Kullanım alanı · Danışmanlık ve Profesyonel Hizmetler
Beyanname haftasında telefon susmazken mükellef mesajlarını düzene sokmak
Bir muhasebe bürosunun yılı birkaç yoğun döneme bölünür ve mesajlar tam o dönemlerde katlanır. Bu sayfa yoğunluk takvimini ve beyanname haftasındaki bir günü izliyor; asistanın hangi soruyu büro bilgisiyle karşılayacağını, hangisini her zaman mali müşavire bırakacağını anlatıyor.
- Belge teslimi, çalışma saati ve evrak listesi sorularına büro bilgisiyle cevap
- Vergi hesabı ve mevzuat yorumu asistanda değil, mali müşavirde
- Şirket kuruluşu ön görüşmesi ve danışmanlık randevusu takvime
7 gün ücretsiz deneyin, kredi kartı istenmez
Yoğunluk takvimi
Büronun yılı: hangi dönemde hangi mesaj artar?
Kesin tarihler mevzuata göre değişir; aşağıdaki tablo dönemlerin büroya yansıyan yüzünü gösteriyor.
| Dönem | Mükellefin yazdığı | Asistanın payı |
|---|---|---|
| Aylık beyanname ve bildirge günleri | “Belgeleri ne zamana kadar getireyim?” | Büronun belge teslim kuralını aktarır |
| Yıllık gelir vergisi beyan dönemi | “Kira gelirim var, ne yapmam gerekiyor?” | Görüşme önerir; değerlendirme mali müşavirde |
| Kurumlar vergisi ve bilanço dönemi | “Kapanış için ne lazım?” | Büronun evrak listesini verir |
| Yıl sonu ve yeni yıl | “Şirket kurmak istiyorum” | Kuruluş ön görüşmesi randevusu alır |
| Resmî tatil ve bayram öncesi | “Büro açık mı?” | Çalışma saatlerini ve tatil düzenini söyler |
Beyanname haftasında bir perşembe
İki mali müşavir ve iki muhasebe elemanıyla çalışan bir büro. Masalar dolu, telefon sürekli çalıyor; mesajlar bu gürültünün arasında kolayca kayboluyor.
- 08:45Gece gelen dört WhatsApp mesajının üçü “belgeleri bugün getirsem yetişir mi?” sorusu. Asistan büronun yazdığı teslim kuralını aktarmış, hiçbirine “yetişir” sözü vermemiş.
- 10:30Instagram’dan yeni bir esnaf yazıyor: “Şahıs şirketi mi limited mi?” Konuşma devir kelimesiyle mali müşavire düşüyor, asistan bir ön görüşme saati öneriyor.
- 13:00Öğle arası. Web sitesi sohbetinden büronun adresi ve otopark soruluyor; cevap bilgi bankasından gidiyor.
- 16:20Bir mükellef “borcum ne kadar çıktı?” diye yazıyor. Asistan bunu bilmiyor, bilmediğini söylüyor ve konuşmayı ilgili elemana aktarıyor.
- 19:00Büro kapanırken gelen kutusunda cevapsız mesaj yok; açık kalanlar ertesi sabah ilk iş olarak bekliyor.
Asistanın karşılayabileceği ve dokunmaması gereken sorular
Asistan yalnızca büronun bilgi bankasıyla çalışır ve bilgide olmayan konuda uydurmaz. Muhasebede bu sınırı açık çizmek gerekir.
Karşılar: belge teslimi
Hangi belgelerin hangi güne kadar, nasıl teslim edileceği; büronun kendi kuralı olarak.
Karşılar: evrak listesi
Şirket kuruluşu ya da yeni mükellef kaydı için büronun istediği belgeler.
Karşılar: pratik bilgi
Adres, çalışma saatleri, tatil düzeni, çevrim içi görüşme seçeneği.
Dokunmaz: vergi yorumu
“Bu gider düşülür mü?”, “Hangi şirket türü bana uygun?” soruları her zaman mali müşavire kalır.
Dokunmaz: mükellefe özel bilgi
Borç, tahakkuk, beyanname sonucu. Asistan bu bilgilere erişmez; ilgili elemana aktarır.
Dokunmaz: ücret pazarlığı
Hizmet ücreti mükellefin işine göre değişiyorsa asistan yalnızca büronun yazdığı genel bilgiyi verir.
Meslek kuralları
Mali müşavirlik mesleğinde tanıtım ve reklam meslek düzenlemeleriyle sınırlıdır; sosyal medya paylaşımları da bu kurala bağlıdır. Bilgilendirici paylaşımın sınırını bağlı olduğunuz odanın uygulamasına göre kontrol edin. Asistanın cevapları vergi tavsiyesi niteliği taşımamalıdır; bu sayfa da hukuki ya da vergisel tavsiye değildir.
Mükellef bilgileri KVKK kapsamındadır ve meslek sırrı yükümlülüğü ayrıca geçerlidir. Mesajların yapay zekâ ile işlenmesi büro onay vermeden başlamaz; sohbette kimlik numarası ya da belge istenmemesi için bunu bilgi bankasına kural olarak yazın.
Dükkân açmaya hazırlanan birinin ilk mesajı
Örnek bir konuşmadır; gerçek bir müşteriye ait değildir.
Belge listesi ve “belgeleri sohbetten göndermeyin” kuralı büronun bilgi bankasından geldi. Asistan şirket türü hakkında görüş bildirmedi; boş saatleri sistem, mali müşavirin takvimine bakarak gösterdi.
Yoğun dönemden önce takvime konacak paylaşımlar
Bir kez hazırlanan gönderi Facebook, Instagram, LinkedIn ve Google İşletme Profili’ne aynı takvimle gider. Muhasebede paylaşımın amacı tanıtım değil, mükellefi zamanında hatırlatmaktır.
- Belge teslim hatırlatması. Büronun kendi iç son günü; mevzuat tarihini değil, sizin istediğiniz teslim gününü yazın.
- Çalışma saati değişikliği. Yoğun haftada uzayan ya da bayramda kısalan saatler; Google İşletme Profili’ne ayrıca.
- Genel bilgilendirme. Yürürlüğe giren bir düzenlemenin kısa özeti; somut mükellef durumuna yorum yapmadan. LinkedIn’de yalnızca yayın yapılır.
- Belge gönderme yolu. Belgelerin hangi kanaldan kabul edildiğini tekrar hatırlatan kısa gönderi.
Büro için sosyal medya danışmanı mı, büro içi düzen mi?
AYDUKE ajans ya da danışman değildir; içerik yazmaz, hesabı büro adına yönetmez. Danışmana ödenen rutin işin, yani hatırlatma gönderilerinin zamanında çıkmasının, mesajlara dönüşün ve görüşme randevusunun büronun kendi elinde yürümesini sağlar.
Danışmanla çalışan büro
- Danışman bilgilendirici metinleri hazırlar, yayın onayı büroda kalır
- Mükellef mesajları doğrudan büronun gelen kutusuna düşer
- Görüşmeler mali müşavirin takvimine girer
Kendi düzenini kuran büro
- Muhasebe elemanı ayın başında hatırlatmaları takvime koyar
- Mesai dışı mesajlara büro bilgisiyle ilk cevap gider
- Sohbet analizi hangi dönemde hangi konunun arttığını gösterir
Birden çok büronun ya da profesyonel hizmet işletmesinin hesabını yöneten serbest uzmanlar ve ajanslar, paketin hesap sınırı içinde bu hesapları tek panelde toplayıp raporları XLSX ya da CSV olarak iletebilir. Önerdikleri işletmelerden komisyon aldıkları ücretsiz bir bayilik programı da var.
Yoğun dönemden bir ay önce büroyu hazırlamak
Büro bilgisini yazın
Adres, saatler, belge teslim kuralı, evrak listeleri. Web siteniz varsa sahipliği doğrulandıktan sonra taranır.
Görüşme hizmetlerini açın
Şirket kuruluşu ön görüşmesi, yeni mükellef görüşmesi; her mali müşavir kendi çalışma saatleriyle. Onay için işletme onayını seçin.
Devir listesini kurun
“Vergi”, “ceza”, “borç”, “tahakkuk”, “inceleme”, “haciz” gibi kelimeler geçen konuşmalar büroya aktarılsın.
Hesapları bağlayın
WhatsApp, Instagram, Facebook ve LinkedIn büronun kendi geliştirici uygulamasıyla bağlanır; panelde her platform için adım adım kılavuz var.
Taslak kipinde başlayın
İlk hafta cevapları elemanlarınız onaylasın, tonu resmî seçin ve imzayı büro adıyla atın.
Beyanname haftasından önce deneyin
Demo hesabı hemen açılır, kredi kartı istenmez. Belge teslim kuralınızı yazın, bir ön görüşme hizmeti açın ve mükellef gibi WhatsApp’tan soru sorun.
Sık sorulan sorular
Asistan vergi sorularına cevap verir mi?
Vermemesi gerekir. Vergi hesabı ve mevzuat yorumu içeren kelimeleri devir listesine eklersiniz; asistan konuşmayı mali müşavire aktarır ve gerekirse görüşme önerir.
Mükellef borcunu ya da beyanname sonucunu sorarsa?
Asistan muhasebe programınıza bağlı değildir ve bu bilgilere erişmez. Bilmediğini söyler, konuşmayı ilgili elemana aktarır.
Belgeleri WhatsApp’tan kabul ediyoruz; bu sorun olur mu?
Belge kabul yolunu büro belirler. Yapay zekâ ile işlenen sohbetlerde kişisel veri bulunacağını aydınlatma metninizde anlatın; KVKK ve meslek sırrı yükümlülüklerini genel olarak gözden geçirin. Bu not hukuki tavsiye değildir.
Yoğun dönemde mesajlara hep taslak kipinde mi bakmalıyız?
Büronun tercihi. Pratik bilgi soruları için otonom kip, vergiyle ilgili görünen konuşmalar için devir birlikte kullanılabilir.
Mükelleflere randevu hatırlatması gider mi?
Evet. Görüşme randevusu oluşunca kişiye onay ve hatırlatma mesajı, Türkiye numaralarına SMS olarak gider. Beyanname son günü gibi genel hatırlatmalar ise gönderi olarak planlanır.
LinkedIn’deki mesajlar gelen kutusuna düşer mi?
Hayır. LinkedIn için yalnızca gönderi yayını var; mesaj ve yorum yanıtı yok.
İlgili kullanım alanları
Diğer hizmet bölgeleri
İşletmenizi tek panelden yönetmeye hazır mısınız?
Kredi kartı gerekmeden 7 gün ücretsiz deneyin: hesaplarınızı bağlayın, ilk gönderinizi planlayın, asistanınızı eğitin.