Branche · Hochzeit & Events
Das Fotojahr hat Stoßzeiten: so bleiben Kalender und Kanäle in jeder davon ruhig
Ein Fotostudio lebt von Wellen. Im Frühjahr Kommunion und Konfirmation, im Sommer Hochzeiten, im Herbst Familien im Freien, im Advent Minishootings im Viertelstundentakt. Diese Seite ordnet das Jahr nach Saisons und zeigt, was sich in jeder vorplanen lässt, damit die Hochsaison nicht auf Kosten von Nachrichten und Beiträgen geht.
- Saisonbeiträge Wochen vorher einplanen, auch während eines Hochzeitswochenendes
- Kurze Shooting-Slots mit Pufferzeit für Umbau und Kundenwechsel
- Fragen zu Paketen, Bildanzahl und Lieferzeit aus Ihren Angaben beantwortet
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Jahresüberblick
Vier Saisons, vier Arten von Anfragen
Kein Studio arbeitet genau so. Die Tabelle ist ein Raster, in das Sie Ihre eigenen Schwerpunkte eintragen.
| Zeitraum | Typische Aufträge | Was Kunden fragen | Was sich vorplanen lässt |
|---|---|---|---|
| Januar bis März | Bewerbungsfotos, Business-Porträts, Babybauch | Wie schnell bekomme ich die Bilder? | Beiträge zu Kleidung und Ablauf, feste Porträt-Tage |
| April bis Juni | Kommunion, Konfirmation, erste Hochzeiten | Kommen Sie auch in die Kirche oder zur Feier? | Hinweis auf verbleibende Samstage, Beispielgalerien |
| Juli bis September | Hochzeiten, Einschulung, Outdoor-Porträts | Sind Sie am 14. noch frei? | Beiträge für Wochen im Voraus, weil am Wochenende niemand postet |
| Oktober bis Dezember | Familie im Herbstlaub, Weihnachts-Minishootings, Gutscheine | Gibt es noch einen Slot vor Heiligabend? | Minishooting-Termine früh freischalten, Gutscheinhinweise ab November |
Gutscheine verkaufen oder bezahlen lassen kann AYDUKE nicht. Der Assistent erklärt nur, wie Sie Gutscheine anbieten.
Wo die Hochsaison tatsächlich eng wird
Das Problem im Juli ist selten die Arbeit selbst. Es sind die Nachrichten, die parallel eingehen: Brautpaare für das nächste Jahr, Eltern wegen der Einschulung, eine Firma, die Porträts für die Website braucht. Wer samstags zwölf Stunden fotografiert und sonntags sortiert, antwortet am Montag auf zehn Anfragen, von denen drei schon anderswo gebucht haben.
AYDUKE setzt an drei Stellen an. Beiträge entstehen in ruhigen Wochen und gehen zum geplanten Zeitpunkt an Instagram, Facebook und das Google-Unternehmensprofil, Reels und kurze Clips auch an TikTok und YouTube. Nachrichten aus Messenger, Instagram, WhatsApp, Telegram und dem Website-Chat landen in einem Posteingang, wo ein Assistent die Standardfragen aus Ihren Angaben beantwortet. Und der Kalender zeigt nur Zeiten, die wirklich frei sind.
Was der Assistent nicht weiß, etwa ob Sie für eine Hochzeit 300 Kilometer anreisen, gibt er an Sie weiter.
Advent, 22 Uhr, eine Mutter mit wenig Zeit
Ein ausgedachtes Gespräch, das so nicht stattgefunden hat. Preise und Slots stammen aus dem fiktiven Studiokalender.
Die Hundefrage stand nicht im Wissensbestand, also sagt der Assistent das. Nach der Antwort des Studios lohnt es sich, die Regel nachzutragen, weil dieselbe Frage im Advent öfter kommt.
Shootings so anlegen, dass der Kalender stimmt
Minishooting mit Puffer
20 Minuten Aufnahme und 10 Minuten Puffer für Kulisse, Licht und den Wechsel der Familie. Der Chat bietet nur Slots an, die mit Puffer passen.
Hochzeit nur mit Freigabe
Eine Ganztagsreportage wird nie automatisch bestätigt. Die Anfrage wartet, bis Sie Datum, Ort und Umfang geprüft haben.
Porträt-Tage
Feste Tage für Bewerbungs- und Business-Porträts, zum Beispiel dienstags, damit andere Tage für Bildbearbeitung frei bleiben.
Zweite Fotografin
Arbeitet jemand mit Ihnen, bekommt sie eigene Arbeitszeiten. Buchbar ist nur, wer zu der Zeit frei ist.
Private Termine blocken
Einträge aus Google, Apple/iCloud oder Outlook gelten als belegt, auch der Urlaub nach der Hochzeitssaison.
Zusatzfragen im Formular
Anzahl der Personen, Studio oder Außenaufnahme. Mehr braucht es für die Buchung meist nicht.
Social Media auslagern oder selbst steuern
AYDUKE ist keine Agentur, die Ihre Kanäle bespielt. Es ist Software für die Routine: Beiträge planen und pünktlich veröffentlichen, Nachrichten und Kommentare beantworten, Termine vergeben. Bildauswahl, Bildsprache und Texte bleiben bei Ihnen oder bei einer Agentur, mit der Sie arbeiten.
Wenn eine Agentur mitarbeitet
- Die Agentur liefert Texte, Sie liefern Bilder, eingeplant wird in einem Kalender
- Anfragen gehen an Sie, nicht über einen Umweg
- Kopierte Beiträge sparen Arbeit bei wiederkehrenden Aktionen
Wenn Sie es selbst machen
- Bilder in die Medienbibliothek, Beiträge in ruhigen Wochen vorbereiten
- Die Plattformprüfung warnt vor falschem Seitenverhältnis oder zu großer Datei
- Die Gesprächsanalyse zeigt, welche Fragen in welcher Saison zunehmen
Wer als Agentur oder freiberuflich mehrere Studios betreut, bindet deren Konten im Rahmen des Kontolimits eines Pakets in einem Panel an und liefert Berichte als XLSX oder CSV. Dazu gibt es ein kostenloses Partnerprogramm, das für vermittelte Betriebe Provision zahlt.
Vor der nächsten Saison einrichten
Am besten in einem ruhigen Monat, etwa im Februar oder nach den Hochzeiten im Oktober.
Konten verbinden
Instagram braucht ein Business- oder Creator-Konto. Verknüpft wird über Ihre eigene Entwickler-App per OAuth, das Panel führt mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung durch jede Plattform.
Pakete in den Wissensbestand
Dauer, Bildanzahl, Lieferzeit, Nutzungsrechte, Anfahrt. Steht das auf Ihrer Website, liest der Assistent es nach bestätigter Inhaberschaft ein; Handeingaben haben Vorrang.
Leistungen und Slots anlegen
Minishooting, Porträt, Familie, Hochzeit, jeweils mit Dauer, Puffer, Preis und der Einstellung, ob automatisch bestätigt wird.
Saisonbeiträge vorbereiten
Einen Beitrag pro Saisonwechsel und ein paar Beispielbilder, als Entwurf gespeichert und in der Woche vorher eingeplant.
Chat sichtbar machen
Das Chatfenster mit einer Zeile Code auf die Website, der Chat-Link mit QR-Code in die Instagram-Bio und auf Visitenkarten.
Veröffentlichen Sie Bilder von Kundschaft nur mit Einwilligung. Für Porträts und Familienbilder brauchen Sie eine klare, am besten schriftliche Zustimmung zur Nutzung auf Instagram, Facebook oder der Website, bei Kindern die der Eltern. Die Einwilligung kann widerrufen werden, dann nehmen Sie den Beitrag herunter. Im Buchungsformular genügen Name, Kontakt, Termin und die Zusatzfragen, die Sie wirklich brauchen. Das ist keine Rechtsberatung.
Die nächste Saison zur Probe planen
Mit einem kostenlosen Demokonto, sofort aktiv und ohne Kreditkarte, legen Sie ein Minishooting mit Puffer an, planen drei Saisonbeiträge und fragen über den Chat-Link selbst einen Slot an.
Häufige Fragen
Kann ich eine Anzahlung für Hochzeiten über AYDUKE einziehen?
Nein, Zahlungen, Anzahlungen oder Kautionen nimmt AYDUKE nicht entgegen. Hinterlegen Sie, wie Sie das regeln, damit der Assistent es korrekt erklärt.
Ich bin am Samstag auf einer Hochzeit. Wer beantwortet die Nachrichten?
Der Assistent beantwortet Standardfragen aus Ihren Angaben und zeigt freie Termine aus dem Kalender. Alles andere wartet im Posteingang oder wird an Sie übergeben, wenn ein Stichwort fällt.
Kann ich Kundengalerien über AYDUKE ausliefern?
Nein, eine Galerie- oder Downloadfunktion für Kunden gibt es nicht. Die Medienbibliothek dient Ihren eigenen Beiträgen und lässt sich als ZIP herunterladen.
Werden Reels automatisch auf alle Plattformen verteilt?
Sie wählen die Plattformen. Ein Video kann an Instagram, Facebook, TikTok und YouTube gehen; X und LinkedIn nehmen auch Bildbeiträge. Die Plattformprüfung meldet vor dem Planen, wenn Format oder Größe nicht passen.
Wie verhindere ich, dass Minishootings doppelt vergeben werden?
Die freien Slots berechnet das System aus Arbeitszeiten, bestehenden Terminen und verbundenen Kalendern. Telefonisch vergebene Termine tragen Sie von Hand ein.
Bekommen Kunden eine Erinnerung vor dem Shooting?
Ja, per E-Mail, mit einem Link zum Einsehen oder Absagen. Hinweise zu Kleidung oder Treffpunkt können Sie im Wissensbestand hinterlegen.
Verwandte Branchen
Weitere Einsatzgebiete
Bereit, Ihr Unternehmen über ein einziges Panel zu steuern?
Testen Sie 7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte: Konten verbinden, den ersten Beitrag planen, den Assistenten trainieren.