Branche · Gesundheit & Praxen
Physiotherapiepraxis: weniger leere Behandlungsräume durch kurzfristige Absagen
In einer Physiotherapiepraxis ist eine abgesagte Behandlung selten ein großes Problem, zehn davon in der Woche schon. Die Zeit ist geplant, die Therapeutin da, nur der Raum bleibt leer, weil niemand rechtzeitig erfährt, dass der Termin frei geworden ist. Diese Seite zeigt, wie AYDUKE Absagen über einen Link in der Erinnerungs-E-Mail möglich macht, frei gewordene Zeiten sofort im Chat anbietet und Fragen zu Verordnung und Ablauf beantwortet, ohne in die Therapie einzugreifen.
- Absage über den Link in der Erinnerungs-E-Mail; die Zeit ist danach sofort wieder buchbar
- Eigene Kalender je Therapeutin und Therapeut, mit eigenen Arbeitszeiten und Leistungen
- Der Assistent beantwortet Organisatorisches; Beschwerden und Befunde gehören nicht in den Chat
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Ausgangslage
Wo die Stunden einer Praxis verloren gehen
Die meisten Absagen kommen nicht böswillig, sondern spät: Am Morgen ruft jemand an, dass das Kind krank ist, aber das Telefon ist besetzt, weil die Kollegin gerade behandelt. Die Nachricht landet auf dem Anrufbeantworter, wird mittags abgehört, und bis dahin ist die Zeit verstrichen. Wer an diesem Tag gern einen Termin gehabt hätte, hat längst woanders gefragt.
Mit AYDUKE erhalten Patientinnen und Patienten am Vortag eine Erinnerung per E-Mail, darin ein Link, über den sie den Termin ansehen und absagen können. Die Absage ist sofort im Kalender, und die frei gewordene Zeit erscheint im Website-Chat und in der Online-Buchung. Ab wann eine Absage nicht mehr online möglich ist, legen Sie als Regel fest; danach bleibt nur der Anruf.
Dienstag, 7:10 Uhr, Website-Chat
Ein frei gewordener Termin am selben Vormittag
Der Dialog ist erfunden; Person und Praxis gibt es nicht.
Die Zeit um 9:30 Uhr war um 6:50 Uhr über den Link in einer Erinnerung abgesagt worden. Mitbringliste und der Satz zu den Folgeterminen standen im Wissensbestand. Nach Beschwerden oder Diagnose fragte der Assistent nicht.
Leistungen, wie eine Praxis sie anlegen kann
Jede Leistung hat Dauer, Puffer und die Personen, die sie anbieten. Welche Leistung online buchbar ist und welche nur das Team einträgt, entscheiden Sie je Leistung.
| Leistung | Online buchbar? | Hinweis |
|---|---|---|
| Ersttermin mit Verordnung | Ja | Zusatzfrage im Formular: „Verordnung liegt vor?“ (ja/nein) |
| Folgetermin | Vom Team eingetragen | Erinnerung und Absagelink gehen trotzdem raus |
| Manuelle Lymphdrainage | Nur bei bestimmten Personen | Nur wer die Leistung anbietet, erscheint in der Auswahl |
| Selbstzahler-Behandlung | Ja | Preis kann angezeigt werden |
| Hausbesuch | Mit Freigabe | Längerer Puffer; das Team bestätigt nach Prüfung |
| Kurs, z. B. Rückenschule | Ja | Mehrere Plätze pro Termin über die Kapazität |
Eine Serie von Folgeterminen legt AYDUKE nicht automatisch an; das Team trägt sie einzeln ein. Eine Anbindung an Praxis- oder Abrechnungssoftware gibt es nicht. Termine lassen sich als ICS, XLSX oder CSV exportieren.
Absagen
Was nach einer Online-Absage passiert
Zeit wird frei
Der Termin verschwindet aus dem Kalender der Therapeutin, die Zeit ist sofort wieder in der Online-Buchung.
Praxis wird informiert
Neue Buchungen meldet AYDUKE der Praxis per SMS und E-Mail; Absagen sehen Sie im Panel.
Frist gilt
Nach Ablauf Ihrer Absagefrist ist eine Online-Absage nicht mehr möglich. Was dann gilt, steht als Satz im Wissensbestand.
Chat bietet an
Fragt jemand nach einem kurzfristigen Termin, nennt der Assistent die frei gewordene Zeit aus dem echten Kalender.
Kein Doppeleintrag
Verbundene externe Kalender gelten als belegt; eine Therapeutin wird nicht doppelt gebucht.
Was der Assistent zur Verordnung sagen darf
- Mitbringliste: Verordnung, Versichertenkarte, Handtuch, bequeme Kleidung; was Ihre Praxis eben verlangt.
- Fristen: Ein allgemeiner Satz, dass eine Verordnung nur eine bestimmte Zeit gültig ist und man sich früh melden sollte. Ob eine konkrete Verordnung noch gilt, prüft die Praxis.
- Zuzahlung: Ein fester Satz, dass die gesetzliche Zuzahlung in der Praxis besprochen wird; keine Beträge im Chat, wenn Sie das nicht wollen.
- Nicht im Chat: Einschätzungen zu Beschwerden, Übungen, Behandlungsdauer oder ob Physiotherapie hilft.
- Übergabe: Stichwörter wie „starke Schmerzen“, „nach OP“, „Unfall“ oder „Taubheit“ gehen sofort an das Team, mit dem Hinweis, im Notfall den Notruf zu wählen.
Der Assistent antwortet nur mit dem, was im Wissensbestand steht. Fehlt etwas, bietet er an, die Nachricht weiterzugeben, statt zu raten.
Eine Praxis mit vier Therapeutinnen einrichten
Personen und Arbeitszeiten
Jede Therapeutin bekommt eigene Zeiten, Pausen und Urlaub; Teilzeit ist kein Sonderfall.
Leistungen zuordnen
Wer Lymphdrainage oder Kurse anbietet, wird bei diesen Leistungen hinterlegt.
Regeln setzen
Absagefrist, wie weit im Voraus gebucht werden kann, welche Leistungen eine Freigabe brauchen.
Wissensbestand schreiben
Mitbringliste, Anfahrt, Parken, Barrierefreiheit, feste Sätze zu Verordnung und Zuzahlung.
Chat einbinden
Eine Codezeile auf der Website; Logo und Farben der Praxis, der Name AYDUKE erscheint nicht. Die KI-Verarbeitung startet erst nach Ihrer Zustimmung.
Instagram und Google für eine Physiotherapiepraxis
Für Werbung von Gesundheitsberufen gilt das Heilmittelwerbegesetz; für Inhalte und Antworten ist die Praxis verantwortlich. AYDUKE erstellt keine Beiträge, plant und veröffentlicht aber, was Sie vorbereiten.
Passt gut
- Kurstermine der Rückenschule mit Link zur Buchung
- Neue Kollegin, neue Räume, geänderte Sprechzeiten
- Allgemeine Hinweise zum Ablauf eines Ersttermins
- Urlaubszeiten, vorab für Wochen geplant
Lieber weglassen
- Heilversprechen wie „schmerzfrei in drei Wochen“
- Patientengeschichten mit Namen oder Gesicht
- Übungsanleitungen, die eine Behandlung ersetzen sollen
- Antworten auf Bewertungen, die Behandlungsdetails enthalten
Im Google-Unternehmensprofil plant AYDUKE nur Beiträge; Bewertungen beantworten Sie dort selbst. Antworten auf Kommentare bei Facebook und Instagram sind ein eigener Modus, standardmäßig aus; lassen Sie die Freigabe eingeschaltet, damit keine Antwort bestätigt, dass jemand Patient war. Das ist keine Rechtsberatung.
Datenschutz
Im Buchungsformular stehen Name, Kontakt und Termin, keine Beschwerden. Schon der Termin in einer Physiotherapiepraxis kann als Gesundheitsdatum gelten. Verzichten Sie auf ein Freitextfeld für den Grund, halten Sie Chatverläufe kurz, lassen Sie öffentliche Kommentarantworten ausgeschaltet und schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Das ist keine Rechtsberatung.
Eine Absage im Demokonto ausprobieren
Das Demokonto ist sofort aktiv, eine Kreditkarte ist nicht nötig. Buchen Sie einen Ersttermin, sagen Sie ihn über den Link in der Bestätigung ab und sehen Sie, wie die Zeit im Chat wieder auftaucht.
Häufige Fragen
Bekommen Patientinnen eine SMS-Erinnerung?
In Deutschland gehen Bestätigung und Erinnerung per E-Mail an die Kundschaft, jeweils mit einem Link zum Absagen. Die Praxis erhält neue Buchungen per SMS und E-Mail.
Kann der Assistent sagen, ob Physiotherapie bei meinen Beschwerden hilft?
Nein. Er gibt keine medizinischen Einschätzungen und keine Übungen. Er nennt freie Zeiten und gibt Fragen zur Behandlung an das Team weiter.
Kann man alle sechs Termine einer Verordnung auf einmal buchen?
Eine automatische Terminserie gibt es nicht. Das Team trägt Folgetermine einzeln ein; für jeden geht eine Erinnerung mit Absagelink raus.
Gibt es eine Warteliste für frei werdende Termine?
Eine Wartelistenfunktion gibt es nicht. Abgesagte Zeiten sind aber sofort wieder in der Online-Buchung und im Chat sichtbar.
Funktioniert das mit unserer Praxissoftware?
Eine direkte Anbindung gibt es nicht. Sie können Google-, Apple- oder Outlook-Kalender per ICS verbinden; deren Termine gelten als belegt. Exporte gibt es als ICS, XLSX und CSV.
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