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Messejahr und Zeitzonen: Anfragen internationaler Händler im Griff behalten
Im Export verdichtet sich vieles auf wenige Wochen: Vor einer Leitmesse wollen Händler Termine am Stand, danach kommen Nachfragen zu Mustern, Mindestmengen und Lieferzeiten, oft nachts nach deutscher Zeit. Diese Seite folgt dem Messejahr und zeigt, wo AYDUKE Ihr Vertriebsteam entlastet und wo Angebot, Preis und Exportprüfung bewusst beim Menschen bleiben.
- Gesprächstermine am Messestand mit fester Zahl paralleler Plätze
- Antworten zu Mindestmenge, Lieferzeit, Zertifikaten und Mustern aus Ihren Angaben
- Produkt- und Messebeiträge für LinkedIn, YouTube und Facebook in einem Kalender
7 Tage kostenlos testen, keine Kreditkarte nötig
Das Messejahr
Wann welche Anfragen kommen
Ein typischer Ablauf rund um eine internationale Fachmesse. Wie viele Messen Sie im Jahr besuchen, ist verschieden, das Muster wiederholt sich.
| Phase | Was Händler und Einkäufer wollen | Was Sie vorbereiten |
|---|---|---|
| Sechs bis vier Wochen vorher | Einen festen Gesprächstermin am Stand | Leistung „Messegespräch“ mit Kapazität je Zeitfenster |
| Die Woche davor | Standnummer, Halle, Ansprechpartner | Beitrag auf LinkedIn und Facebook, Einträge im Wissensbestand |
| Messetage | Spontane Gespräche, Unterlagen | Assistent verweist auf freie Slots und den Stand |
| Zwei Wochen danach | Muster, Mindestmengen, Lieferzeiten, Preise | Standardfragen per Assistent, Angebote durch den Vertrieb |
| Ruhige Monate | Einzelne Anfragen aus neuen Märkten | Produktvideos auf YouTube, Referenzbeiträge auf LinkedIn |
Beiträge für wiederkehrende Messen speichern Sie als Entwurf und kopieren sie im Folgejahr mit neuen Daten.
Exportmarketing mit Agentur oder aus dem Vertriebsinnendienst
AYDUKE ist keine Agentur und keine Exportberatung, sondern Software. Planen, pünktliches Veröffentlichen, das Beantworten eingehender Nachrichten und die Vergabe von Gesprächsterminen übernimmt damit Ihr eigenes Team. Marktstrategie, Kampagnen und Übersetzungen kommen weiter von Ihnen oder Ihren Partnern.
Wenn eine Agentur beteiligt ist
- Sie liefert Messevideos und Kampagnenmotive in den gemeinsamen Kalender
- Händleranfragen gehen an den Vertrieb, nicht an die Agentur
- Veröffentlichungsberichte exportieren Sie als XLSX für das Marketingmeeting
Wenn der Innendienst es selbst macht
- Ein Beitrag geht an LinkedIn, Facebook und das Google-Unternehmensprofil
- Die Plattformprüfung meldet zu große Videos für YouTube vor dem Planen
- Die Gesprächsanalyse zeigt, welche Themen neue Märkte besonders beschäftigen
Agenturen, die mehrere Hersteller oder Exporteure betreuen, verbinden deren Konten im Kontolimit ihres Pakets in einem Panel und liefern Berichte als XLSX oder CSV. Wer Unternehmen an AYDUKE vermittelt, erhält über das kostenlose Partnerprogramm eine Provision.
Kurz vor Mitternacht: ein Händler aus den Niederlanden
Dieses Gespräch ist erfunden und keinem echten Geschäftspartner zuzuordnen. Mengen, Zeiten und Zertifikate stehen so im Wissensbestand des Beispielunternehmens.
Mindestmenge, Lieferzeit und CE-Hinweis stammen aus dem Wissensbestand. „Preis“ und „Angebot“ sind Übergabe-Stichwörter; der Vertrieb sieht die Anfrage am nächsten Morgen im zentralen Posteingang. Die Antwortsprache legt das Unternehmen fest, eine automatische Spracherkennung versprechen wir nicht.
Was ausländische Einkäufer vor dem ersten Angebot wissen möchten
Diese Angaben sollten sauber im Wissensbestand stehen. Viele Exporteure pflegen sie per Excel- oder CSV-Import; eine eigene Website liest der Assistent nach bestätigter Inhaberschaft mit bis zu 500 Seiten, wöchentlich aktualisiert.
Mindestmengen und Verpackung
Palette, Karton, Stückzahl je Artikelgruppe, Mischpaletten ja oder nein.
Lieferzeiten und Lieferbedingungen
Lagerware und Fertigung auf Auftrag getrennt, die üblichen Incoterms, so wie Ihr Vertrieb sie anbietet.
Zertifikate und Dokumente
Welche Kennzeichnungen und Nachweise vorliegen und wo Datenblätter zu finden sind.
Muster
Ob Muster verschickt werden, zu welchen Bedingungen und über wen sie angefragt werden.
Ansprechpartner je Region
Wer für Benelux, Skandinavien oder Nahost zuständig ist, damit die Übergabe an die richtige Person geht.
Erreichbarkeit
Ihre Bürozeiten in deutscher Zeit und was außerhalb davon passiert.
Was AYDUKE im Exportgeschäft nicht macht
- Keine Angebotserstellung, keine Bestellannahme, keine Zahlungsabwicklung.
- Keine Anbindung an ERP- oder CRM-Systeme und keine Nachrichten aus B2B-Marktplätzen.
- Auf LinkedIn, YouTube und X wird veröffentlicht, Nachrichten und Kommentare dort beantworten Sie selbst.
- Keine Prüfung von Exportbeschränkungen oder Sanktionslisten; solche Fragen gehören zu Ihrer Exportkontrolle.
- Keine automatische Übersetzung von Beiträgen; Texte in anderen Sprachen bereiten Sie selbst vor.
Messegespräche buchbar machen
Die Beratungs-Vorlage eignet sich als Startpunkt. Konten verbinden Sie über Ihre eigene Entwickler-App per OAuth, das Panel begleitet mit einer Schritt-für-Schritt-Anleitung je Plattform.
Leistung anlegen
„Messegespräch“ mit 30 Minuten Dauer, zehn Minuten Puffer und einer Kapazität, die der Zahl Ihrer Standtische entspricht.
Verkäufer mit Messezeiten
Jeder Verkäufer bekommt die Messetage als Arbeitszeit. Termine aus Outlook gelten per ICS-Abo als belegt, etwa Abendessen mit Bestandskunden.
Zusatzfragen
Firma, Land, Interesse an welcher Produktgruppe. Mehr braucht die Vorbereitung nicht.
Chat-Link und QR-Code
Auf Einladungsmails, Visitenkarten und dem Standplakat. Wer vorbeigeht und niemanden antrifft, bucht direkt ein späteres Gespräch.
Export nach der Messe
Alle Gesprächstermine als XLSX oder CSV, damit der Vertrieb die Nachverfolgung in seinem eigenen System plant.
Geschäftskontakte sind auch personenbezogene Daten. Für ein Messegespräch genügen Name, Firma, Kontakt, Termin und Interessengebiet (DSGVO, Datensparsamkeit). Anfragen, die Rückschlüsse auf Endverwendung, Empfängerland oder sensible Güter zulassen, übergibt der Assistent über Stichwörter an die zuständige Stelle, statt sie zu beantworten. Das ist keine Rechtsberatung.
Die nächste Messe als Probelauf
Das Demokonto ist direkt nach der Registrierung einsatzbereit, eine Kreditkarte brauchen Sie nicht. Legen Sie ein Messegespräch mit drei parallelen Plätzen an, tragen Sie Mindestmengen ein und fragen Sie über den Chat-Link nach Händlerpreisen.
Häufige Fragen
In welcher Sprache antwortet der Assistent internationalen Kunden?
In der Antwortsprache, die Sie in den Einstellungen festlegen, mit Ihrem Ton und Ihrer Signatur. Eine automatische Erkennung der Sprache des Absenders sagen wir nicht zu.
Kann der Assistent Preise oder Rabattstaffeln nennen?
Nur, wenn Sie sie selbst im Wissensbestand hinterlegen. Die meisten Exporteure lassen Preise bewusst weg und übergeben mit den Stichwörtern „Preis“ und „Angebot“ an den Vertrieb.
Wie gehen wir mit Anfragen aus anderen Zeitzonen um?
Außerhalb Ihrer Arbeitszeiten verhält sich der Assistent so, wie Sie es festlegen: antworten auf Standardfragen oder nur ankündigen, dass sich der Vertrieb meldet. Ein Tageslimit begrenzt automatische Antworten.
Bekommen Messebesucher eine Erinnerung an ihren Termin?
Ja, per E-Mail, zusätzlich zur Bestätigung. Beide enthalten einen Link, über den der Termin eingesehen oder abgesagt werden kann.
Wir haben einen WooCommerce-Katalog. Liest der Assistent die Produkte?
Ja, Shopify- und WooCommerce-Kataloge werden nach Bestätigung der Inhaberschaft gelesen. Von Hand eingetragene Angaben haben Vorrang, falls sich etwas widerspricht.
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