Branche · Gesundheit & Praxen
Die erste Woche: Online-Termine und Chat in der Praxis Schritt für Schritt
Eine Praxis stellt ihre Terminvergabe nicht an einem Nachmittag um. Diese Seite schlägt einen Plan für die ersten fünf Arbeitstage vor, von der Auswahl der online buchbaren Leistungen über Erinnerungs-E-Mails bis zur Frage, was der Assistent niemals beantworten soll. Sie richtet sich an Praxisinhaber und Praxismanagerinnen in Hausarzt- und Facharztpraxen.
- Nur freigegebene Leistungen online buchbar, etwa Vorsorge oder Impfsprechstunde
- Erinnerung per E-Mail mit Link zum Absagen, damit frei werdende Zeiten neu vergeben werden
- Keine Einschätzung von Beschwerden: Übergabe an das Team und Hinweis auf 112 oder 116 117
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Einrichtungsplan
Fünf Arbeitstage bis zum ersten Online-Termin
Der Plan setzt voraus, dass das Team jeden Tag etwa eine Stunde Zeit dafür findet. Für jeden verbundenen Kanal gibt es im Panel eine Schritt-für-Schritt-Anleitung; die Konten laufen über eigene Entwickler-Apps der Praxis mit OAuth.
Tag 1: Entscheiden, was online darf
Eine kurze Teambesprechung. Welche Leistungen sind planbar und kurz genug? Typisch sind Vorsorgeuntersuchung, Impfsprechstunde, Befundbesprechung für Bestandspatienten, Kontrolltermine. Akute Beschwerden bleiben telefonisch.
Tag 2: Leistungen und Behandler anlegen
Aus der Klinik-Vorlage Leistungen übernehmen, Dauer und Pufferzeit anpassen. Jede Ärztin bekommt eigene Online-Zeiten, der Rest des Kalenders bleibt für die Vergabe am Empfang.
Tag 3: Kalender abgleichen
Ein Abo des Praxiskalenders in Outlook, Google oder Apple/iCloud sorgt dafür, dass dort eingetragene Zeiten als belegt gelten. Telefonisch vereinbarte Termine trägt der Empfang zusätzlich von Hand ein, wenn sie online buchbare Zeiten betreffen.
Tag 4: Wissensbestand und Grenzen
Sprechzeiten, Urlaub, Anfahrt, Barrierefreiheit, Aufnahme neuer Patienten, Rezept- und Überweisungsregeln. Dazu die Übergabe-Stichwörter und ein Tageslimit für automatische Antworten.
Tag 5: Entwurfsmodus und Probelauf
Zwei Kolleginnen schreiben typische Anfragen über den Chat-Link. Jede vorgeschlagene Antwort wird geprüft, bevor der Assistent später selbständig antwortet oder dauerhaft im Entwurfsmodus bleibt.
Was am vierten Tag in den Wissensbestand gehört
Je genauer diese Angaben, desto seltener muss der Empfang zurückrufen. Steht vieles schon auf der Praxiswebsite, liest der Assistent es nach Bestätigung der Inhaberschaft von dort und aktualisiert es wöchentlich.
- Sprechzeiten und offene Sprechstunde. Inklusive Sonderzeiten zwischen den Jahren und Vertretung im Urlaub.
- Aufnahmestatus. Ob neue Patienten angenommen werden, nur mit Überweisung oder derzeit gar nicht.
- Rezepte und Überweisungen. Wie Folgerezepte bestellt werden und ab wann sie abholbereit sind, so wie die Praxis es regelt.
- Impfsprechstunde. Welche Impfungen die Praxis anbietet und was mitzubringen ist. Eine Verwaltung von Impfnachweisen gibt es in AYDUKE nicht.
- Notfall außerhalb der Sprechzeiten. Lebensbedrohliche Notfälle: 112. Ärztlicher Bereitschaftsdienst: 116 117. Beides als allgemeiner Hinweis, wörtlich von der Praxis formuliert.
- Organisatorisches. Parken, Aufzug, Versichertenkarte mitbringen, Sprachen im Team.
Welche Anfrage welchen Weg nimmt
| Anliegen | Weg | Warum |
|---|---|---|
| Vorsorge, Check-up | online, automatisch bestätigt | planbar, feste Dauer |
| Impfsprechstunde | online, mit Kapazität je Zeitfenster | mehrere Impfungen parallel möglich |
| Erstvorstellung Neupatient | online mit Freigabe oder gar nicht | Praxis prüft Aufnahme |
| Befundbesprechung | online für Bestandspatienten | Termin bei der behandelnden Ärztin |
| Fieber, Schmerzen, akute Beschwerden | nicht online, Übergabe | Einschätzung nur durch das Praxisteam |
| Brustschmerz, Atemnot | Hinweis auf 112, Übergabe | Notfall, keine Terminfrage |
Neue Buchungen meldet das System der Praxis. Patienten bekommen Bestätigung und Erinnerung per E-Mail, beide mit einem Link, über den sie den Termin einsehen oder absagen können.
Ein Praxistermin kann bereits ein Gesundheitsdatum sein. Nach der Rechtsprechung des EuGH von 2024 kann schon die Tatsache, dass jemand in einer bestimmten Praxis einen Termin hat, als Gesundheitsdatum gelten. Legen Sie im Formular kein Feld für Beschwerden oder Diagnosen an, halten Sie die Aufbewahrung von Gesprächsverläufen kurz und stimmen Sie die Auftragsverarbeitung mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten ab. Für Beiträge und automatische Antworten gelten Heilmittelwerbegesetz und ärztliche Berufsordnung: sachliche Information ja, Heilversprechen nein. Das ist keine Rechtsberatung.
Freitagabend: eine Frage nach dem Folgerezept
Dieses Beispiel ist ausgedacht, hinter dem Gespräch steht kein echter Patient. Die Antworten beruhen auf den Angaben einer gedachten Hausarztpraxis.
Die Rezeptregel und der Nüchtern-Hinweis stehen im Wissensbestand. „Schwindelig“ ist als Übergabe-Stichwort angelegt; der Assistent ordnet das Symptom nicht ein, sondern gibt die von der Praxis festgelegte Antwort und leitet weiter.
Praxismarketing: Agentur, Team oder beides
AYDUKE ist keine Agentur für Praxismarketing, sondern eine Software. Sie übernimmt die wiederkehrenden Aufgaben, für die Praxen sonst Arbeitszeit am Empfang oder einen Dienstleister einsetzen: Beiträge einplanen und rechtzeitig veröffentlichen, Nachrichten beantworten, Termine vergeben.
Eine Agentur bleibt an Bord
- Fotos vom Team und Texte für die Website kommen weiter von dort
- Die Agentur plant Beiträge im selben Kalender, die Praxis gibt sie frei
- Patientennachrichten gehen direkt an die Praxis
Das Team übernimmt selbst
- Hinweise auf Urlaub, Vertretung und Impfsprechstunde einmal vorbereitet für Google-Unternehmensprofil, Facebook und Instagram
- Nachrichten aus WhatsApp, Messenger, Instagram und Website-Chat in einem Posteingang
- Gesprächsanalyse nach Thema und Dringlichkeit, um häufige Fragen zu erkennen
Dienstleister, die mehrere Praxen betreuen, verbinden deren Konten innerhalb des Kontolimits ihres Pakets in einem Panel und liefern Veröffentlichungsberichte als XLSX oder CSV. Das Partnerprogramm ist kostenlos und vergütet vermittelte Betriebe mit Provision.
Nach der ersten Woche: was sich lohnt nachzuschärfen
Online-Kontingent anpassen
Bleiben Vorsorgetermine leer, weniger freigeben. Sind sie sofort weg, das Kontingent erweitern oder weitere Behandler öffnen.
Stichwörter ergänzen
Welche Begriffe tauchten auf, ohne dass eine Übergabe ausgelöst wurde? Nachtragen.
Vorlaufzeit und Stornofrist
Wie kurzfristig online gebucht werden darf und bis wann eine Absage möglich ist.
Chat-Link verteilen
Als QR-Code am Empfang, auf der Terminkarte und im Google-Profil, falls die Praxis keine eigene Website hat.
Eine Schnittstelle zur Praxisverwaltungssoftware gibt es nicht. Termine lassen sich als ICS, XLSX oder CSV exportieren.
Den ersten Tag des Plans ausprobieren
Das kostenlose Demokonto ist direkt nach der Registrierung nutzbar und fragt nicht nach Kreditkartendaten. Legen Sie die Vorsorgeuntersuchung mit einer Ärztin an, hinterlegen Sie ein Übergabe-Stichwort und prüfen Sie im Entwurfsmodus, was der Assistent vorschlägt.
Häufige Fragen
Kann der Assistent entscheiden, ob jemand dringend kommen muss?
Nein. Er nimmt keine Einschätzung oder Ersteinschätzung von Beschwerden vor. Hinterlegte Übergabe-Stichwörter leiten solche Nachrichten an das Team, dazu der allgemeine Hinweis auf 116 117 und 112, den Sie selbst formulieren.
Gibt es eine Anbindung an unser Praxisverwaltungssystem?
Nein. Bewährt hat sich ein festes Online-Kontingent, das über Kalender-Abo und manuelle Einträge mit der übrigen Vergabe abgeglichen wird.
Werden Patienten per SMS an ihren Termin erinnert?
In Deutschland kommen Bestätigung und Erinnerung per E-Mail, jeweils mit einem Link zum Einsehen oder Absagen.
Wie lange werden Chatverläufe gespeichert?
Wie lange Sie Gesprächsverläufe aufbewahren, sollten Sie mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten festlegen. Verläufe lassen sich herunterladen; kurz halten ist bei Praxen die sinnvolle Grundregel.
Beginnt die KI sofort, Patientennachrichten zu lesen?
Nein. Die Verarbeitung durch KI startet erst, wenn die Praxis zustimmt. Im Entwurfsmodus verschickt der Assistent nichts ohne Freigabe.
Dürfen wir über AYDUKE auf Google-Bewertungen antworten?
Nein. Im Google-Unternehmensprofil plant AYDUKE nur Beiträge. Bewertungen beantworten Sie direkt im Profil, dabei gilt auch dort die ärztliche Schweigepflicht.
Verwandte Branchen
Weitere Einsatzgebiete
Bereit, Ihr Unternehmen über ein einziges Panel zu steuern?
Testen Sie 7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte: Konten verbinden, den ersten Beitrag planen, den Assistenten trainieren.