Branche · Gesundheit & Praxen
Aufnahme, Screening, Selbstzahler: was die Hautarztpraxis täglich gefragt wird
An der Anmeldung einer dermatologischen Praxis wiederholen sich die Fragen: Nehmen Sie noch auf, brauche ich eine Überweisung, wann ist ein Screening frei, was kostet die Behandlung, die nicht die Kasse zahlt? Diese Seite sortiert die häufigsten Anliegen danach, ob ein Assistent sie beantworten, als Termin vergeben oder an das Team weitergeben sollte, und zeigt, wo die Grenze zur medizinischen Einschätzung verläuft.
- Antworten zu Aufnahme, Sprechzeiten und Ablauf nur aus Ihren Vorgaben
- Online buchbar nur, was Sie freigeben, etwa das Hautkrebs-Screening
- Beschreibungen von Hautveränderungen gehen sofort an das Praxisteam
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Häufige Fragen
Acht Anliegen, die fast jede dermatologische Praxis kennt
Die Reihenfolge ist keine Statistik, sondern entspricht grob dem, was Praxisteams beschreiben. Zu jedem Punkt steht, was Sie im Wissensbestand hinterlegen.
- „Nehmen Sie neue Patienten?“ Ihr aktueller Aufnahmestatus, gegebenenfalls mit Einschränkung, etwa nur mit Überweisung oder nur für Kinder.
- „Brauche ich eine Überweisung?“ Wie Ihre Praxis das handhabt. Eine allgemeine Auskunft zum Versicherungsrecht gibt der Assistent nicht.
- „Wann ist das nächste Screening frei?“ Freie Zeiten berechnet das System, sofern Sie das Screening online freigeben.
- „Was kostet die Behandlung als Selbstzahler?“ Nur wenn Sie Preisangaben hinterlegen, zum Beispiel für kosmetische Leistungen. Sonst verweist er auf die Beratung.
- „Gibt es eine Akutsprechstunde?“ Ob, wann und wie sie abläuft. Termine dafür vergibt meist das Team selbst.
- „Behandeln Sie auch Kinder?“ Ab welchem Alter und zu welchen Zeiten.
- „Kann ich ein Rezept oder eine Bescheinigung anfordern?“ Das gehört an das Team. Legen Sie „Rezept“ und „AU“ als Übergabe-Stichwörter an.
- „Wie komme ich zu Ihnen?“ Etage, Aufzug, Barrierefreiheit, Parken, Haltestelle.
Beantworten, buchen oder abgeben
Ein Vorschlag, den Sie mit Ihrem Team an den Praxisablauf anpassen. Jede Leistung lässt sich auf automatische Bestätigung oder Freigabe stellen.
| Anliegen | Was der Assistent tut | Einstellung |
|---|---|---|
| Sprechzeiten, Anfahrt, Urlaub | antwortet aus dem Wissensbestand | Einträge pflegen |
| Hautkrebs-Screening bei Bestandspatienten | bietet freie Zeiten an und bucht | automatisch bestätigt |
| Erstvorstellung | nimmt den Wunschtermin auf | mit Freigabe durch das Team |
| Beratung zu Selbstzahlerleistungen | bucht die Beratung, keine Ergebnisaussage | mit Freigabe |
| Beschreibung eines Befunds oder Fotos der Haut | gibt keine Einschätzung, übergibt | Übergabe-Stichwörter |
| Akute Beschwerden außerhalb der Sprechzeit | nennt Ihren hinterlegten Hinweis auf 116 117 oder 112 | Verhalten außerhalb der Zeiten |
Neue Buchungen meldet das System der Praxis. Patientinnen erhalten eine E-Mail mit Bestätigung und später eine Erinnerung, beide mit Link zum Einsehen und Absagen.
Eine Nachricht zu einem Muttermal
So könnte ein Gespräch im Website-Chat verlaufen. Es ist frei erfunden; Formulierungen und Hinweise hat die Praxis selbst festgelegt.
Das Wort „Muttermal“ war als Übergabe-Stichwort hinterlegt. Der Assistent bucht in diesem Fall bewusst nicht selbst, weil die Praxis entscheiden will, wie schnell sie jemanden sieht. Nimmt die Patientin die Übergabe an, wird die Praxis benachrichtigt.
Weniger Daten, kürzere Aufbewahrung. Nach einem Urteil des EuGH von 2024 kann schon ein Termin in einer Arztpraxis als Gesundheitsdatum gelten. Legen Sie im Buchungsformular deshalb kein Feld für Beschwerden oder Befunde an, halten Sie Gesprächsverläufe nur so lange vor wie nötig und besprechen Sie die Auftragsverarbeitung mit Ihrer Datenschutzbeauftragten. Die KI-Verarbeitung von Nachrichten beginnt erst nach Zustimmung der Praxis. Das ist keine Rechtsberatung.
Ein Online-Kontingent neben dem Praxisverwaltungssystem
Eine Schnittstelle zu Ihrer Praxissoftware gibt es nicht. Viele Praxen geben deshalb nur einen festen Anteil der Termine online frei.
Klinik-Vorlage übernehmen
Screening, Erstvorstellung, Beratung Selbstzahlerleistung: je Leistung Dauer, Puffer und Kapazität festlegen.
Online-Zeiten je Ärztin
Jede Ärztin und jeder Arzt bekommt eigene Arbeitszeiten, in denen online gebucht werden darf. Der Rest bleibt für die telefonische Vergabe.
Doppelbelegung vermeiden
Den Kalender in Google, Apple/iCloud oder Outlook abonnieren, telefonisch vergebene Termine im Kalender von Hand nachtragen.
Übergabe-Stichwörter und Nachtregel
Muttermal, Ausschlag, Allergie, Schwellung, Rezept. Für die Zeit nach Praxisschluss einen festen Text mit Hinweis auf den Bereitschaftsdienst.
Im Entwurfsmodus beginnen
In den ersten Wochen gibt das Team jede Antwort frei, bevor sie rausgeht.
Praxiskommunikation mit Dienstleister oder durch das Team
AYDUKE ist keine Agentur für Praxismarketing. Die Software übernimmt, wofür Praxen sonst Zeit oder Honorar aufwenden: Beiträge planen, rechtzeitig veröffentlichen, Nachrichten beantworten, Termine annehmen. Inhalte und Rechtsprüfung bleiben bei der Praxis oder ihrem Dienstleister.
Dienstleister erstellt Inhalte
- Texte und Bilder kommen extern, geplant wird im Praxiskalender
- Nachrichten von Patientinnen gehen nur an die Praxis
- Berichte mit Erfolgsquote je Plattform für das Quartalsgespräch
Das Team pflegt selbst
- Hinweis auf Praxisurlaub einmal schreiben, auf Instagram, Facebook und im Google-Profil veröffentlichen
- Die Plattformprüfung meldet zu lange Texte vor dem Einplanen
- Kommentarantworten bleiben aus, bis Sie den Modus bewusst einschalten
Wer als Agentur oder Freelancer mehrere Praxen betreut, verbindet deren Konten im Rahmen des Kontolimits eines Pakets in einem Panel und liefert Berichte als XLSX oder CSV. Das Partnerprogramm ist kostenlos und vergütet vermittelte Betriebe mit Provision.
Was eine Hautarztpraxis sinnvoll veröffentlicht
Die Inhalte einer dermatologischen Praxis sind eher organisatorisch als werblich. Im Frühsommer ein sachlicher Hinweis zum Sonnenschutz, vor den Ferien die Urlaubsvertretung, zwischendurch die Vorstellung einer neuen Kollegin an der Anmeldung. Das Google-Unternehmensprofil ist für Sprechzeiten und Schließtage oft wichtiger als jedes soziale Netzwerk.
Heilmittelwerbegesetz und Berufsordnung setzen die Grenzen: keine Heilversprechen, Vorsicht bei Vorher-nachher-Bildern, besonders bei ästhetischen Behandlungen. Für den Inhalt Ihrer Beiträge und automatischen Antworten ist die Praxis verantwortlich. AYDUKE prüft nur technische Vorgaben der Plattformen, keine Rechtskonformität.
Mit einer einzigen Leistung beginnen
Das Demokonto ist direkt nach der Registrierung aktiv, eine Kreditkarte wird nicht abgefragt. Legen Sie das Screening als Leistung an, tragen Sie Ihre Übergabe-Stichwörter ein und lassen Sie eine Kollegin über den Chat-Link testen, wie der Assistent auf die Frage nach einem Muttermal reagiert.
Häufige Fragen
Kann der Assistent anhand eines Fotos sagen, ob ein Termin dringend ist?
Nein. Er gibt keine medizinische Einschätzung und keine Triage. Hinterlegen Sie einen Text, der vom Senden von Fotos abrät, und Übergabe-Stichwörter, mit denen solche Anfragen sofort beim Team landen.
Können wir nur Bestandspatienten online buchen lassen?
Eine Prüfung, ob jemand schon Patient ist, gibt es nicht. Sie können aber die Erstvorstellung auf Freigabe stellen oder gar nicht online anbieten und das im Wissensbestand erklären.
Wie gehen wir mit Preisfragen zu Selbstzahlerleistungen um?
Der Assistent nennt nur, was Sie hinterlegen. Viele Praxen tragen eine Spanne oder den Hinweis auf eine Beratung ein, weil der Aufwand vom Befund abhängt.
Bekommen Patientinnen eine SMS vor dem Termin?
In Deutschland laufen Bestätigung und Erinnerung per E-Mail, jeweils mit Link, über den der Termin eingesehen oder abgesagt werden kann.
Gibt es eine Anbindung an unser Praxisverwaltungssystem?
Nein. Der Kalender lässt sich abonnieren und als ICS, XLSX oder CSV exportieren. Ein festes Online-Kontingent verhindert Überschneidungen mit der telefonischen Vergabe.
Dürfen wir Bewertungen auf Google über AYDUKE beantworten?
Das geht nicht: Für das Google-Unternehmensprofil plant AYDUKE nur Beiträge. Bewertungen beantworten Sie im Profil selbst und achten dabei auf die Schweigepflicht.
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