Branche · Hochzeit & Events
Wer postet, wer antwortet, wer zeigt den Saal? Arbeitsteilung für Ihre Location
Viele Veranstaltungsorte haben eine Agentur für Fotos und Kampagnen, aber die Anfragen zur Weihnachtsfeier kommen trotzdem abends beim Eventmanager an. Diese Seite trennt, was sinnvoll bei einer Agentur bleibt und was eine Location mit Software selbst übernimmt, und zeigt beides an einer Woche im Herbst.
- Anfragen zu Kapazität, Technik und Catering aus Ihren Angaben beantwortet
- Besichtigungen und Beratungsgespräche im Kalender, abgeglichen mit gebuchten Events
- Beiträge der Agentur und des Teams in einem gemeinsamen Kalender
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Agentur und Haus
Was nach außen gehen kann und was im Haus bleiben sollte
AYDUKE ist keine Eventagentur und keine Social-Media-Agentur, sondern Software. Damit laufen die wiederkehrenden Aufgaben im eigenen Haus: Beiträge planen und pünktlich veröffentlichen, Nachrichten beantworten, Besichtigungen vergeben. Wer mit einer Agentur zufrieden ist, behält sie für das, was sie gut kann.
Gut bei der Agentur aufgehoben
- Fotoshootings vom aufgebauten Saal, Drohnenbilder, Imagevideo
- Kampagnen für die Weihnachtsfeier-Saison
- Texte für neue Raumkonzepte oder Pakete
Besser im eigenen Team
- Antworten auf Fragen zu Personenzahl, Technik und Terminen
- Besichtigungstermine, die zu den gebuchten Events passen
- Kurzfristige Hinweise: Tag der offenen Tür, freier Termin im November
Die Agentur kann ihre Beiträge direkt im gemeinsamen Kalender ablegen. Sie sehen vor dem Veröffentlichen, was online geht, und Anfragen von Gästen landen bei Ihnen.
Eine Woche im Oktober, aufgeteilt zwischen Agentur und Team
Eine erdachte Location mit Saal für 180 Personen, Galerie und Terrasse. Die Agentur liefert Bilder, das Team kümmert sich um Anfragen. Die Beispieltage dienen nur der Anschauung.
- MoDie Agentur lädt Fotos vom Firmenjubiläum am Wochenende in die Medienbibliothek und plant drei Beiträge für Instagram, Facebook und LinkedIn. Die Eventmanagerin gibt sie frei.
- DiEine Personalabteilung fragt im Website-Chat nach einem Raum für 90 Personen im Dezember. Der Assistent nennt Bestuhlungsvarianten und Technik aus dem Wissensbestand und bietet einen Besichtigungstermin an.
- MiEin Beitrag im Google-Unternehmensprofil zum Tag der offenen Tür, vom Team selbst geplant.
- DoDrei Besichtigungen am Nachmittag, alle online gebucht. Weil das Firmenevent am Abend im Outlook-Kalender steht, lagen keine Termine danach.
- FrDie Gesprächsanalyse zeigt: Die meisten Fragen der Woche drehten sich um Parkplätze und Catering. Das Team ergänzt beide Einträge.
Anfrage einer Personalabteilung im Website-Chat
Ein ausgedachter Dialog, kein echter Kunde. Die Angaben zu Räumen und Technik hat die Location selbst eingetragen.
Den Veranstaltungstag selbst hat der Assistent nicht zugesagt, weil Eventbuchungen mit Angebot und Vertrag in der Hand des Teams bleiben. Die Besichtigung dagegen vergibt er aus freien Zeiten des Kalenders.
Die Angaben, nach denen Veranstalter fragen
Haben Sie eine eigene Website mit Raumseiten, lernt der Assistent nach Bestätigung der Inhaberschaft bis zu 500 Seiten und liest sie wöchentlich neu. Was Sie von Hand eintragen, gilt vorrangig.
Räume und Kapazität
Personenzahl je Raum bei Bankett, Reihe, Stehempfang. Die häufigste erste Frage.
Technik
Beamer, Ton, Bühne, Licht, WLAN für Streams, Stromanschlüsse für Bands.
Catering und Getränke
Hauspartner, Fremdcatering, Korkgeld, Getränkepauschale, so wie Sie es regeln.
Zeiten und Lärm
Aufbau ab wann, Musik bis wann, Abbau am selben Abend oder am Folgetag.
Anfahrt und Parken
Parkplätze, Busanfahrt, Anlieferung für Dienstleister, Barrierefreiheit.
Ablauf der Anfrage
Wie aus der Anfrage ein Angebot wird und wann eine Option verfällt. Der Assistent erklärt den Ablauf, verhandelt aber nicht.
Welche Kanäle für welche Art von Veranstaltung
| Zielgruppe | Kanal | Was dort funktioniert |
|---|---|---|
| Firmen und Personalabteilungen | LinkedIn, Website-Chat | Referenzfotos von Tagungen und Feiern, nur mit Einwilligung; Anfragen über den Chat |
| Private Feiern | Instagram, Facebook | Aufgebaute Tische, Deko, Abendlicht; Direktnachrichten beantwortet der Assistent |
| Lokale Öffentlichkeit | Google-Unternehmensprofil, Facebook-Gruppen | Tag der offenen Tür, freie Termine, Konzertabende |
| Stammkunden und Dienstleister | Telegram-Kanal, WhatsApp | Kurzfristige Hinweise im Kanal; auf WhatsApp nur Nachrichten, keine Beiträge |
Auf LinkedIn wird nur veröffentlicht. Nachrichten und Kommentare dort beantwortet AYDUKE nicht.
Für Agenturen und Freelancer, die Locations betreuen
- Die Konten mehrerer Veranstaltungsorte verbinden Sie im Kontolimit Ihres Pakets in einem Panel und planen alle in einem Kalender.
- Berichte über 7, 30 oder 90 Tage, mit Erfolgsquote und Plattformvergleich, exportieren Sie als XLSX oder CSV für Ihre Kunden.
- Die Plattformprüfung spart Nacharbeit: Zu große Videos und zu lange Texte fallen vor dem Planen auf.
- Getrennte Arbeitsbereiche je Kunde gibt es nicht; alle verbundenen Konten liegen in Ihrem Panel.
- Wer Locations an AYDUKE vermittelt, erhält über das kostenlose Partnerprogramm eine Provision.
Anzahlung, Vertrag und Option laufen nicht über AYDUKE. Es gibt keine Zahlungsfunktion und keine Eventbuchung mit Vertrag. Für Besichtigungen fragen Sie nur Name, Kontakt, Termin und höchstens Personenzahl und Anlass ab (DSGVO, Datensparsamkeit). Gäste auf Eventfotos zeigen Sie nur mit Einwilligung, bei Firmenfeiern abgestimmt mit dem Veranstalter. Das ist keine Rechtsberatung.
Einen Raum anlegen, eine Besichtigung buchen
Das Demokonto öffnet sich sofort und verlangt keine Kreditkarte. Tragen Sie einen Raum mit Kapazität und Technik ein, legen Sie Besichtigungszeiten fest und fragen Sie über den Chat-Link nach einer Weihnachtsfeier für 90 Personen.
Häufige Fragen
Kann der Assistent sagen, ob ein Veranstaltungstermin noch frei ist?
Nur, wenn Sie dazu eine klare Regel hinterlegen. In der Regel ist es sinnvoller, Datumsanfragen als Übergabe-Stichwort an das Eventteam zu geben, weil Optionen und Angebote dort entschieden werden.
Wie verhindere ich Besichtigungen während einer laufenden Veranstaltung?
Tragen Sie gebuchte Events in Ihren Google-, Apple- oder Outlook-Kalender ein und abonnieren Sie ihn per ICS. Diese Zeiten gelten als belegt, der Chat bietet dann keine Besichtigung an.
Wir sind eigentlich eine Hochzeitslocation, machen aber auch Firmenfeiern. Passt das?
Ja. Legen Sie Besichtigungen für Paare und für Firmen als getrennte Leistungen an. Für Paare gibt es eine eigene Seite zu Hochzeitslocations.
Können wir Anfragen nach Anlass sortieren?
Die Gesprächsanalyse ordnet Nachrichten nach Kategorie, Thema, Stimmung und Dringlichkeit. Eine Zusatzfrage nach dem Anlass im Besichtigungsformular hilft zusätzlich.
Was passiert, wenn jemand abends nach einem Angebot fragt?
Der Assistent beschreibt den Ablauf so, wie Sie ihn hinterlegen, und übergibt das Gespräch. Wenn der Gast der Übergabe zustimmt, benachrichtigt das System Ihr Team, das in der Live-Chat-Konsole übernehmen kann.
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