Branche · Gesundheit & Praxen
Was Eltern über die Zahnspange glauben und was die Praxis online beantworten kann
Die meisten Anfragen an eine kieferorthopädische Praxis kommen von Eltern, oft nachdem die Zahnärztin eine Überweisung ausgestellt hat. Dahinter stehen Annahmen: dass es Monate bis zum ersten Termin dauert, dass die Kasse alles oder nichts zahlt, dass Aligner nur für Erwachsene sind. Diese Seite geht solche Annahmen durch und zeigt, wie AYDUKE die Erstberatung vergibt, Organisatorisches beantwortet und alles Medizinische bei der Praxis lässt.
- Erstberatung, Kontrolle und Aligner-Beratung als eigene Termine, je Behandlerin mit eigenen Zeiten
- Der Assistent beantwortet Ablauf, Unterlagen und Sprechzeiten; er stellt keine Diagnose
- Bestätigung und Erinnerung per E-Mail an die Eltern; im Formular keine Befunde
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Annahmen
Fünf Sätze, die Praxen oft hören
Der Assistent antwortet nur mit dem, was die Praxis im Wissensbestand hinterlegt. Bei allem Medizinischen verweist er auf das Gespräch.
„Auf einen Termin wartet man Monate.“
Freie Zeiten für die Erstberatung zeigt der Chat aus dem Kalender, auch abends. Ob es eine Warteliste gibt, steht als Satz im Wissensbestand.
„Die Kasse zahlt alles oder gar nichts.“
Ob und in welchem Umfang Kosten übernommen werden, hängt vom Befund ab und wird in der Praxis besprochen. Diesen Satz verwendet der Assistent wörtlich.
„Aligner sind nur für Erwachsene.“
Welche Behandlungsformen Ihre Praxis anbietet, schreiben Sie als Leistungsübersicht; die Eignung klärt die Untersuchung.
„Ohne Überweisung geht nichts.“
Ob eine Überweisung nötig ist und was zum ersten Termin mitzubringen ist, gehört in den Wissensbestand.
„Die Praxis kann per Foto einschätzen.“
Der Assistent bewertet keine Fotos. Er bittet, Bilder nicht über den Chat zu schicken, und bietet die Erstberatung an.
Montag, 20:45 Uhr, Website-Chat
Eine Mutter mit Überweisung für ihre Tochter
Der Dialog ist erfunden; Familie und Praxis gibt es nicht.
Mitbringliste und der Satz zur Kostenübernahme standen im Wissensbestand. Eine Einschätzung zur Behandlungsbedürftigkeit gab der Assistent nicht. Im Formular wurden nur Name, Kontakt und Termin abgefragt.
Was in den Wissensbestand gehört und was nicht
- Gehört hinein: Sprechzeiten, Anfahrt, Parken, Barrierefreiheit, Mitbringliste, Ablauf der Erstberatung, Absageregel.
- Gehört hinein: Leistungsübersicht in allgemeinen Worten; feste Sätze zu Kosten und Eignung.
- Gehört nicht hinein: Aussagen zu Behandlungsdauer, Erfolg, Schmerzen oder Eignung einzelner Personen.
- Übergabe: Stichwörter wie „Schmerzen“, „Bracket gelöst“, „Draht sticht“, „Notfall“ gehen sofort an das Team.
Erfindet der Assistent etwas, das nicht im Wissensbestand steht? Nein. Fehlt eine Angabe, bietet er an, die Nachricht weiterzugeben.
Termine einer KFO-Praxis
Jede Leistung bekommt Dauer, Puffer und eine zuständige Person. Leistungsnamen allgemein zu halten schützt die Erinnerungs-E-Mails vor zu viel Information.
| Termin | Dauer | Regel |
|---|---|---|
| Erstberatung | Länger | Automatisch oder mit Freigabe; Zusatzfrage „Überweisung vorhanden?“ |
| Kontrolltermin | Kurz | Vom Team eingetragen; Erinnerung geht trotzdem raus |
| Beratung Erwachsene | Länger | Eigene Leistung, auch für Aligner-Anfragen |
| Rückruf | Kurz | Statt Warteschleife am Vormittag |
Telefonisch vergebene Termine tragen Sie von Hand ein; die Zeit ist dann auch im Chat belegt. Eine Anbindung an die Praxissoftware gibt es nicht; Export als ICS, XLSX oder CSV ist möglich.
Praxisauftritt: was erlaubt ist und wer ihn pflegt
Für Werbung von Heilberufen gelten das Heilmittelwerbegesetz und die Berufsordnung; die Verantwortung für Beiträge und automatische Antworten liegt bei der Praxis. AYDUKE ist keine Agentur und erstellt keine Inhalte.
Eher unbedenklich
- Sprechzeiten, Urlaub, neue Mitarbeitende
- Wie eine Erstberatung abläuft
- Pflegetipps für feste und herausnehmbare Spangen, allgemein gehalten
- Das Team stellt sich vor, mit Einwilligung
Besser nicht
- Vorher-nachher-Bilder von Patientinnen und Patienten
- Erfolgsversprechen oder Dauerangaben
- Patientenstimmen und Bewertungen als Werbung
- Erkennbare Kinder, auch mit Einwilligung
Agenturen, die Praxen betreuen, legen Beiträge in denselben Kalender, die Praxis gibt frei; Nachrichten landen nur bei der Praxis. Mehrere Praxen lassen sich im Rahmen des Kontolimits in einem Panel führen; das Partnerprogramm ist kostenlos. Das ist keine Rechtsberatung.
Die erste Woche
Konten verbinden
Über die eigene Entwickler-App der Praxis per OAuth; im Panel gibt es für jede Plattform eine Anleitung.
Leistungen anlegen
Erstberatung, Kontrolle, Erwachsenenberatung, Rückruf.
Wissensbestand und feste Sätze
Kosten, Eignung, keine Fotos im Chat.
Entwurfsmodus
Antworten werden vorgeschlagen und vom Team freigegeben. Die KI-Verarbeitung startet erst nach Ihrer Zustimmung.
Chat einbinden
Eine Codezeile; das Fenster trägt Logo und Farben der Praxis, der Name AYDUKE erscheint nicht.
Gesundheitsdaten
Keine Beschwerden, Befunde oder Fotos im Buchungsformular oder Chat. Schon ein Termin in einer kieferorthopädischen Praxis kann als Gesundheitsdatum gelten. Fragen Sie nur Name, Kontakt und Termin ab, halten Sie Chatverläufe kurz, lassen Sie öffentliche Kommentarantworten ausgeschaltet und schließen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Das ist keine Rechtsberatung.
Eine Erstberatung im Demokonto vergeben
Das Demokonto ist sofort aktiv, eine Kreditkarte ist nicht nötig. Legen Sie die Erstberatung an, hinterlegen Sie den Satz zur Kostenübernahme und fragen Sie über den Chat, ob die Kasse zahlt.
Häufige Fragen
Kann der Assistent sagen, ob ein Kind eine Zahnspange braucht?
Nein. Er stellt keine Diagnose und bewertet keine Fotos. Er nennt freie Zeiten für die Erstberatung.
Bekommen Eltern eine SMS-Erinnerung?
In Deutschland gehen Bestätigung und Erinnerung per E-Mail an die Kundschaft, mit einem Link zum Absagen. Die Praxis erhält neue Buchungen per SMS und E-Mail.
Was passiert bei einem gelösten Bracket am Wochenende?
Legen Sie dafür Übergabe-Stichwörter und einen festen Satz mit Ihrer Notfallregelung an. Die Nachricht geht an das Team, der Assistent gibt keine Behandlungshinweise.
Können Jugendliche selbst buchen?
Technisch ja. Ob Sie Termine Minderjähriger nur mit Eltern bestätigen, regeln Sie über die Freigabe und einen Satz im Wissensbestand.
Können wir den Assistenten ganz ausschalten?
Ja. Die KI-Verarbeitung startet ohnehin erst nach Ihrer Zustimmung. Auch ohne Assistent laufen Kalender, Online-Buchung, Erinnerungen und Beitragsplanung.
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