Branche · Gesundheit & Praxen
Vom ersten Klick bis zur Arztberatung: Anfragen in der ästhetischen Medizin ordnen
Wer sich für eine ästhetische Behandlung interessiert, schreibt oft spätabends und zuerst über Instagram. Diese Seite folgt einer solchen Anfrage Station für Station aus Sicht der anfragenden Person und zeigt, an welcher Stelle die Klinik welche Einstellung trifft: was der Assistent sagen darf, wann das Team übernimmt und welche Angaben gar nicht erst im Chat landen.
- Erstberatungen warten auf Freigabe durch die Klinik, statt automatisch zugesagt zu werden
- Keine Auskunft zu Kosten, Eignung oder Ergebnis, die nicht aus Ihren eigenen Angaben stammt
- Buchungsformular ohne Feld für Beschwerden, Medikamente oder Vorerkrankungen
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Aus Sicht der Anfragenden
Fünf Stationen zwischen Neugier und Beratungsgespräch
An jeder dieser Stationen entscheidet eine Einstellung im Panel, was die anfragende Person erlebt.
Ein Beitrag fällt auf
Ein sachlicher Post über den Ablauf einer Erstberatung erscheint zur geplanten Zeit auf Instagram, Facebook und im Google-Unternehmensprofil. Er wurde einmal erstellt und an alle drei Kanäle verteilt.
Die erste Nachricht
Um 23 Uhr schreibt die Person per Instagram-Direktnachricht oder im Chatfenster Ihrer Website. Das Fenster trägt Logo und Farben der Klinik, einen AYDUKE-Schriftzug gibt es nicht.
Eine Antwort ohne Versprechen
Der Assistent nennt Sprechzeiten, Anfahrt und die Dauer des Erstgesprächs aus Ihrem Wissensbestand. Zu Wirkung, Haltbarkeit oder Eignung sagt er nichts, weil dazu nichts hinterlegt ist und nichts hinterlegt sein sollte.
Ein Termin mit Vorbehalt
Freie Beratungszeiten zeigt das System aus den echten Arbeitszeiten der Ärztinnen und Ärzte. Die gewählte Zeit wartet auf Ihre Freigabe; neue Anfragen meldet das System der Klinik.
Bestätigung und Erinnerung
Nach der Freigabe erhält die Person eine Bestätigung und vor dem Termin eine Erinnerung per E-Mail. Über den Link darin kann sie den Termin ansehen oder absagen.
Kurz vor Mitternacht im Instagram-Postfach
Dieser Verlauf ist frei erfunden und soll nur zeigen, wie die Einstellungen zusammenspielen. Die schreibende Person gibt es nicht.
„Blutverdünner“ stand als Übergabe-Stichwort in den Einstellungen. Nimmt die Person das Angebot an, erfährt die Klinik davon und übernimmt in der Live-Chat-Konsole.
Was die Klinik vor dem ersten echten Chat festlegt
Die Klinik-Vorlage im Terminbereich ist ein Ausgangspunkt. Diese Schritte machen daraus die Abläufe Ihres Hauses.
Konten verbinden
Instagram (als Business- oder Creator-Konto), Facebook und das Google-Unternehmensprofil werden über Ihre eigene Entwickler-App per OAuth verbunden. Im Panel führt eine Schritt-für-Schritt-Anleitung durch jede Plattform.
Leistungen schneiden
Erstberatung, Folgeberatung, Nachkontrolle: jeweils mit Dauer, Pufferzeit zum Umziehen oder Desinfizieren und der Einstellung „mit Freigabe“. Behandlungen selbst bieten viele Häuser online gar nicht an, weil vorher ein ärztliches Gespräch stehen muss.
Ärztinnen und Ärzte mit eigenen Zeiten anlegen
Jede Fachkraft erhält ihre Sprechzeiten. Einträge aus abonnierten Google-, Apple/iCloud- oder Outlook-Kalendern gelten als belegt.
Wissensbestand eng halten
Sprechzeiten, Anfahrt, Parken, Ablauf des Erstgesprächs, Absageregel. Lernt der Assistent von Ihrer verifizierten Website, hat von Hand Eingetragenes Vorrang.
Übergabe-Stichwörter und Modus wählen
Wörter wie „Schmerzen“, „Schwellung“, „Allergie“, „Medikament“ oder „schwanger“ leiten an das Team. Zu Beginn läuft der Entwurfsmodus, in dem jede Antwort vor dem Versand geprüft wird. Die KI verarbeitet Nachrichten erst, nachdem die Klinik zugestimmt hat.
Welche Frage wohin gehört
| Frage im Chat | Wer antwortet | Warum |
|---|---|---|
| Öffnungszeiten, Anfahrt, Parkhaus | Assistent | Steht im Wissensbestand und ändert sich selten |
| Wie läuft ein Erstgespräch ab? | Assistent | Organisatorisch, von Ihnen einmal formuliert |
| Was kostet die Behandlung? | Assistent nur mit hinterlegter Formulierung | Ohne Ihre Vorgabe verweist er auf die Beratung |
| Bin ich geeignet, wie lange hält es? | Team im Gespräch | Medizinische Einschätzung, gehört nicht in einen Chat |
| Medikamente, Vorerkrankungen, Schwangerschaft | Team, per Übergabe | Gesundheitsangaben sollen nicht schriftlich im Chat gesammelt werden |
| Beschwerden nach einer Behandlung | Team sofort | Hinweis auf Kliniktelefon; außerhalb der Zeiten ärztlicher Bereitschaftsdienst 116 117, im Notfall 112 |
Die Notfallhinweise schreibt die Klinik selbst in den Wissensbestand und legt fest, wie der Assistent außerhalb der Arbeitszeiten reagiert.
Werbung in der ästhetischen Medizin ist eng geregelt. Das Heilmittelwerbegesetz und die ärztliche Berufsordnung begrenzen Heilversprechen, Vorher-nachher-Vergleiche bei operativen Schönheitseingriffen ohne medizinische Notwendigkeit sind weitgehend untersagt, und für verschreibungspflichtige Wirkstoffe darf gegenüber Laien nicht geworben werden. Hinzu kommt der Datenschutz: Nach einem Urteil des EuGH von 2024 kann schon die Buchung in einer Klinik als Gesundheitsdatum gelten. Halten Sie Chatverläufe kurz, fragen Sie im Formular nur Name, Kontakt und Termin ab und stimmen Sie die Auftragsverarbeitung mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab. Das ist keine Rechtsberatung; verantwortlich für Beiträge und automatische Antworten bleibt die Klinik.
Beiträge, die informieren statt anpreisen
Ein ruhiger Rhythmus von ein bis zwei Beiträgen pro Woche genügt vielen Häusern. Wichtiger als die Menge ist, dass jeder Post einer Prüfung durch Kammer oder Anwalt standhalten würde.
- Menschen und Qualifikation. Ärztinnen, Pflegekräfte und Empfang mit Fachrichtung und Aufgabe. Auf Instagram braucht jeder Beitrag ein Bild oder Video.
- Räume und Hygiene. Aufbereitung, Wartebereich, Barrierefreiheit. Fotos von Mitarbeitenden nur mit Einwilligung.
- Ablauf statt Ergebnis. Was in einer Erstberatung passiert und welche Unterlagen mitzubringen sind.
- Organisatorisches im Google-Profil. Sprechzeiten an Feiertagen, Infoabende. Dort plant AYDUKE nur Beiträge; Bewertungen beantworten Sie selbst.
- Kurze Videos mit Bedacht. Auf YouTube oder TikTok lassen sich Videos veröffentlichen, Kommentare und Nachrichten dieser Plattformen beantwortet AYDUKE aber nicht.
Agentur beauftragen oder Kanäle im Haus pflegen
AYDUKE ist keine Agentur für Klinikmarketing, sondern eine Software. Sie übernimmt die wiederkehrende Arbeit, für die sonst ein Dienstleister bezahlt wird: Beiträge einplanen, pünktlich veröffentlichen, Nachrichten und Kommentare beantworten, Beratungstermine vergeben. Konzept, Bildsprache und die rechtliche Freigabe bleiben bei Ihnen.
Mit bestehender Agentur
- Die Agentur liefert Texte und Bilder, die Klinik plant sie im eigenen Kalender ein
- Nachrichten kommen direkt beim Klinikteam an
- Berichte zu Erfolgsquote und Plattformvergleich stehen beiden zur Verfügung
Allein im Team
- Ein Post wird einmal angelegt und an mehrere Kanäle verteilt
- Die Plattformprüfung meldet unpassende Formate vor dem Planen
- Die Gesprächsanalyse ordnet Anfragen nach Thema, Stimmung und Dringlichkeit
Agenturen und freie Social-Media-Fachleute, die mehrere Praxen oder Kliniken betreuen, verbinden deren Konten im Rahmen des Kontolimits eines Pakets in einem Panel, arbeiten mit einem gemeinsamen Kalender und geben Berichte als XLSX oder CSV weiter. Das Partnerprogramm ist kostenlos und zahlt eine Provision für vermittelte Betriebe. Verwandte Fragen behandeln die Seiten zu Hautarztpraxen und Haartransplantationskliniken.
Den Ablauf einmal selbst durchspielen
Registrieren Sie ein kostenloses Demokonto; es ist sofort aktiv und verlangt keine Kreditkarte. Legen Sie eine Erstberatung mit Freigabe an, hinterlegen Sie zwei Übergabe-Stichwörter und senden Sie über den Chat-Link eine Testanfrage.
Häufige Fragen
Sollten Behandlungen direkt online buchbar sein?
Das entscheidet die Klinik. Verbreitet ist, nur das ärztliche Erstgespräch anzubieten und es auf Freigabe warten zu lassen. So kommt kein Behandlungstermin zustande, bevor eine Ärztin die Person gesehen hat.
Was passiert, wenn nach einer Unterspritzung nachts jemand über eine Schwellung schreibt?
Der Assistent gibt keine Einschätzung. Mit dem Stichwort „Schwellung“ geht die Nachricht an das Team, und außerhalb der Sprechzeiten nennt er die Hinweise, die Sie hinterlegt haben, etwa Ihre Kliniknummer, den Bereitschaftsdienst 116 117 und im Notfall die 112.
Dürfen wir Vorher-nachher-Fotos über AYDUKE planen?
Technisch prüft AYDUKE nur Format und Größe. Ob eine solche Darstellung für den jeweiligen Eingriff zulässig ist, klären Sie bitte mit Ihrer Kammer oder einer Rechtsberatung. Abgebildete Personen müssen schriftlich eingewilligt haben.
Gibt es eine Schnittstelle zu unserer Praxissoftware?
Nein. Der Kalender lässt sich in Google, Apple/iCloud oder Outlook abonnieren und als ICS, XLSX oder CSV exportieren. Telefonische Termine tragen Sie von Hand ein.
Viele Anfragen kommen auf Englisch. Antwortet der Assistent dann auch so?
Er antwortet in der Sprache, die Sie in den Einstellungen festlegen. Eine automatische Spracherkennung versprechen wir nicht.
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