; Instagram, Facebook, Google-Unternehmensprofil |
| April bis Juni | Probeessen, Feinplanung | Einblick in die Küche; kurze Clips als Reels und auf YouTube |
| Juli bis September | Hochzeitssaison | Bilder vergangener Feiern mit Zustimmung der Paare |
| Oktober bis Dezember | Winterhochzeiten, Firmenfeiern | Saal im Winterlicht; Hinweis auf freie Termine im Folgejahr |
Auf YouTube und TikTok wird nur Video veröffentlicht, Kommentare von dort kommen nicht ins Panel. WhatsApp dient nur für Nachrichten.
Agentur oder Eventmanagement?
AYDUKE ist keine Agentur; es fotografiert keine Hochzeiten und schreibt keine Kampagnen.
Die Location pflegt selbst
- Beiträge für die Messesaison werden im Herbst vorbereitet
- Anfragen am Abend beantwortet der Assistent, Datumsfragen gehen ans Team
- Konten werden über die eigene Entwickler-App per OAuth verbunden, mit Anleitung im Panel
- Die KI-Verarbeitung startet erst nach Ihrer Zustimmung
Mit Agentur oder freier Kraft
- Die Agentur legt Kampagnen in denselben Kalender
- Paaranfragen landen bei der Location
- Agenturen verwalten mehrere Locations in einem Panel im Rahmen des Kontolimits
- Berichte als XLSX oder CSV; kostenloses Partnerprogramm mit Provision
Bilder und Daten
Bilder von Hochzeiten nur mit Zustimmung des Paares und, wo erkennbar, der Gäste veröffentlichen; Bildrechte der Fotografen beachten. Im Buchungsformular genügen Name, Kontakt, Gästezahl und Wunschzeitraum. Prüfen Sie Ihre Informationspflichten nach DSGVO. Das ist keine Rechtsberatung.
Eine Besichtigung im Demokonto vergeben
Das Demokonto ist sofort aktiv, eine Kreditkarte ist nicht nötig. Legen Sie die Besichtigung mit Freigabe an, sperren Sie einen Veranstaltungstag und fragen Sie über den Chat-Link, ob ein Datum im Juni frei ist.
Häufige Fragen
Kann der Chat freie Hochzeitstermine anzeigen?
Veranstaltungstage werden nicht als Termin im AYDUKE-Kalender geführt. Der Assistent gibt Datumsanfragen an Ihr Team weiter; Besichtigungen, Probeessen und Gespräche vergibt er selbst.
Wie verhindern wir Besichtigungen an Hochzeitstagen?
Sperren Sie diese Tage im Kalender als Pause oder Feiertag. Der Chat bietet dann keine Zeiten an.
Bekommen Paare eine SMS-Erinnerung?
In Deutschland gehen Bestätigung und Erinnerung per E-Mail an die Kundschaft, jeweils mit einem Link zum Absagen. Die Location erhält neue Buchungen per SMS und E-Mail.
Wir vermieten auch für Firmenfeiern. Lässt sich das trennen?
Ja. Legen Sie eine eigene Leistung für Firmenanfragen an und Stichwörter wie „Firma“ oder „Weihnachtsfeier“ als Übergabe; solche Gespräche gehen dann direkt an die zuständige Person.
Kann der Assistent Englisch antworten?
Die Antwortsprache legen Sie fest. Viele Locations ergänzen den Wissensbestand um englische Einträge für internationale Paare.
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