Branche · Gesundheit & Praxen
Die erste Woche mit Chat und Beratungsterminen in der Haarklinik
Anfragen an eine Klinik für Haartransplantation kommen zu jeder Uhrzeit, oft mit einem Foto vom Hinterkopf und der Frage nach Grafts und Preis. Diese Seite beschreibt eine erste Arbeitswoche mit AYDUKE: was am ersten Tag geklärt sein muss, welche Termine online buchbar werden und wo der Assistent grundsätzlich an das ärztliche Team abgibt.
- Beratungsgespräche vor Ort oder per Video, auf Wunsch nur mit Freigabe
- Keine Einschätzung von Fotos, Grafts oder Kosten durch den Assistenten
- Formular ohne Beschwerdefeld, kurze Aufbewahrung der Chatverläufe
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Montag bis Freitag
Ein Einrichtungsplan in fünf Arbeitstagen
Die Reihenfolge ist Absicht. Bevor der erste Assistent antwortet, steht fest, welche Daten die Klinik verarbeitet und wo die Grenze des Chats liegt.
Tag 1: Datenschutz klären
Mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten die Auftragsverarbeitung besprechen und festlegen, wie lange Chatverläufe aufbewahrt werden. Die KI-Verarbeitung von Nachrichten startet erst, wenn die Klinik im Panel zustimmt.
Tag 2: Kanäle anbinden
Instagram als Business-Konto, Facebook-Seite, YouTube, Google-Unternehmensprofil. Verbunden wird per OAuth über eine eigene Entwickler-App; das Panel führt mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung durch jede Plattform. Das dauert realistisch länger als eine Kaffeepause.
Tag 3: Wissensbestand füllen
Der Assistent liest Ihre verifizierte Website, bis zu 500 Seiten, und aktualisiert das wöchentlich. Ergänzen Sie von Hand: Ablauf und Dauer der Beratung, ob sie etwas kostet, Anfahrt, Parken, Hotelhinweise in der Nähe, Sprachen im Team. Von Hand Eingetragenes geht vor.
Tag 4: Termine anlegen
Aus der Klinik-Vorlage entstehen Beratung vor Ort, Video-Beratung und Nachsorge. Das Formular fragt Name, Kontakt und Wunschtermin ab, sonst nichts. Kein Feld für Vorerkrankungen, keine Foto-Uploads.
Tag 5: Übergaben testen
Stichwörter wie „Schmerzen“, „Blutung“, „entzündet“, „Fieber“ oder „Garantie“ hinterlegen, Entwurfsmodus einschalten und im Team zehn typische Nachrichten durchspielen. Erst wenn die Übergaben sitzen, kommt der Chat auf die Website.
Werbung für operative Eingriffe ist streng geregelt. Das Heilmittelwerbegesetz setzt Vorher-nachher-Darstellungen bei operativen plastisch-chirurgischen Eingriffen ohne medizinische Notwendigkeit enge Grenzen, dazu kommt die ärztliche Berufsordnung. Heilversprechen gehören weder in Beiträge noch in automatische Antworten. Nach einem Urteil des EuGH von 2024 kann schon ein Termin in einer Klinik als Gesundheitsdatum gelten; halten Sie Formulare und Chatverläufe deshalb knapp. Verantwortlich für Inhalte bleibt die Klinik. Das ist keine Rechtsberatung.
Ein Foto, eine Frage nach Grafts
Ein nachgestellter Instagram-Verlauf, kein echter Interessent. Die Antworten beruhen auf dem Wissensbestand einer ausgedachten Klinik.
Dass keine Zahl fällt, liegt am Wissensbestand: Dort steht nur, dass Grafts und Kosten in der Beratung geklärt werden. Wer eine Garantie hören oder verhandeln will, landet über ein Übergabe-Stichwort beim Team.
Wer welche Anfrage übernimmt
| Anfrage | Assistent | Ärztliches Team oder Empfang |
|---|---|---|
| Ablauf und Dauer der Beratung, Anfahrt | antwortet aus dem Wissensbestand | nicht nötig |
| Anzahl der Grafts, Eignung, Preis | keine Aussage, bietet Beratung an | klärt im Gespräch |
| Fotos zur Voreinschätzung | nimmt sie nicht entgegen | legt einen sicheren Weg fest |
| Beschwerden nach dem Eingriff | Übergabe, Hinweis auf Kliniknummer | übernimmt sofort |
| Finanzierung oder Ratenzahlung | Übergabe | berät, AYDUKE wickelt nichts ab |
| Termin verschieben | zeigt freie Zeiten, Link in der E-Mail | sieht die Änderung im Kalender |
Außerhalb der Sprechzeiten sagt der Assistent, was Sie hinterlegen, etwa die Notfallnummer der Klinik und als allgemeinen Hinweis den Notruf 112 sowie den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117.
Vier Terminarten, vier Regeln
Beratung vor Ort
Feste Dauer mit Puffer, Freigabe durch die Klinik. Die Ärztinnen und Ärzte werden als Fachkräfte mit eigenen Sprechzeiten angelegt.
Video-Beratung
Eigene Leistung mit kürzerer Dauer. Den Link zum Gespräch verschickt das Team, er steht nicht im Chat.
Nachsorge
Nur für bereits behandelte Patienten gedacht, deshalb mit Freigabe und festen Zeitfenstern im Wochenplan.
Behandlungstag
Nicht online buchbar. Ihn vereinbart das Team nach der Beratung. Eine Anzahlung kann AYDUKE ohnehin nicht einziehen.
Beiträge, die informieren statt versprechen
Ein Beitrag wird einmal angelegt und auf Instagram, Facebook und im Google-Profil gleichzeitig veröffentlicht; Videos zusätzlich auf YouTube oder TikTok.
- Die Ärztin und das OP-Team vorstellen, mit Qualifikation und Aufgaben
- Wie ein Beratungsgespräch abläuft und was Interessierte mitbringen sollten
- Räume, Hygieneablauf, Aufwachbereich, sofern Patienten nicht erkennbar sind
- Häufige Fragen aus Beratungen, allgemein beantwortet und ohne Erfolgsaussage
- Geänderte Sprechzeiten und Feiertage, auch im Google-Unternehmensprofil
Marketingagentur und Klinikteam nebeneinander
AYDUKE ist keine Agentur und plant keine Kampagnen. Die Software übernimmt den wiederkehrenden Teil: Beiträge terminieren und pünktlich veröffentlichen, Nachrichten beantworten, Beratungen in den Kalender bringen.
Die Agentur
- Liefert Videos und Texte, die die Klinik vorher rechtlich prüft
- Veröffentlicht über das Panel der Klinik, nicht über fremde Zugänge
- Betreut sie mehrere Kliniken, verbindet sie deren Konten im Rahmen des Kontolimits ihres Pakets und exportiert Berichte als XLSX oder CSV
Das Klinikteam
- Prüft im Entwurfsmodus jede Antwort, bevor sie rausgeht
- Sieht in der Gesprächsanalyse, welche Themen und wie viel Dringlichkeit in den Anfragen stecken
- Übernimmt Gespräche in der Live-Chat-Konsole mit Textbausteinen und KI-Vorschlag
Wer Kliniken an AYDUKE vermittelt, kann am kostenlosen Partnerprogramm teilnehmen und erhält eine Provision.
Die Woche im Demokonto vorziehen
Das Demokonto öffnet sich direkt nach der Registrierung und fragt nicht nach einer Kreditkarte. Legen Sie Beratung und Video-Beratung an, hinterlegen Sie Ihre Übergabe-Stichwörter und schreiben Sie dem Assistenten eine Nachricht mit der Frage nach Grafts.
Häufige Fragen
Nennt der Assistent Grafts oder einen Preis?
Nein. Beides setzt eine ärztliche Planung voraus. Der Assistent sagt das und bietet ein Beratungsgespräch an.
Viele schicken Fotos per Direktnachricht. Was sollen wir tun?
Der Assistent bewertet keine Fotos. Hinterlegen Sie, wie Ihre Klinik Unterlagen entgegennimmt, und bitten Sie im Chat darum, dort keine weiteren Bilder zu senden. Fotos und Gesundheitsangaben gehören nicht in einen Messenger-Verlauf.
Können wir für den Eingriff eine Anzahlung verlangen?
Nicht über AYDUKE, Zahlungen und Anzahlungen werden nicht abgewickelt. Den Behandlungstag vereinbart Ihr Team nach der Beratung.
Was passiert, wenn nachts jemand über Schmerzen nach dem Eingriff schreibt?
Außerhalb der Zeiten gilt das Verhalten, das Sie einstellen, etwa ein Hinweis auf Ihre Notfallnummer, auf den Notruf 112 und den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117. Eine medizinische Einschätzung gibt der Assistent nicht.
In welcher Sprache antwortet der Assistent?
In der Antwortsprache, die Sie in den Einstellungen festlegen, mit dem Ton, der Stilnotiz und der Signatur der Klinik.
Verwandte Branchen
Weitere Einsatzgebiete
Bereit, Ihr Unternehmen über ein einziges Panel zu steuern?
Testen Sie 7 Tage kostenlos, ohne Kreditkarte: Konten verbinden, den ersten Beitrag planen, den Assistenten trainieren.